In één oogopslag
- Taken: Ondersteun projectteams met administratieve taken en zorg voor een soepel kantoorbeheer.
- Bedrijf: Fast Enterprises, een innovatieve leverancier van software voor overheden.
- Voordelen: Competitief salaris, jaarlijkse welzijnsvergoeding en teambuildingactiviteiten.
- Overige informatie: Dynamische werkomgeving met mogelijkheden voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Maak een impact op de samenleving door te werken met overheidsinstanties.
- Kwalificaties: Bachelordiploma of relevante ervaring, sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 48600 - 59400 € per jaar.
Overzicht
Fast Enterprises is een leverancier van essentiële software en diensten voor burgers en overheden. In 1998 veranderden we de manier waarop overheidsinstanties hun werkzaamheden uitvoeren, dit met de introductie van GenTax®. Inmiddels zijn we verder uitgebreid dan belastingen en voeren we ook implementaties uit voor instanties op het gebied van motorvoertuigen, rijbewijzen, werkloosheidsuitkeringen en kinderbijstand. Een carrière bij FAST heeft een betekenisvolle en blijvende maatschappelijke impact. Wij bieden een samenwerkingsgerichte kantooromgeving waarin problemen actief worden opgelost. Je komt te werken bij FAST NL B.V., de Nederlandse dochteronderneming van FAST Enterprises. We zijn momenteel uitsluitend op zoek naar kandidaten die zowel Engels als Nederlands vloeiend spreken. Geschikte kandidaten komen ons team versterken in Utrecht, Nederland. We werken maandag tot en met donderdag op kantoor, met de mogelijkheid om vrijdag thuis te werken.
Verantwoordelijkheden
Als Administrative Assistant voer je diverse administratieve taken uit ter ondersteuning van onze projectteams en zorg je voor een soepele kantoorvoering. We zijn op zoek naar een kandidaat met ervaring in bedrijfsadministratie die goed functioneert in een dynamische, snel veranderende omgeving.
- Alle kantoormedewerkers bijstaan en ondersteunen en ervoor zorgen dat zij alles hebben wat ze nodig hebben om hun werk efficiënt uit te voeren.
- Organiseer en faciliteer administratieve en andere projectgerelateerde taken voor de FAST-projectmanager (bijv. het plannen van vergaderingen, het maken van aantekeningen tijdens vergaderingen, het opstellen van notulen, enz.).
- Bied waar nodig aanvullende ondersteuning aan teamleden (bijv. diverse taken zoals het assisteren bij test- en trainingsmateriaal, het afdrukken en sorteren van documenten, enz.).
- Toezicht houden op en het onderhouden van relaties met leveranciers en betalingen (bijv. kantoorbenodigdheden, catering, enz.) en hierover communiceren met de financiële afdelingen.
- Ondersteun en begeleid nieuwe medewerkers bij hun verhuizing (bijv. suggesties doen voor huisvesting, helpen bij het regelen van verblijfsvergunningen, enz.).
- Lokale werving faciliteren door nauw samen te werken met het wervingsteam om sollicitatiegesprekken te organiseren, kandidatendossiers bij te houden en te helpen bij wervingsinitiatieven.
- Bijdragen aan diverse taken voor andere projecten binnen het bedrijf.
- Informatie bijhouden (bijv. locatiespecifieke verhuisinformatie, locatiespecifieke administratieve handleiding, kantoorrichtlijnen, vervaldata van toegangscodes en veiligheidsmachtigingen, suggesties voor teambuilding en contactpersonen, enz.).
- Ons HR-team ondersteunen bij lokale naleving en onboarding.
- Kantoor: Namens het team communiceren met de klant over kantoorbeheer (bijv. kantoortoegang, onderhoud, serviceverzoeken enz.), en interne communicatie die relevant is voor het projectteam delen en/of vertalen.
- Bestel en beheer kantoorbenodigdheden.
- Houd een overzicht bij van de functies binnen het team, zoals BHV’ers en preventiemedewerkers, en stem deze af met de betreffende functies aan de kant van de klant.
- De telefoonlijst van het kantoor bijhouden.
- Vergaderingen voorbereiden (d.w.z. de opstelling regelen voor eventuele speciale vergaderingen).
- Post: zorg voor het ophalen en afleveren van algemene post.
- Voorbereiden, ophalen en afleveren van internationale post, inclusief het bijhouden van verzendmaterialen ter plaatse.
- Speciale evenementen en activiteiten: Teambuildinguitjes plannen, afstemmen met locaties en leveranciers, programma's voor evenementen opstellen, RSVP's bijhouden en het budget voor teambuilding beheren.
- Coördineer en faciliteer sociale uitjes en lunches indien nodig.
- Coördineren van mogelijkheden voor maatschappelijke dienstverlening en vrijwilligerswerk.
Kwalificaties
Bachelordiploma in bedrijfskunde/openbaar bestuur, financiën/boekhouding, management, onderwijs, sociale wetenschappen of een verwant vakgebied op het gebied van kantoorbeheer en administratie. Gelijkwaardige relevante werkervaring kan in plaats van het vereiste diploma in aanmerking worden genomen. Ook lopende studies op hbo- of universitair niveau kunnen in aanmerking worden genomen. Eerdere ervaring met Microsoft Office. Sterke organisatorische vaardigheden. Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Vermogen om te multitasken. Bereidheid tot af en toe reizen voor opleidingsdoeleinden. Vloeiend in zowel Nederlands als Engels (op C1/C2-niveau).
FAST-voordelen
Het salaris ligt naar schatting tussen € 2900 en € 3400 bruto per maand. Gedurende je hele loopbaan word je beloond via onze prestatiegerichte beloningsstructuur, het Nederlandse pensioenstelsel en prestatiegerelateerde bonussen. Jaarlijkse welzijnsvergoeding. Ons ‘gift matching’-programma verdubbelt het aantal uren dat je aan vrijwilligerswerk besteedt of de geldbedragen die je doneert. Het hele jaar door worden er teambuildingactiviteiten georganiseerd. Maak het verschil door zinvolle en positieve veranderingen teweeg te brengen bij overheidsinstanties.
Wil je meer informatie?
Fast Enterprises zet zich in voor de volledige inclusie van alle gekwalificeerde personen. Als onderdeel van deze toewijding zorgt Fast Enterprises ervoor dat personen met een handicap redelijke aanpassingen krijgen tijdens het wervingsproces. Als u redelijke aanpassingen nodig heeft, neem dan contact op met recruiting@fastenterprises.com. Voordat u documentatie bij uw sollicitatie indient, kunt u informatie verwijderen waarmee uw leeftijd, geboortedatum of de datum van inschrijving bij of afstuderen aan een onderwijsinstelling kan worden achterhaald.
Administratief medewerker (fulltime) – Nederland in Utrecht werkgever: UNAVAILABLE
Bij Danone Nederland bieden we een stimulerende werkomgeving waar innovatie en samenwerking centraal staan. Als Senior Engineering Manager krijg je de kans om impact te maken op wereldwijde projecten, terwijl je profiteert van flexibele hybride werkopties en uitgebreide mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei. Onze cultuur is gericht op duurzaamheid en teamwork, waardoor je deel uitmaakt van een organisatie die waarde hecht aan zowel jouw ontwikkeling als aan de gemeenschap.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Administratief medewerker (fulltime) – Nederland in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij UNAVAILABLE!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of UNAVAILABLE zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij UNAVAILABLE.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor UNAVAILABLE!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Administratief medewerker (fulltime) – Nederland in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van UNAVAILABLE en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van UNAVAILABLE. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij UNAVAILABLE
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen UNAVAILABLE.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen UNAVAILABLE kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over UNAVAILABLE via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
