Managementassistent (0,6 fte) in The Hague

Bij de afdeling bestuursondersteuning van de Faculteit Governance and Global Affairs (Den Haag) is met ingang van 4 januari 2027 een vacature voor een managementassistent (0,6 fte). Als managementassistent ben je het eerste aanspreekpunt voor de leden van het faculteitsbestuur en collega’s binnen het faculteitsbureau. Je vormt een belangrijke schakel tussen het bestuur, medewerkers en externe contacten. De functie biedt een zeer gevarieerd takenpakket en vraagt om zelfstandigheid, flexibiliteit, integriteit, probleemoplossend vermogen en verantwoordelijkheidsgevoel.

Je werkzaamheden richten zich primair op de ondersteuning van het faculteitsbestuur. Daarnaast verricht je algemene ondersteunende werkzaamheden voor het faculteitsbureau. Je beheert en bewaakt de complexe agenda’s en mailboxen van de leden van het faculteitsbestuur. Daarbij weeg je prioriteiten af, signaleer je knelpunten en zie je toe op tijdige opvolging. Ook zorg je ervoor dat afspraken en de bijbehorende overlegstukken tijdig en overzichtelijk in de digitale agenda’s van de bestuurders zijn verwerkt. Je verzorgt bestuurlijke correspondentie en ziet toe op zorgvuldige archivering. Je plant en organiseert overleggen, bijeenkomsten en evenementen en regelt daarvoor onder meer zalen, catering en andere faciliteiten. Je ontvangt en begeleidt bezoekers en zorgt er met oog voor detail voor dat alles tijdig en zorgvuldig is georganiseerd. Je biedt praktische en administratieve ondersteuning voor het faculteitsbestuur en het faculteitsbureau. Zo ondersteun je onder meer bij werving en selectie en personeelsmutaties, regel je werkplekvoorzieningen en bestellingen en beantwoord je inkomende telefoongesprekken. Je zorgt samen met je collega’s voor de continuïteit van het bestuurssecretariaat. Jullie verdelen de gezamenlijke werkzaamheden onderling, pakken waar nodig aanvullende taken op en vervangen elkaar bij afwezigheid.

Het doel van de Faculteit Governance en Global Affairs (FGGA) is bijdragen aan de samenleving. Dit doet de faculteit met hoogwaardig interdisciplinair onderwijs en (nieuwe) wetenschappelijke kennis. Of het nu gaat om terrorisme, veiligheid, artificial intelligence of een bestuurlijke oplossing voor de woningcrisis, bij FGGA komen hedendaagse vraagstukken uitgebreid aan bod. In hartje Den Haag, waar belangrijke beslissingen worden genomen, komen studenten en professionals samen om kennis en vaardigheden op te doen. Er wordt veel samengewerkt met universitaire en maatschappelijke partners, wat ervoor zorgt dat studenten de universiteit verlaten met een glimlach en alvast met één been in de toekomst, klaar om een substantiële bijdrage te leveren aan de maatschappij. FGGA is één van de zeven faculteiten van de Universiteit Leiden.

De functie is ingebed binnen de afdeling bestuursondersteuning van het faculteitsbureau. Deze afdeling bestaat uit een afdelingshoofd/bestuurssecretaris, twee managementassistenten (waarvan één vacature), een ambtelijk secretaris, een coördinator bestuurssecretariaat/facilitaire zaken en een coördinator graduate school office. De afdeling is een onmisbare schakel in het stroomlijnen van bestuurlijke processen en het ondersteunen van de leden van het faculteitsbestuur. Het faculteitsbestuur van de Faculteit Governance and Global Affairs bestaat uit de decaan, de portefeuillehouder bedrijfsvoering, de vice-decaan/portefeuillehouder onderwijs en het student-lid/de assessor. Je werkt nauw samen met deze bestuursleden.

Je hebt een relevante afgeronde opleiding op minimaal mbo-4-niveau, bijvoorbeeld in de richting van managementondersteuning, directiesecretaresse of office management. Je hebt minimaal drie jaar relevante werkervaring als secretaresse of managementassistent, bij voorkeur binnen een complexe organisatie. Je hebt een professionele, proactieve en dienstverlenende werkhouding. Je hebt gevoel voor de juiste omgangsvormen en bent overtuigend en organisatiesensitief. Je voelt goed aan wat er binnen de organisatie speelt en past je werkwijze daarop aan. Daarbij handel je altijd integer en discreet. Je ziet het werk liggen, pakt het zelfstandig op, zoekt zelf naar oplossingen en denkt daarbij een aantal stappen vooruit. Je kunt goed plannen, coördineren en overzicht houden. Details verlies je daarbij niet uit het oog. Je bent een teamspeler en hebt een flexibele houding in de samenwerking met je collega’s. Je bent stressbestendig en werkt graag in een dynamische omgeving. Je hebt veel ervaring met Microsoft 365, met name Outlook, Word, PowerPoint, Teams, en bent bereid je digitale vaardigheden te blijven ontwikkelen. Je hebt een uitstekende beheersing van het Nederlands en een goede beheersing van het Engels, zowel mondeling als schriftelijk.

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van een jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris van minimaal € 3.202,- en maximaal € 4.673,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling. Deze functie kan worden ingevuld in schaal 7 of schaal 8.
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken.
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen.
• Je werkdagen zijn in ieder geval dinsdag én woensdag en daarnaast maandag of donderdag. Je werkt in beginsel op kantoor (locatie Wijnhaven).
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Sluitingsdatum: 25 oktober 2026. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vindt plaats op donderdag 29 oktober 2026. We vragen kandidaten hiermee rekening te houden. Wij vinden mobiliteit erg belangrijk. Daarom wordt deze vacature ook intern uitgezet. Bij gelijke geschiktheid heeft de interne kandidaat de voorkeur. Een pre-employment screening (referenties, diploma’s, VOG) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.