Project Management Assistant in Amsterdam

Ben jij een ervaren Project Assistant die graag werkt in een professionele omgeving waar kwaliteit, mensen en impact centraal staan? Voor een toonaangevende executive search- en leiderschapsadviesorganisatie in Amsterdam zoeken wij een Project Management Assistant die een sleutelrol speelt binnen het team. In deze functie werk je nauw samen met Partners en Consultants, ben je betrokken bij prestigieuze search-opdrachten en zorg je er samen met je collega's voor dat processen, agenda's en communicatie vlekkeloos verlopen.

Je krijgt veel verantwoordelijkheid, hebt dagelijks contact met senior executives, opdrachtgevers en kandidaten en bent een onmisbare schakel binnen de organisatie. Als Project Management Assistant ben je het centrale aanspreekpunt van het kantoor. Je zorgt voor structuur, bewaakt planningen en ondersteunt het team bij uiteenlopende werkzaamheden rondom executive search-opdrachten.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Beheren van telefoon en mailboxen;
• Complex agendabeheer voor meerdere Partners samen met een betrokken team;
• Ontvangen van bezoekers en fungeren als visitekaartje van het kantoor;
• Inplannen van gesprekken met opdrachtgevers en kandidaten;
• Verwerken van cv's, sollicitaties en kandidaatgegevens in de systemen;
• Bewaken van de voortgang van lopende searchtrajecten;
• Ondersteunen van opdrachten van intake tot afronding;
• Redactioneel controleren van profielen, functiebeschrijvingen, voorstellen en offertes;
• Opstellen en bewaken van planningen;
• Vastleggen van afspraken, correspondentie en gespreksnotities;
• Ondersteunen bij contract- en opdrachtadministratie;
• Verwerken van referenties en afronden van dossiers;
• Oppakken van uiteenlopende ad-hoc werkzaamheden;
• Signaleren van verbeterkansen binnen processen en systemen;
• Ondersteunen bij IT-gerelateerde vragen en werkzaamheden.

Je maakt onderdeel uit van een betrokken supportteam en werkt nauw samen met Partners, Consultants en Researchers. Vanuit jouw rol ben je van begin tot eind betrokken bij executive search-trajecten en vorm je een belangrijke schakel tussen kandidaten, opdrachtgevers en collega's. Je bevindt je dicht op de business, houdt overzicht over meerdere lopende trajecten tegelijkertijd en zorgt ervoor dat processen, planningen en deadlines soepel verlopen.

Geen dag is hetzelfde. Juist die combinatie van organiseren, schakelen, vooruitdenken en samenwerken maakt deze rol zo dynamisch. Daarbij krijg je veel ruimte om zelfstandig te werken, verantwoordelijkheid te nemen en écht van toegevoegde waarde te zijn binnen de organisatie.

Wat neem jij mee?

• HBO werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring als Management Assistant, Executive Assistant, Project Assistant of vergelijkbaar;
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ervaring met Microsoft Office, waaronder Word, Excel, PowerPoint en Teams;
• Je kunt werken in een Apple-omgeving;
• Affiniteit met IT en 'digital savviness' zijn een pre;
• Ervaring binnen executive search, recruitment of zakelijke dienstverlening is een pre;
• Je woont bij voorkeur in de regio Amsterdam.

Het aanbod

Naast een afwisselende functie binnen een professionele en betrokken organisatie kun je rekenen op:

• een salaris tussen € 4.000 en € 4.500 bruto per maand op basis van 40 uur;
• een functie voor 32 tot 40 uur per week;
• standplaats Amsterdam;
• parkeren mogelijk;
• een premievrije pensioenregeling;
• ruimte voor eigen initiatief ontwikkeling met ontwikkelingsbudget.

Ben jij toe aan een rol waarin je werkt met ambitieuze professionals, veel verantwoordelijkheid krijgt en onderdeel wordt van een organisatie waar kwaliteit en samenwerking hand in hand gaan? Dan vertellen wij je graag meer over de organisatie en de mensen achter deze rol.