In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de opleiding van artsen en beheer de website en social media.
- Bedrijf: OIGT, een onafhankelijk instituut voor tropische geneeskunde en internationale gezondheidszorg.
- Voordelen: Tijdelijk contract, salaris volgens KNMG, en mogelijkheden voor trainingen.
- Overige informatie: Flexibele werktijden en een leuke werkplek nabij Utrecht Centraal.
- Waarom deze baan: Werk in een klein team en maak impact in de gezondheidszorg.
- Kwalificaties: Minimaal HBO-niveau, ervaring met secretariaatswerk en affiniteit met global health.
Het verwachte salaris ligt tussen 48053 - 58731 € per jaar.
Het OIGT is een onafhankelijk instituut gelieerd aan de Nederlandse Vereniging voor Tropische Geneeskunde en Internationale Gezondheidszorg (NVTG). Het instituut bestaat uit een klein en prettig team dat de erkende opleiding tot Arts Internationale Gezondheidszorg en Tropengeneeskunde (AIGT) organiseert. Binnen het OIGT werken twee office managers en twee beleidsmedewerkers onder leiding van het hoofd en plaatsvervangend hoofd. Recente ontwikkelingen vragen om sterkere secretariële en organisatorische ondersteuning.
Als tweede office manager werk je nauw samen met onze ervaren office manager, je neemt langzamerhand taken over en in overleg zorgen jullie ervoor dat werkzaamheden worden verdeeld en doorgaan bij elkaars afwezigheid of die van andere collega’s.
Functie- en taakomschrijving:
- Uitvoeren van bureauwerkzaamheden met betrekking tot alle processen rondom de aanname, opvolging en voltooiing van de opleiding van zo’n 75 artsen in opleiding tot AIGT (aios);
- Contact met en ondersteunen van externen voor HR, financiële en ICT-zaken;
- Contact onderhouden met o.a. aios, opleiders, opleidingsziekenhuizen, en diverse betrokken organen zoals TROIE, NVTG en KCGH, het KIT, CGS en RGS;
- Beheer van de website OIGT.nl, social media en bijhouden van de backoffice;
- Bieden van secretariële ondersteuning aan het bestuur van de Stichting OIGT.
Kernwaarden: zelfstandig, organisatorisch sterk, leergierig en leerbaar, bereid kennis te delen, creatief, flexibel, secuur, communicatief vaardig.
Eisen:
- Minimaal HBO werk- en denkniveau;
- Ervaring met secretariaatswerkzaamheden (Office en Teams), bureauorganisatie en procesinrichting, bij voorkeur met achtergrond in de gezondheidssector of bij opleidingen;
- Affiniteit met Global Health;
- Ondernemend en bereid om het opleidingsinstituut IGT verder vorm te geven;
- Goede actieve beheersing van Nederlands en Engels;
- Financieel inzicht en ervaring met HR is een pre.
Wij bieden:
- Tijdelijk contract van een jaar voor 0,4 of 0,6 fte;
- Bezoldiging volgens salarisschalen van de KNMG, afhankelijk van opleiding en ervaring;
- Mogelijkheid om trainingen/scholing te volgen;
- Leuke werkplek nabij Utrecht Centraal;
- Dagen en tijden in afstemming met de office manager.
Vacature – OIGT 2e Office Manager in Utrecht werkgever: Vaigo
Het OIGT biedt een stimulerende werkomgeving waar je deel uitmaakt van een klein, hecht team dat zich inzet voor de opleiding van artsen in internationale gezondheidszorg. Met flexibele werktijden en de mogelijkheid om trainingen te volgen, stimuleert het instituut persoonlijke groei en ontwikkeling. Gelegen nabij Utrecht Centraal, geniet je van een centrale locatie met uitstekende bereikbaarheid, wat bijdraagt aan een prettige werkbalans.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Vacature – OIGT 2e Office Manager in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en gemeenschappen
In de gezondheidswetenschappen zijn netwerken van groot belang. Zorg ervoor dat je betrokken raakt bij lokale gezondheidsevenementen, zoals symposiums of conferenties. Dit is een geweldige manier om professionals in de sector te ontmoeten en mogelijk een voet tussen de deur te krijgen bij Vaigo.
✨Seek out stage- en opleidingsprogramma's
Voor een fulltime rol in gezondheidswetenschappen is het slim om evenementen te volgen die gericht zijn op professionele ontwikkeling. Kijk voor stageprogramma's of ontwikkelingsworkshops die specifiek zijn gericht op de sector. Dit helpt niet alleen om je netwerk uit te breiden, maar ook om de nieuwste trends en vereisten in de branche te leren.
✨Gebruik sociale media strategisch
Zorg ervoor dat je jouw profiel op platforms zoals LinkedIn opbouwt met relevante inhoud. Deel artikelen over gezondheidswetenschappen en engageer met andere professionals door hun bijdragen te liken of te kommentariëren. Dit vergroot je zichtbaarheid en toont je passie voor het vakgebied aan potentiële werkgevers zoals Vaigo.
✨Toon je kennis en vaardigheden actief
Overweeg om blogs of artikelen te schrijven over actuele onderwerpen binnen de gezondheidswetenschappen. Dit kan niet alleen je expertise laten zien, maar het biedt ook een publicatie waar je naar kunt verwijzen in gesprekken met recruiters. En vergeet niet om je sollicitatie direct via onze website in te dienen – dat maak het gemakkelijker voor ons om jouw enthousiasme voor een rol bij Vaigo te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Vacature – OIGT 2e Office Manager in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Wees duidelijk over je ervaring:In de gezondheidswetenschappen en administratie is ervaring met relevante processen en systemen belangrijk. Zorg ervoor dat je je eerdere ervaringen in de zorg of administratieve taken nauwkeurig uitlegt, en welke specifieke vaardigheden je hebt opgedaan die van waarde kunnen zijn voor Vaigo.
Focus op relevante certificaten:Het hebben van certificaten in bijvoorbeeld gezondheid en veiligheid of specifieke administratieve software kan je CV echt versterken. Vergeet niet deze in je sollicitatie te vermelden, zodat Vaigo kan zien dat je de juiste kennis en vaardigheden meebrengt voor deze rol.
Vertel over je motivatie:In je motivatiebrief is het belangrijk om je interesse in de gezondheidswetenschappen te laten zien. Schrijf over waarom deze sector je aanspreekt en hoe je jezelf ziet bijdragen aan het team van Vaigo. Laat je enthousiasme zien!
Gebruik specifieke voorbeelden:Bij het beschrijven van je prestaties in je CV en motivatiebrief, gebruik specifieke voorbeelden om je vaardigheden te illustreren. Dit maakt je sollicitatie niet alleen persoonlijker, maar ook overtuigender voor Vaigo. Aan de slag!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Vaigo
✨Ken je administratieve vaardigheden
In de gezondheidswetenschappen en administratie is het belangrijk dat je je administratieve vaardigheden kunt demonstreren. Bereid je voor op vragen over hoe je met gegevensbeheer en rapportages omgaat. Het kan ook nuttig zijn om voorbeelden te geven van tools die je hebt gebruikt, zoals elektronische patiëntendossiers of gegevensanalyse software.
✨Toon je kennis van gezondheidsbeleid
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de laatste trends en regelgeving in de gezondheidszorg. Dit kan je helpen om relevante vragen in het gesprek te beantwoorden en te laten zien dat je begrijpt hoe beleid van invloed is op de dagelijkse werking in de sector.
✨Focus op leervermogen en samenwerking
Bij een fulltime rol in dit vakgebied zoekt men vaak naar teamspelers met groot leervermogen. Laat zien dat je bereid bent om te blijven leren en dat je gemakkelijk kunt samenwerken met andere zorgprofessionals. Dit is cruciaal in de steeds veranderende wereld van de gezondheidszorg.
✨Bereid een sterke motivatie voor
In een fulltime functie willen werkgevers weten waarom je zo enthousiast bent over deze rol. Prepareer een overtuigende motivatie die aansluit bij jouw ervaring en je passie voor het verbeteren van de gezondheidszorg. Dit kan een groot verschil maken in hoe je overkomt tijdens het interview.
