In één oogopslag
- Taken: Beheer de administratie van gebouwveiligheid en ondersteun ons team bij diverse projecten.
- Bedrijf: Een maatschappelijk relevante organisatie met een enthousiast team.
- Voordelen: Goed salaris, jaarcontract, teamuitjes en ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Flexibele werkomgeving met mogelijkheden voor groei en ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact in vastgoedmanagement en werk aan belangrijke projecten.
- Kwalificaties: Mbo-4 niveau, ervaring in administratie en basiskennis van gebouwveiligheid.
Het verwachte salaris ligt tussen 3202 - 4159 € per maand.
Jij maakt het verschil. In deze veelzijdige functie ben je het centrale aanspreekpunt voor ons team en zorg jij samen met je collega's voor een veilige en optimaal georganiseerde werkomgeving. Team Vastgoedmanagement zoekt een administrateur die de administratie rond gebouwveiligheid, tekeningen en vergunningen in goede banen leidt. Je bent het eerste aanspreekpunt voor vragen, zorgt dat aanvragen en wijzigingen goed worden verwerkt en houdt overzichten actueel. Daarnaast ondersteun jij de teamleider en de teamleden van Vastgoedmanagement (VM) en de afdelingen Onderhoudsmanagement (OM), Technisch management (TM) en Projectmanagement (PM) bij uiteenlopende administratieve en organisatorische vraagstukken.
Dit ga je doen:
- Projectondersteuning & Veiligheid: Je stemt veiligheidsvoorzieningen af met projectleiders, stuurt wijzigingen door naar onze externe uitvoerder (Peoplepower) en bewaakt de verwerking hiervan. Daarnaast controleer je of de fysieke veiligheidsmiddelen perfect matchen met de ontruimingstekeningen en plan je veiligheidsinstructies, pictogrammen en blusmiddelen in.
- Tekeningen- & Documentatiebeheer: Je zorgt dat aangepaste veiligheidstekeningen geprint en verspreid worden naar de BHV en gebouwbeheer. Oude exemplaren vervang je direct. Ook pak je de administratieve opvolging en Planon-aanvragen voor deze tekeningen op in opdracht van de vergunningscoördinator.
- Vergunningen & Gemeente administratie: Je beheert de registratie, verlengingen en factuurcontrole van zendvergunningen. Daarnaast ondersteun en administreer je alles rondom de sleutelmobiel, eHerkenning en de diensten van de gemeente Amsterdam (zoals het DSO).
- Centraal Aanspreekpunt: De mailbox is jouw domein; jij beantwoordt ad-hoc vragen zelfstandig of zet ze direct door naar de juiste collega.
- Projectcoördinatie: Je stuurt en bewaakt (samen met een studentmedewerker) het tijdelijke project voor de vernieuwing van vluchtwegplattegronden per campus.
- Team- & Afdelingssupport: Je bent de rechterhand van de teamleider en biedt brede ondersteuning aan de afdelingen OM, TM en PM. Je zet HR- en inkoopformulieren klaar, plant overleggen, bereidt vergaderstukken voor en beheert actie- en contactlijsten. Ook registreer je aanvragen via de Vastgoed Copilot en spring je bij waar de nood het hoogst is.
Dit vragen we van jou:
- Mbo-4 werk- en denkniveau, in de richting van (juridisch) secretarieel of facilitair.
- Ervaring met administratief werk in een projectomgeving; ervaring in vastgoed of facility management is een pré.
- Basiskennis van gebouwveiligheid: BHV, vluchtwegen en brandveiligheidsvoorzieningen.
- Het kunnen lezen van plattegronden en veiligheidstekeningen.
- Basisbegrip van vergunningen, het Omgevingsloket en eHerkenning.
- Je hebt ervaring met de systemen Planon, SharePoint, Outlook en Excel; eHerkenning en de digitale diensten van de gemeente Amsterdam, zoals het DSO.
- Je bent nauwkeurig, gestructureerd en proactief in het opvolgen en bewaken van afspraken.
- Je bent communicatief sterk en weet makkelijk te schakelen tussen projectleiders, adviseurs en externe partijen zoals Peoplepower.
- Je bent flexibel en breed inzetbaar: je weet goed te prioriteren tussen vaste taken en ondersteuningsvragen uit verschillende teams (ook bij pieken).
Dit bieden we jou:
- Een afwisselende en verantwoordelijke functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
- Een goed salaris van minimaal €3202,- tot €4.159,- bruto per maand (op basis van 38 uur exclusief 8% vakantiegeld, een 13e maand met een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden waaronder een ruime vakantieregeling).
- Een jaarcontract met een proeftijd van twee maanden, met uitzicht op een vast contract na 1 jaar.
- Mooie projecten waarmee je het verschil kunt maken.
- Een enthousiast team met echte vakspecialisten en sparringpartners in de techniek.
- De bijzondere dynamiek van twee grote instellingen (UvA en HvA).
- Leuke teamuitjes en activiteiten.
- Vers fruit op locatie en mogelijkheid tot het boeken van stoelmassages.
Hier kom je te werken:
Welkom bij het team Vastgoedmanagement van de afdeling Huisvesting. Het team Vastgoedmanagement, waar deze functie gepositioneerd is, is verantwoordelijk voor vastgoedmanagementinformatie, organisatie- en procesondersteuning, verhuur en het energiebedrijf. Met dit, in samenstelling nieuwe team, bestaande uit 10+ personen, bouwen we samen aan de ontwikkeling van onze afdeling. Dit doen wij door ervoor te zorgen dat alle vastgoedmanagementinformatie accuraat, volledig en betrouwbaar wordt vastgelegd en beschikbaar is voor onze afdeling. Denk hierbij aan een As-Built-omgeving voorzien van alle tekeningen, BIM-informatie en vastgoedgegevens van onze portefeuille. We ondersteunen afdelingsprocessen met (management)informatie, administratie en procesondersteuning. En daarnaast verzorgen we de verhuur aan derden. Met het Energiebedrijf kopen en administreren we energie in voor UvA en HvA, optimaliseren we het energieverbruik, verduurzamen we het vastgoed en managen we de netcongestie. We bouwen aan een heldere route met een ambitieuze koers, we voorzien de HvA en de UvA van passend, toekomstgericht vastgoed. Samen bouwen we de werkvoorraad op, bepalen we de te leveren kwaliteit en maken we een optimale verbinding met de medewerkers van onze afdeling. We werken verspreid over onze campussen. Daarbij zoeken we naar een balans tussen persoonlijke en online ontmoetingen, en tussen werken op locatie en thuis. Ons kantoor op de Hogehilweg in Amsterdam-Zuidoost vormt de uitvalsbasis van onze afdeling. De metro stopt daar voor de deur.
Voor vragen over de functie kun je contact opnemen met Michael Klotz, teamleider Vastgoed Management. Mobiel: 06 34 65 24 99 E-mail: m.r.klotz@hva.nl
Administrateur Vastgoedmanagement in Amsterdam werkgever: Universiteit van Amsterdam
De Universiteit van Amsterdam in Den Haag is een uitstekende werkgever die flexibiliteit en groei hoog in het vaandel heeft staan. Met een parttime contract van 24 uur per week biedt de organisatie de mogelijkheid om zowel thuis als op kantoor te werken, wat bijdraagt aan een gezonde werk-privébalans. Daarnaast stimuleert de universiteit professionele ontwikkeling en biedt ze een ondersteunende werkomgeving waar medewerkers hun vaardigheden kunnen uitbreiden en bijdragen aan betekenisvolle juridische oplossingen.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Universiteit van Amsterdam
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Administrateur Vastgoedmanagement in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Duik in de Vastgoedgemeenschap
Ga op zoek naar lokale vastgoedbijeenkomsten en netwerkevenementen. Hier kun je professionals ontmoeten en tegelijkertijd waardevolle inzichten krijgen over de laatste trends en uitdagingen in de sector.
✨Laat je zien op LinkedIn
Zorg ervoor dat je actief bent op LinkedIn door interessante artikelen over vastgoed te delen en deel te nemen aan discussies. Volg bedrijven zoals Universiteit van Amsterdam en connect met medewerkers om je netwerk te vergroten.
✨Verken de opleiding en certificering
Overweeg om een relevante opleiding of certificering te volgen, zoals een cursus in vastgoedbeheer of vastgoedontwikkeling. Dit kan niet alleen je kennis vergroten, maar ook je cv een boost geven.
✨Direct solliciteren bij Universiteit van Amsterdam
Wacht niet af! Solliciteer direct via onze website. Gepersonaliseerde sollicitaties scoren vaak beter, dus geef een duidelijk beeld van waarom jij de perfecte match bent voor Administrateur Vastgoedmanagement bij Universiteit van Amsterdam.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Administrateur Vastgoedmanagement in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Wees duidelijk over je vastgoedervaring:Als je solliciteert bij Universiteit van Amsterdam voor de functie van Administrateur Vastgoedmanagement, zorg ervoor dat je jouw ervaring in vastgoed duidelijk en bondig uitlegt. Vermeld specifieke projecten waar je aan hebt gewerkt, je rol daarin, en de resultaten die je hebt behaald. Laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden in huis hebt!
Nodig referenties uit de sector uit:Bij een functie in vastgoed kan het erg nuttig zijn om referenties te hebben van vorige werkgevers of klanten. Als je referenties kunt toevoegen die bekend zijn in de vastgoedwereld, vergroot je je geloofwaardigheid. Dit kan het verschil maken in de keuze voor de juiste kandidaat.
Benadruk je commerciële vaardigheden:In de vastgoedsector zijn commerciële vaardigheden cruciaal. Zorg ervoor dat je cv en motivatiebrief laten zien dat je niet alleen kennis van vastgoed hebt, maar ook klanten kunt overtuigen en deals kunt sluiten. Geef voorbeelden van succesvolle onderhandelingen of verkoopstrategieën die je hebt toegepast.
Personaliseer je sollicitatiebrief:Neem de tijd om je sollicitatiebrief op maat te maken voor Universiteit van Amsterdam en de functie van Administrateur Vastgoedmanagement. Vertel waarom deze rol je aanspreekt en hoe je denkt een waardevolle aanwinst voor het team te zijn. Laat zien dat je je goed hebt ingelezen in het bedrijf en haar waarden.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Universiteit van Amsterdam
✨Ken de Actuele Vastgoedmarkt
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de laatste trends en ontwikkelingen in de vastgoedmarkt. Dit omvat kennis over vastgoedprijzen, waarderingen en regelgeving. Laat tijdens het interview zien dat je begrijpt hoe deze factoren invloed hebben op de business.
✨Bereid Je voor op Scenario Vragen
In de vastgoedsector krijg je vaak scenario vragen die je probleemoplossend vermogen testen. Denk hierbij aan situaties zoals hoe je een vastgoedportefeuille zou optimaliseren of hoe je omgaat met moeilijke klanten. Oefen met het beantwoorden van zulke vragen, zodat je snel en zelfverzekerd kunt reageren.
✨Focus op Je Netwerkvaardigheden
Als fulltime vastgoedprofessional is het essentieel om te netwerken en relaties op te bouwen. Bereid voorbeelden voor van hoe jij jouw netwerk in de praktijk hebt gebruikt of ontwikkeld. Dit laat zien dat je een proactieve houding hebt en waarde kunt toevoegen aan het team van Universiteit van Amsterdam.
✨Toon Je Analytische Vaardigheden
Vergeet niet om je analytische vaardigheden te benadrukken. Dit kan bijvoorbeeld door het bespreken van eerdere projecten waarbij je financiële analyses of marktstudies hebt uitgevoerd. In de vastgoedwereld is dit een cruciaal aspect, dus zorg dat je hier solide voorbeelden van kunt geven tijdens het gesprek.
