Teamleider Bestuurssecretariaat in Amsterdam

Kom bij ons werken. Je brengt rust zonder de beweging stil te zetten. Voor het bestuurssecretariaat van de FNWI zoeken wij een ervaren teamleider die aandacht voor mensen combineert met duidelijke keuzes en zichtbare voortgang. Je geeft richting, en bouwt samen met een betrokken en ervaren team verder aan een professioneel en toekomstgericht bestuurssecretariaat.

Je benadert complexe situaties strategisch en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen. Je neemt initiatief, maakt duidelijke keuzes en weet met helderheid en overtuiging draagvlak voor verandering te creëren en door te voeren. Je verbindt mensen, maakt verwachtingen duidelijk en begeleidt het team bij de verdere professionalisering van het bestuurssecretariaat. Daarbij combineer je inzicht in bestuurlijke ondersteuning met het vermogen om ook op operationeel niveau effectief bij te dragen.

Wat ga je doen?

In de eerste zes tot negen maanden ligt het zwaartepunt nadrukkelijk op leidinggeven, teamontwikkeling en organisatieontwikkeling. Je besteedt in deze fase ongeveer 24 tot 28 uur per week aan het begeleiden van de transitie. In de overige uren zorg je mede voor de continuïteit van de bestuurlijke managementondersteuning.

• Je bent verantwoordelijk voor de dagelijkse leiding en voor de ontwikkeling van het bestuurssecretariaat.
• Een van je eerste opdrachten is om samen met het team het volledige takenpakket en de huidige verdeling opnieuw te bekijken.
• Je brengt werkzaamheden, werkdruk, verantwoordelijkheden, talenten en continuïteit in kaart en komt van daaruit tot een heldere en evenwichtige verdeling.
• Je vertaalt de gezamenlijke doelen naar concrete afspraken, bewaakt de uitvoering en zorgt dat medewerkers weten wat er van hen wordt verwacht.
• Je geeft richting aan het team, stelt prioriteiten en organiseert een passende verdeling van werkzaamheden, achtervang en bezetting.
• Je voert individuele werkoverleggen, jaargesprekken en het wekelijkse teamoverleg.
• Je communiceert helder en respectvol, maakt verwachtingen duidelijk en stimuleert samenwerking en resultaat.
• Je bouwt aan vertrouwen, kennisdeling, gezamenlijk eigenaarschap en een professionele teamcultuur.
• Je richt werkprocessen slimmer in, maakt heldere werkafspraken en zorgt ervoor dat deze duurzaam worden toegepast, met oog voor kwaliteit en voortgang.
• Je begeleidt het team bij het verder ontwikkelen van digitale vaardigheden en het effectief toepassen van Microsoft 365, AI en andere nieuwe werkwijzen.
• Je signaleert knelpunten, grijpt tijdig in en doet voorstellen die problemen voorkomen of processen verbeteren.
• Je levert input voor het afdelingsplan, rapporteert over voortgang en resultaten en bewaakt de inzet van middelen.
• De precieze invulling van je eigen operationele bijdrage staat niet vooraf vast. Eerst breng je in kaart welke ondersteuning nodig is en welke werkzaamheden daarbij horen.
• Op basis daarvan maak je een heldere en toekomstbestendige taakverdeling, leg je verantwoordelijkheden vast en bepaal je welk pakket aan management ondersteunende en coördinerende taken je als teamleider zelf op je neemt.
• Je neemt zelf een passend pakket aan management ondersteunende en coördinerende taken op je, met voldoende ruimte om je leiderschapsopdracht goed te vervullen.
• Je inventariseert welke ondersteuning het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden nodig hebben.
• Je bekijkt welke werkzaamheden passen bij de expertise, ontwikkeling en beschikbaarheid van de teamleden.
• Je zorgt voor helder eigenaarschap, goede achtervang en een evenwichtige werkverdeling.
• Je bepaalt welke coördinerende en operationele taken logisch bij jouw eigen rol als teamleider horen.
• Je volgt hoe de nieuwe verdeling in de praktijk werkt en past deze waar nodig aan.

Wat neem je mee?

• Je bent een ervaren leidinggevende die mensen kan meenemen in verandering en tegelijkertijd duidelijk blijft over de koers.
• Je doorziet verhoudingen, luistert goed en neemt initiatief.
• Bestuurders en medewerkers ervaren jou als betrouwbaar, benaderbaar en stevig wanneer de situatie daarom vraagt.
• Een afgeronde relevante hbo-opleiding.
• Ruime ervaring als teamleider binnen een complexe, bij voorkeur bestuurlijke of publieke organisatie.
• Aantoonbare ervaring met teamontwikkeling, verandertrajecten en procesverbetering.
• Ruime ervaring in managementondersteuning en de bereidheid om zelf operationeel bij te dragen.
• Bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om een stevige gesprekspartner te zijn voor bestuurders en afdelingshoofden.
• Besluitvaardigheid, overtuigingskracht en het vermogen om mensen mee te nemen in verandering.
• Uitstekende digitale vaardigheden en ervaring met Microsoft 365, Teams en digitale samenwerking.
• Een uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, mondeling en schriftelijk.

Dit bieden wij

• Je krijgt een zelfstandige en verantwoordelijke functie met ruimte om zichtbaar verschil te maken in de samenwerking, kwaliteit en toekomstbestendigheid van het bestuurssecretariaat.
• Je werkt in een academische en internationale omgeving waar nieuwsgierigheid, ontwikkeling en eigen initiatief worden gewaardeerd.
• Een arbeidsovereenkomst voor 34 tot 38 uur per week, in eerste instantie voor één jaar en met uitzicht op een vast dienstverband.
• De functie valt onder UFO-profiel Teamleider 1 en schaal 9 volgens de actuele cao Nederlandse Universiteiten, afhankelijk van jouw relevante ervaring. Er is mogelijk sprake van een aanloopschaal.
• 8 procent vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3 procent.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, denk aan: 232 vakantie-uren per jaar (gebaseerd op fulltime) en extra vakantiedagen tussen kerst en 1 januari.
• Goede mogelijkheden om jezelf te ontwikkelen via opleidingen en trainingen.
• 7 weken geboorteverlof met 100% salarisbehoud en gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof.
• Een pensioen bij ABP, waar de UvA voor tweederde aan bijdraagt.
• Een inspirerende werkplek op het Amsterdam Science Park.

Hier ga je werken

Het bestuurssecretariaat ondersteunt het faculteitsbestuur en de afdelingshoofden van het Faculteitsbureau. Het team bestaat uit vijf collega’s inclusief de teamleider met ieder een eigen takenpakket. De komende periode draait om verdere professionalisering, betere samenwerking, heldere werkafspraken en slim gebruik van digitale mogelijkheden.

Over de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica

De Universiteit van Amsterdam is de grootste universiteit van Nederland, met het breedste opleidingsaanbod. Een intellectueel knooppunt met 30.000 studenten, 6.000 medewerkers en 3.000 PhDs, verbonden door een cultuur van nieuwsgierigheid.

Medewerkers van de Faculteit der Natuurwetenschappen, Wiskunde en Informatica (FNWI) worden gedreven door een gedeelde passie om uit te vinden hoe de wereld in elkaar zit. Onze acht onderzoeksinstituten beslaan de hele breedte van de bètawetenschappen: van astronomie en natuurkunde, tot levens- en aardwetenschappen, moleculaire wetenschappen, wiskunde en de informatiewetenschappen. Of we nu bezig zijn de oorsprong en bouwblokken van het leven te ontrafelen of aan de basis staan van de technologie voor de toekomst, we vinden elkaar in een onbegrensde nieuwsgierigheid. Met zo’n 1.800 medewerkers zetten we ons dagelijks in om onze kennis en nieuwsgierigheid over te brengen aan de ruim 8.000 studenten in de bachelor- en masteropleidingen die we aanbieden op onze Amsterdam Science Park campus.

Ben jij de teamleider die richting geeft, mensen verbindt en samen met het team verder bouwt aan een toekomstgericht bestuurssecretariaat?

Met vragen over deze vacature kun je terecht bij: Gewoon Jans via info@gewoonjans.nl of via 033-303 33 98.