Administratief Medewerker Open Access (0,4 FTE) in Leiden

Beschrijving van de vacature

Vacature ID: 16929

Functie categorie: Niet-wetenschappelijke functies

Aanstellingsomvang in uren min: 15

Aanstellingsomvang in uren max: 16

Standplaats: Leiden

Sluitingsdatum: 08-11-2026

Dit ga je doen

In deze functie draag je bij aan het breed beschikbaar maken van onderzoeksresultaten en maak je accurate rapportage hierover mogelijk. Je bent verantwoordelijk voor de validatie van metadata van publicaties in het Current Research Information System (CRIS) van de UL en het LUMC en voor het verifiëren van auteurs die in aanmerking komen voor financiering van hun publicatie in open access.

Jouw werkzaamheden omvatten onder meer:

• Het verzorgen van de upload van artikelen en het controleren van aangeleverde metadata;
• Verifiëren van auteursgegevens in diverse uitgeversportalen;
• Contact onderhouden met onderzoekers en facultaire medewerkers over aangeleverde artikelen en data en het beantwoorden van vragen;
• Bijdragen aan procesverbetering door deelname aan een procesteam.

Hier ga je werken

Bij de afdeling Metadatadiensten en Acquisitie (MDA) werken circa 30 medewerkers. Hier werk je in het open access team met zes collega’s aan de begeleiding van de open access publicatiestromen van de Universiteit Leiden en het LUMC. Je komt te werken binnen een toonaangevende wetenschappelijke bibliotheek met collecties van wereldformaat. Centraal staat het bieden van betrouwbare, duurzame en innovatieve diensten. We doen dit samen met andere partijen in binnen- en buitenland. Onze werkterreinen zijn breed en divers, zo ook onze klantgroepen, in het bijzonder studenten, docenten en onderzoekers. Voor hen verzorgen we de wetenschappelijke informatievoorziening als partner in kennis. Universitaire Bibliotheken Leiden (UBL) staat wereldwijd bekend om de bijzondere collecties, die naast hun rol voor onderwijs en onderzoek ook een belangrijke maatschappelijke en culturele functie hebben. Op onze bibliotheeklocaties bieden wij iedereen een prettige studie- en onderzoeksomgeving. Online staan wij in contact met gebruikers van over de hele wereld. Onze medewerkers dragen hier samen, ieder vanuit hun eigen achtergrond, ervaring en talent aan bij.

Dit breng je mee

In dit team zoeken we iemand die zelfstandig aan de slag kan. Elke functie is anders dus er is in het begin aandacht voor inwerken. Mochten bepaalde werkzaamheden nieuw zijn voor je, dan kijken we samen wat je nodig hebt en stellen hiervoor een ontwikkelplan op. Deze functie past bij jou als je je herkent in de volgende punten:

• Minimaal MBO-niveau en administratief vaardig;
• Een goede mondelinge en schriftelijke beheersing van het Nederlands en Engels;
• Goede computervaardigheden en een uitstekende invoervaardigheid en -snelheid;
• Werkervaring in een bibliotheekomgeving is een pre;
• Resultaatgerichtheid, accuratesse en initiatief;
• Flexibiliteit en stressbestendigheid;
• Goede communicatieve en sociale vaardigheden.

Herken je jezelf volledig in dit profiel óf voldoe jij nog niet aan alle eisen maar denk je wel dat dit de functie voor jou is? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren!

Dit bieden we je

We streven ernaar om met elkaar een transparante, inclusieve werkomgeving te creëren, waarin iedereen zich welkom en gewaardeerd voelt. Onze organisatie is volop in beweging en met jouw ideeën voor verbetering en vernieuwing komen we verder. We besteden graag met jou aandacht aan je persoonlijke ontwikkeling. Je kunt rekenen op een leuke maatschappelijk relevante baan binnen de wereld van onderwijs en onderzoek. De uitdagende en internationale werkomgeving van de universiteit bevindt zich op een steenworp afstand van de levendige Leidse binnenstad of in het bruisende stadscentrum in Den Haag. Ook hebben we – samen met jou – aandacht voor gezondheid en vitaliteit. Vanuit Healthy University organiseren we leuke activiteiten die hieraan bijdragen.

Daarnaast bieden we je:

• Een arbeidsovereenkomst voor de duur van één jaar met uitzicht op een vast dienstverband.
• De overeenkomst valt onder de cao Nederlandse Universiteiten;
• Een salaris tussen €3173 - €3785,- bruto per maand bij een fulltime (38 uur) aanstelling (Schaal 06);
• Vakantietoeslag (8%), een eindejaarsuitkering (8,3%) en een aantrekkelijke pensioenregeling bij het ABP;
• Volledige vergoeding van reiskosten met OV voor woon-werkreizen.
• Flexibele werkduur: standaard heb je minimaal 29 vakantiedagen bij een fulltime werkweek van 38 uur; je kunt daarnaast extra verlof opbouwen door bijvoorbeeld fulltime 40 uur per week te werken en zo 96 extra verlofuren op te bouwen óf door 96 verlofuren in te leveren en een werkweek van 36 uur te werken;
• Ruime keuze in secundaire arbeidsvoorwaarden; zo is het bespreekbaar om voor een sabbatical of betaald ouderschapsverlof te kiezen.
• Binnen ons keuzemodel arbeidsvoorwaarden kunnen vrije dagen en/of salaris ingezet worden voor bijvoorbeeld een voordelig sportabonnement en fietsregeling;
• Als de werkzaamheden het toelaten is hybride werken binnen Nederland mogelijk;
• Een thuiswerkvergoeding (dag- en internetvergoeding) en aandacht voor goede werkplekken, daarnaast krijg je een laptop van de universiteit tot je beschikking.

Meer informatie over arbeidsvoorwaarden lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Dit vinden wij belangrijk

Het bevorderen van een inclusieve gemeenschap staat centraal in de waarden en visie van de Universiteit Leiden. We streven ernaar om een open gemeenschap te zijn waar alle studenten en medewerkers zich gewaardeerd en gerespecteerd voelen en zich volop kunnen ontplooien. Diversiteit in ervaringen en perspectieven verrijkt ons onderwijs en versterkt ons onderzoek. Een inclusieve academische omgeving waarin studenten en medewerkers hun ervaringen en opvattingen kunnen delen, zien we als essentieel voor de ontwikkeling van talenten.

Solliciteren of meer weten?

Neem contact op met Paul Kloeg, Hoofd Databeheer, p.kloeg@library.leidenuniv.nl. Sluitingsdatum 8 november 2026. Je ontvangt uiterlijk twee weken na de sluitingsdatum van de vacature een reactie op je sollicitatie. Om elkaar goed te leren kennen, volgen we een aantal stappen in de sollicitatieprocedure. Meer informatie lees je hier: https://www.universiteitleiden.nl/werken-bij/sollicitatieprocedure-en-arbeidsvoorwaarden

Bij onderlinge afweging van kandidaten, geldt bij gelijke geschiktheid een voorkeur voor interne kandidaten, vrouwen, werknemers met een arbeidsbeperking en werknemers met een migratieachtergrond. Een pre-employment screening (referenties, diploma’s) kan onderdeel uitmaken van de selectieprocedure.