Administration Officer | ENG, 24h

Kandidaten moeten al in Nederland wonen, binnen redelijke reistijd van Rotterdam, en een geldige werkvergunning hebben. Visa-sponsoring is niet beschikbaar voor deze functie. Kandidaten die aan deze vereisten voldoen, zijn welkom om te solliciteren via de sollicitatieknop op de website.

Als Administratief Medewerker help je het kantoor en de dagelijkse communicatie soepel te laten verlopen. Je werkt samen met een collega op de ondersteunende afdeling en biedt administratieve ondersteuning aan het Managementteam en helpt collega's binnen de organisatie. Dit is een gevarieerde rol voor iemand die houdt van structuur creëren, initiatief neemt en graag de persoon is waarop collega's kunnen rekenen.

Je verantwoordelijkheden omvatten:

• Beheren van individuele en gedeelde mailboxen, en opstellen en verspreiden van correspondentie
• Bijwerken van de website in WordPress, inclusief het publiceren van inhoud en het toevoegen van evenementen
• Aanmaken en verzenden van nieuwsbrieven via Mailchimp en verspreiden van enquêtes via SurveyMonkey
• Coördineren van agenda's en organiseren van vergaderingen, voorbereiden van agenda's, notuleren en opvolgen van acties en rapporten
• Administratieve ondersteuning bieden aan het Managementteam, teamleiders, het Wetenschappelijk Team en andere collega's
• Bijhouden van het ledenregister en SharePoint en digitale bestanden gestructureerd en up-to-date houden
• Omgaan met vertrouwelijke informatie op een zorgvuldige manier en in overeenstemming met de vereisten voor gegevensbescherming
• Onderhouden van kantoorprocedures en praktische verbeteringen aan workflows voorstellen
• Aankopen van kantoorbenodigdheden, beheren van leveranciersrelaties en apparatuur, en coördineren van kantoor- en interne team evenementen

De functie is kantoor-gebaseerd (niet hybride) op het kantoor in Rotterdam en is voor 24 uur per week. Het salaris varieert van €3.500 tot €4.000 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband, afhankelijk van je ervaring en opleiding, en zal worden pro rata voor 24 uur per week. De startdatum is 1 januari 2027.

Vereisten

Je bent georganiseerd, proactief en detailgericht, met een vriendelijke en servicegerichte benadering. Je kunt je tijd effectief beheren, prioriteiten stellen en deadlines halen terwijl je flexibel blijft. Je geniet ervan om zowel zelfstandig als in teamverband te werken, en collega's kunnen je vertrouwen om vertrouwelijke informatie discreet te behandelen.

Je brengt ook mee:

• MBO niveau 4, of een gelijkwaardige kwalificatie, in kantoor- of secretariële ondersteuning, communicatie of een gerelateerd vakgebied
• Relevante ervaring in een administratieve, kantoorondersteunende of communicatierol
• Uitstekende schriftelijke en gesproken Engelse vaardigheden
• Goede kennis van Microsoft Office
• Ervaring met Mailchimp, WordPress, SharePoint, SurveyMonkey, DocuSign of Monday.com is een pluspunt

Voordelen

Sollicitatieprocedure

Als je geïnteresseerd bent in deze vacature, kun je solliciteren door op de knop hierboven te klikken. Door op solliciteren te klikken, ga je akkoord met onze privacyverbintenis en voorwaarden. Je sollicitatie wordt rechtstreeks naar de verantwoordelijke recruiter gestuurd. BELANGRIJK: als je nog niet geregistreerd bent bij Undutchables, vragen we je vriendelijk om dit te doen. Je informatie wordt strikt vertrouwelijk behandeld en je CV wordt niet naar een bedrijf gestuurd tenzij je hiervoor vooraf toestemming hebt gegeven. Benieuwd hoe het wervingsproces binnen Undutchables werkt, klik hier om meer te lezen.