In één oogopslag
- Taken: Leid inkoop- en aanbestedingstrajecten van voorbereiding tot contract voor de universiteit.
- Bedrijf: Universiteit Utrecht, een innovatieve en duurzame werkomgeving.
- Voordelen: Flexibele werkuren, competitief salaris en ruimte voor persoonlijke groei.
- Overige informatie: Een dynamische omgeving met mogelijkheden voor carrièreontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact met duurzame inkoopprojecten en ontwikkel je vaardigheden in een ondersteunend team.
- Kwalificaties: Hbo- of universitaire opleiding en ervaring met aanbestedingen.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Als inkoop- en aanbestedingscoördinator werk je aan Europese en meervoudig onderhandse aanbestedingstrajecten voor de hele universiteit. Je werkt aan uiteenlopende inkooptrajecten, van elektronenmicroscopen tot facilitaire diensten. Je hebt al ervaring met aanbesteden en wil je onder begeleiding verder ontwikkelen in een rol waarin je zelfstandig projecten leidt. Bij ons krijg je veel ruimte om te groeien en om samen met opdrachtgevers slimme, duurzame keuzes te maken. Je werkt in een open en informeel team waar aandacht is voor elkaar, voor kwaliteit en voor plezier in het werk.
Faculteit of dienst: Universitaire Bestuursdienst
Afdeling: Directie Campus & Facilities
Uren per week: 32 tot 36
Wat ga je doen?
- Je leidt zelfstandig aanbestedingstrajecten van voorbereiding tot contract. Daarbij werk je nauw samen met interne opdrachtgevers, inhoudelijk deskundigen en collega’s binnen het IAC.
Jouw werkzaamheden:
- Je bent de projectleider van complexe en uitdagende inkoop- en aanbestedingstrajecten voor uiteenlopende producten en diensten zoals IT, gebouwen, wetenschappelijke apparatuur en facilitaire diensten.
- Je verdiept je in de behoefte van je interne opdrachtgever en adviseert over inkopen en aanbesteden.
- Je bent verantwoordelijk voor het hele proces: van een projectplan tot het ondertekende contract.
- Je inventariseert samen met de materiedeskundigen behoeften, en vertaalt die naar concrete programma’s van eisen.
- Je schrijft aanbestedingsdocumenten.
- Je voert marktoriëntaties en marktconsultaties uit. Daarbij verzamel en analyseer je marktgegevens bijvoorbeeld over producenten, productinformatie, productiemethoden en duurzamere alternatieven.
- Je zoekt samen met de interne opdrachtgever en de interne duurzaamheidsadviseurs naar mogelijkheden om de inkoop te verduurzamen.
- Je werkt daarbij samen met collega’s van Inkoopintelligence en Operationele Inkoop. Ook stem je af met aanbestedingsjuristen en privacy officers van Juridische Zaken.
- Samen bouw je verder aan een afdeling die kwaliteit levert en experimenteert met nieuwe werkwijzen.
- Je werkt bij de afdeling Tactische Inkoop in ons Inkoop- en Aanbestedingscentrum (IAC). Het IAC adviseert, begeleidt en ondersteunt tactische inkooptrajecten binnen de universiteit. Daarnaast verzorgt het contractbeheer en houdt het toezicht op inkoopstromen.
Wat breng je mee?
- Je combineert kennis van aanbesteden met een gestructureerde aanpak.
- Je analyseert informatie en verschillende belangen zorgvuldig, communiceert helder en overtuigend en weet mensen bij elkaar te brengen.
- Je neemt initiatief en krijgt betrokkenen mee in het aanbestedingsproces.
- Verder breng je mee:
- een afgeronde hbo- of universitaire opleiding;
- ervaring met het begeleiden van (Europese) aanbestedingstrajecten;
- ervaring met inkopen en/of inkoopmanagement;
- ervaring met projectmanagement;
- Affiniteit met duurzaam inkopen helpt je om de duurzaamheidsambities van de universiteit goed mee te nemen in aanbestedingen.
- Ervaring met Europese aanbestedingen helpt je om snel zelfstandig aan de slag te gaan.
- Sta je aan het begin van je loopbaan in inkoop en aanbesteden, maar heb je wel een goede basis en de motivatie om dit vak te leren? Je krijgt begeleiding van ervaren collega’s.
Wat bieden wij?
- een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
- een werkweek van 32 tot 36 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 3.873,- tot maximaal € 5.760,- (schaal 9, 10 van de cao Nederlandse Universiteiten). Op termijn zijn er mogelijkheden om via schaal 11 door te groeien naar schaal 12 (tussen € 5.932,- en € 7.573,-). Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur;
- 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
- een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.
- Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra’s, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU-keuzemodel kun je je pakket afstemmen op jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling.
Over ons
De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Zeven directies ondersteunen het College van Bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda, het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van diensten.
De directie Campus & Facilities (C&F) is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, de inrichting en het in stand houden van de universitaire campus en biedt een breed scala aan facilitaire producten en ondersteunende diensten. We zorgen ervoor dat medewerkers, studenten en bezoekers van de Universiteit Utrecht optimaal ondersteund worden in hun werk- en studie-omgeving. We hechten grote waarde aan duurzaamheid in onze dienstverlening en in de eigen bedrijfsvoering.
Voor deze functie is een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Deze wordt in het kader van de sollicitatieprocedure aangevraagd.
Inkoop- en aanbestedingscoördinator in Utrecht werkgever: Utrecht University
Utrecht University biedt een stimulerende en inclusieve werkomgeving waar je als PhD-onderzoeker de kans krijgt om je academische vaardigheden te ontwikkelen binnen een toonaangevende faculteit. Met flexibele arbeidsvoorwaarden, mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en een focus op samenwerking in diverse disciplines, ben je goed gepositioneerd om bij te dragen aan belangrijke maatschappelijke thema's terwijl je werkt aan je eigen onderzoeksproject. De unieke locatie in Utrecht, een stad vol cultuur en geschiedenis, maakt het een aantrekkelijke plek om te wonen en werken.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Inkoop- en aanbestedingscoördinator in Utrecht kunt binnenhalen
✨Gebruik je netwerk in de inkoopwereld
Duik in de inkoopgemeenschappen die erbij jou in de buurt zijn of online. Netwerk met vakgenoten en neem deel aan lokale events zoals inkoopconferenties of meetups. Dit kan deuren openen naar kansen die je misschien anders niet zou zien!
✨Word actief in inkoopgroepjes
Zoek naar groepen of forums op platforms zoals LinkedIn waar inkoopprofessionals samenkomen. Deel je kennis, stel vragen en laat jezelf zien. Als je zichtbaar bent in zulke groepen, kunnen mensen je sneller in gedachten houden voor vacatures bij bedrijven zoals Utrecht University.
✨Zet je eerdere ervaring in de schijnwerpers
Bij een fulltime rol is het cruciaal dat je jouw eerdere inkoopervaring goed presenteert. Zorg ervoor dat je duidelijk maakt hoe je invloed hebt gehad op het inkoopproces en welke resultaten je hebt geboekt. Vergeet niet om dit te delen tijdens netwerkgesprekken!
✨Kijk ook naar niet-traditionele kanalen
Denk buiten de gebaande paden om inkooprollen te vinden. Volg blogs, luister naar podcasts over inkoopstrategieën en zoek naar verborgen kansen op nichejobboards. Vergeet niet dat wij bij StudySmarter ook altijd vacatures hebben. Check onze website regelmatig!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Inkoop- en aanbestedingscoördinator in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je inkoopvaardigheden!:Inkoop draait om specifieke vaardigheden zoals onderhandeling, leveranciersbeheer en kostenanalyse. Zorg ervoor dat je deze vaardigheden duidelijk presenteert in je CV. Geef ook voorbeelden van situaties waarin je deze vaardigheden hebt toegepast, dat laat zien dat je praktijkervaring hebt.
Je motivatie is key:In je motivatiebrief wil je laten zien waarom je deze functie bij Utrecht University wilt. Vertel niet alleen waarom je inkoop interessant vindt, maar ook wat je uniek maakt in deze rol. Wat kun jij bijdragen aan de inkoopprocessen binnen dit bedrijf?
Certificaten zijn een plus:Als je ooit cursussen of certificaten hebt behaald in inkoop of gerelateerde gebieden zoals supply chain management, vergeet dan niet om deze te vermelden. Dit kan je profiel extra gewicht geven en je onderscheiden van andere kandidaten.
Afstemmen op de bedrijfscultuur:Bedrijven in de inkoopsector waarderen vaak teamwork en goede communicatie. Maak je passie voor samenwerking en het verbeteren van processen duidelijk. Laat zien dat je goed kunt samenwerken met verschillende teams en leveranciers binnen Utrecht University.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Utrecht University
✨Bereid je voor op onderhandelingsgesprekken
Als inkoper is onderhandelen een cruciale vaardigheid. We moeten ons voorbereiden op vragen over hoe we eerdere onderhandelingen hebben geleid en wat je strategieën waren. Denk aan voorbeelden en resultaten die je kunt delen tijdens het interview.
✨Show je analytische vaardigheden
In de inkoop komt veel gegevensanalyse kijken. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe je analyses maakt om de beste leveranciers te kiezen. We moeten onze kennis van tools zoals Excel of specifieke inkoopsoftware kunnen tonen en eventueel zelfs een voorbeeld geven van een analyse die we hebben uitgevoerd.
✨Demonstreer je kennis van de markt
We moeten goed op de hoogte zijn van de huidige trends in de branche waarin we willen inkopen. Dit kan een groot pluspunt zijn. Bereid enkele opmerkingen voor over hoe marktontwikkelingen invloed hebben op inkoopbeslissingen, zodat we kunnen laten zien dat we marktkundig zijn.
✨Focus op lange termijn relaties
Als inkoper is het essentieel om langdurige relaties met leveranciers op te bouwen. We moeten kunnen uitleggen hoe we deze relaties ontwikkelen en onderhouden, en wat we hierbij belangrijk vinden. Dit laat zien dat we niet alleen gaan voor de goedkoopste deal, maar ook voor duurzame samenwerking.
