In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het faculteitsbestuur en coördineer belangrijke beleidsprocessen.
- Bedrijf: Faculteit Geowetenschappen aan de Universiteit Utrecht, gericht op duurzaamheid en innovatie.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, flexibele werktijden en ruimte voor persoonlijke groei.
- Overige informatie: Inclusieve werkomgeving met focus op diversiteit en samenwerking.
- Waarom deze baan: Maak impact in besluitvorming en werk samen met diverse teams.
- Kwalificaties: Academische opleiding en minimaal drie jaar relevante ervaring.
Het verwachte salaris ligt tussen 6764 - 8199 € per maand.
Ben je geïnteresseerd in besluitvorming, beleidsvorming, strategische projecten en veranderprocessen? Heb je ervaring als rechterhand van bestuursleden? En krijg je energie van het proactief ondersteunen van ons faculteitsbestuur? Dan is dit je kans!
Als bestuurssecretaris ben jij verantwoordelijk voor de organisatorische en bestuurlijke ondersteuning van het bestuur. Je bent een verbindende schakel tussen de verschillende geledingen in de faculteit. Zo organiseer je bestuurlijke vergaderingen en facultaire bijeenkomsten. Je bewaakt de gemaakte afspraken en besluiten en adviseert het faculteitsbestuur gevraagd en ongevraagd. Je bent samen met de andere afdelingshoofden van het faculteitsbureau en de departementsmanagers lid van het managementteam. Ook geef je leiding aan de collega's van het bestuurssecretariaat en verzorgt gezamenlijk de ondersteuning aan de collega's van het managementteam. Je legt verantwoording af aan de directeur.
Advisering en beleidsvorming
Als bestuurssecretaris lever je substantiële input voor en coördinatie van de tactische/strategische beleidsvorming van de faculteit. Je coördineert de jaarlijkse update van het uitvoeringsplan als onderdeel van het strategisch plan 2030 en zorgt ervoor dat de departementen en het faculteitsbureau aansluiting houden bij de strategische koers. Je ontwikkelt en ondersteunt initiatieven die bijdragen aan de realisatie van de collectieve ambities van de faculteit. Als verbindende schakel in de organisatie zorg je voor adequate informatie-uitwisseling en afstemming. Ook neem je initiatieven ter ondersteuning en bevordering van de samenwerking en afstemming tussen het faculteitsbureau en de departementen en zorg je voor een passende communicatie- en overlegstructuur. Je signaleert interne kwesties en neemt daarop indien nodig actie. Je volgt externe ontwikkelingen en beoordeelt deze op consequenties voor de organisatie. Bij nieuwe wet- en regelgeving stem je af met de relevante hoofden van het faculteitsbureau en draag je bij aan analyse en vertaling van de gevolgen in eventuele beleidswijzigingen.
Coördinatie en ondersteuning van bestuurlijke processen
Als bestuurssecretaris zorg je ervoor dat de advies- en besluitvorming binnen de faculteit goed verloopt en samenhangt. Je bereidt vergaderingen van het faculteitsbestuur en het Strategisch Bestuurlijk Overleg voor en neemt eraan deel. Je zorgt voor een goede opvolging van de besluiten en afspraken. Jij en je team notuleren en stellen besluitenlijsten op, jullie bewaken actiepunten en dragen waar nodig bij aan de uitvoering ervan. Daarnaast zorg je dat betrokkenen helder en tijdig worden geïnformeerd. Je coördineert ook de ondersteuning van de Faculteitsraad en de verschillende geledingen. Je bereidt de raadsagenda voor, registreert de besluiten en zorgt voor de communicatie daarover. Ook ben je voorzitter van de Kiesraad en contactpersoon voor de studieverenigingen. Bij alle besluitvorming houd je in de gaten of de statuten, reglementen en relevante wet- en regelgeving worden nageleefd.
Team Bestuurs- en Beleidsondersteuning (Bestuurssecretariaat)
Je geeft als bestuurssecretaris op coachende en inclusieve wijze leiding aan de collega's van het bestuurssecretariaat, begeleidt hen in hun ontwikkeling en stimuleert hun probleemoplossend vermogen. Je bent ook leidinggevende van de studentassessor die lid is van het faculteitsbestuur. Je geeft op een proactieve manier leiding. Je geeft medewerkers verantwoordelijkheid, stuurt op resultaten en biedt ruimte om zich te ontwikkelen en goed werk te leveren. Zo draag je bij aan een prettig en inspirerend werkklimaat waarin medewerkers zich veilig voelen en met plezier werken. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor beheer van het digitale bestuurlijk informatie- en documentatiesysteem en verdere professionalisering van de administratieve processen.
Projecten
Als bestuurssecretaris voer je regie over faculteit brede, organisatie gerelateerde projecten. Je initieert, leidt en consolideert jaarplanprojecten in afstemming met de afdelingshoofden van het faculteitsbureau en de departementsmanagers. Daarnaast ontwikkel en implementeer je het tactisch beleid en ben je verantwoordelijk voor de koppeling met het strategisch beleid. Je stelt op operationeel niveau projectplannen op, ziet toe op de uitvoering, voortgang en tijdige realisatie.
Wat breng je mee?
- Je hebt een afgeronde academische opleiding en tenminste drie jaar ervaring in een soortgelijke functie;
- Je bent sterk in analytisch en procesmatig werken en weet goed structuur aan te brengen, te plannen en te organiseren;
- Je hebt een goed gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en je weet het bestuur strategisch te adviseren;
- Je bent doortastend, oplossingsgericht, stressbestendig, proactief en hebt een flexibele werkhouding;
- Je beschikt over uitstekende mondelinge en schriftelijke vaardigheden in zowel het Nederlands als het Engels;
- Je brengt een positieve, open houding mee en weet situaties met relativeringsvermogen te benaderen.
Wat bieden wij?
- Een functie voor 12 maanden met uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd;
- Een werkweek van 32 tot 40 uur met een bruto maandsalaris van minimaal € 6.764,- tot maximaal € 8.199,- (schaal 13 van de cao Nederlandse Universiteiten, functieprofiel Bestuurssecretaris 1). Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 38 uur;
- 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%;
- Een pensioenregeling, gedeeltelijk doorbetaald ouderschapsverlof en flexibele arbeidsvoorwaarden op basis van de cao Nederlandse Universiteiten.
Naast de arbeidsvoorwaarden in onze cao bieden we aantrekkelijke extra's, zoals ruimte voor persoonlijke en professionele groei en flexibele verlofregelingen en extra vakantiedagen. Via het UU-keuzemodel kun je je pakket afstemmen op jouw behoeften. Zo moedigen we je aan om te groeien in wat je doet, zowel in je werk als in je ontwikkeling.
Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun to onderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Pathways to Sustainability. Sharing science, shaping tomorrow.
De faculteit Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht onderzoekt de aarde: van de aardkern tot en met het aardoppervlak tot en met het menselijk (ruimte)gebruik op de aarde. Altijd met een focus op duurzaamheid en innovatie. Met 3.400 studenten (BSc en MSc) en 720 medewerkers is de faculteit een sterke en uitdagende organisatie. De faculteit Geowetenschappen is georganiseerd in vier departementen: Aardwetenschappen, Sociale Geografie & Planologie, Fysische Geografie en het departement Sustainable Development.
Meer informatie
Wil je meer weten over deze functie? Neem dan contact op met Liduine Bremer (faculteitsdirecteur Faculteit Geowetenschappen) via l.m.bremer@uu.nl.
Voor deze functie is een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) vereist. Deze wordt in het kader van de sollicitatieprocedure aangevraagd. Screening op kennisveiligheid kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedures voor wetenschappelijk personeel. Dit doen wij onder meer om ongewenste overdracht van gevoelige kennis en technologie te voorkomen.
Bestuurssecretaris Faculteit Geowetenschappen in Utrecht werkgever: Universiteit Utrecht
Utrecht University is een uitstekende werkgever die zich inzet voor de professionele ontwikkeling van zijn medewerkers. Met een focus op inclusiviteit en diversiteit, biedt de universiteit een stimulerende werkomgeving waar je kunt bijdragen aan baanbrekend onderzoek en onderwijs. De rol van Research Assistant in Rotterdam biedt niet alleen een competitief salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, maar ook unieke kansen om ervaring op te doen in kwalitatief onderzoek binnen een ondersteunend team dat zich richt op maatschappelijke impact.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Universiteit Utrecht
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurssecretaris Faculteit Geowetenschappen in Utrecht kunt binnenhalen
✨Gebruik vakgerichte netwerken
Sluit je aan bij online gemeenschappen en forums specifiek voor geowetenschappen, zoals LinkedIn-groepen of gespecialiseerde Facebook-groepen. Hier kun je niet alleen vacatures vinden, maar ook je netwerk uitbreiden met professionals in het veld.
✨Ga naar evenementen en conferenties
Zoek naar evenementen en conferenties binnen geowetenschappen, zoals de jaarlijkse bijeenkomsten van de Nederlandse Geologenvereniging. Dit zijn geweldige plekken om in contact te komen met potentiële werkgevers en om jezelf zichtbaar te maken in de sector.
✨Toon je passie en projecten
Zorg ervoor dat je een portfolio hebt dat je eerdere projecten in geowetenschappen laat zien. Of je nu veldwerk, onderzoeksprojecten of universitaire opdrachten hebt gedaan, dit laat zien dat je de praktische ervaring hebt die bedrijven zoals Universiteit Utrecht waarderen.
✨Solliciteer via onze website
Mis de kans niet om je sollicitatie rechtstreeks via de website van Universiteit Utrecht in te dienen! Het helpt niet alleen om je cv direct in de handen van de juiste mensen te krijgen, maar het laat ook zien dat je enthousiast bent over hun organisatie.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurssecretaris Faculteit Geowetenschappen in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor de aarde zien:In je motivatiebrief is het super belangrijk om je enthousiasme voor geowetenschappen en aardwetenschappen te laten doorschemeren. Vertel ons wat je drijft in dit vakgebied en hoe je dat wilt toepassen bij Universiteit Utrecht. Laat zien dat je niet alleen goed bent in de theorie, maar ook in het toepassen ervan in de praktijk.
Show je relevante ervaring:Zorg dat je CV je relevante ervaringen benadrukt, zoals stages, onderzoeksprojecten of veldwerk. Dit zijn belangrijke elementen in de geowetenschappen, en ze laten ons echt zien wat je kunt bijdragen aan het team. Vergeet niet om specifieke projecten te benoemen en je rol daarin duidelijk te maken.
Gebruik technische vaardigheden:In de wereld van geowetenschappen is het essentieel om je technische vaardigheden te laten zien. Vermeld welke software of tools je beheerst, zoals GIS of datamodeling tools. Dit maakt je profiel aantrekkelijker voor ons bij Universiteit Utrecht en laat ons zien dat je klaar bent voor de technische uitdagingen die op je wachten.
Wees duidelijk over je beschikbaarheid:Aangezien dit een fulltime positie is, geef in je motivatiebrief aan wanneer je kunt beginnen en of je direct beschikbaar bent. Dit helpt ons om een idee te krijgen van je planning, en het laat zien dat je serieus bent over deze kans bij Universiteit Utrecht.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Universiteit Utrecht
✨Ken je tools en technieken
Als je gaat solliciteren voor een rol in de geowetenschappen, zorg ervoor dat je vertrouwd bent met de specifieke software en tools die in de branche worden gebruikt, zoals GIS-systemen of datanalyseprogramma's. Dit laat zien dat je niet alleen de theorie kent, maar ook de praktische vaardigheden hebt om data effectief te verwerken.
✨Bereid je voor op technische vragen
We kunnen verwachten dat je tijdens het interview technische vragen krijgt die gerelateerd zijn aan geowetenschappelijke principes of methodes. Denk aan vragen over sedimentologie of geologische processen – het kan ook nuttig zijn om een paar populaire case studies in je achterhoofd te hebben waarop je kunt terugvallen.
✨Toon je passie voor duurzaamheid
Als je voor een fulltime rol in de geowetenschappen solliciteert, wil je mogelijk je interesse in milieuvraagstukken benadrukken. Veel bedrijven waarderen kandidaten die niet alleen kennis hebben van aardwetenschappen, maar ook een passie voor duurzaamheid en de impact van klimaatverandering kunnen onderbouwen.
✨Bereid je professioneel voor
Voor een fulltime positie is het belangrijk om je professioneel te presenteren. Zorg ervoor dat je LinkedIn-profiel up-to-date is met projecten die je hebt gedaan, of dat nu stages of onderzoeksprojecten zijn. Een sterk portfolio kan je onderscheiden, dus laat zien hoe je jouw kennis in de praktijk hebt gebracht.
