In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de kantooroperaties met administratieve en coördinatie taken.
- Bedrijf: Stichting Truth Guardians, een NGO met een focus op diversiteit en inclusie.
- Voordelen: Competitief salaris, privé gezondheidsverzekering en hybride werkmodel.
- Overige informatie: Een kans om te groeien in een ondersteunende en professionele organisatie.
- Waarom deze baan: Maak impact in een dynamische omgeving en werk samen met diverse stakeholders.
- Kwalificaties: Minimaal 3 jaar ervaring in administratie en goede communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 42750 - 52250 € per jaar.
De posthouder speelt een sleutelrol in het ondersteunen van de soepele en efficiënte werking van het kantoor door het bieden van administratieve, operationele, inkoop- en coördinatieondersteuning. De rol vereist een zeer georganiseerde en proactieve professional met het vermogen om meerdere prioriteiten te beheren, vertrouwelijkheid te waarborgen en te allen tijde hoge normen van nauwkeurigheid en professionaliteit te handhaven.
Taken en activiteiten:
- Kantoorcoördinatie en beheer van kantoorvoorzieningen.
- Monitoren van de kalender van Stichting Truth Guardians (STG) en afspraken plannen.
- Beheren van kantoorbenodigdheden, beveiligingsprotocollen en veilige logboeken.
- Organiseren van het archiefsysteem voor belangrijke en vertrouwelijke documenten.
- Coördineren van reisarrangementen voor het STG-team in overeenstemming met het STG-beleid en de vereisten van donoren; ondersteuning bieden aan coördinerende en bezoekende medewerkers van andere STG-kantoren.
- Indien nodig, coördineren met een reisbureau.
- Nauw samenwerken met andere afdelingen en/of organisaties en (co-)vergaderingen, evenementen en activiteiten organiseren.
- Zorgen voor een soepel verloop van evenementen, vergaderingen en reizen.
- Aankopen van goederen en diensten voor het kantoor in overeenstemming met het interne inkoopbeleid van STG en de regels en voorschriften van donoren.
- Controleren van de inventaris van fysieke activa in het kantoor, inclusief personeelsequipment.
- Ondersteunen van de faciliteit van wederzijds voordelige relaties met Nederlandse belanghebbenden, zoals andere NGO's, onderzoekscentra, beleidsmakers en mogelijke donoren door taalbarrières en culturele verschillen te overbruggen en hen te verbinden met de juiste persoon binnen de STG.
- Deelnemen aan relevante interne en externe vergaderingen, evenementen en activiteiten indien officieel gevraagd.
- Ondersteunen van HR bij het beoordelen van werkgelegenheid en arbeidsomstandigheden om juridische naleving te waarborgen.
- Ondersteunen bij het monitoren van effectieve oriëntatie en onboarding voor nieuwe medewerkers.
- Ondersteunen bij personeelsdossiers (aanwezigheid, gegevens, enz.) volgens beleid en wettelijke vereisten.
- Zorgen voor naleving van het organisatiebeleid, GDPR-vereisten, donorregelingen en interne procedures.
Vereiste kwalificaties:
- BA in bedrijfskunde, sociale wetenschappen of een ander relevant vakgebied.
- Minimaal 3 jaar relevante professionele ervaring.
- Bewezen ervaring als Administratief Medewerker; ervaring in administratie, inkoop, logistiek (bij voorkeur in een NGO/gesubsidieerde organisatie).
- In staat om meerdere activiteiten te beheren en prioriteiten te identificeren, deadlines te halen en problemen op te lossen.
- Kennis van HR-functies en goed begrip van arbeidsrecht in Nederland en de EU is wenselijk.
- Cross-culturele communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden, en in staat om professioneel te communiceren met cultureel diverse medewerkers en belanghebbenden.
- Vloeiend in het Nederlands en Engels (gesproken en geschreven).
- In staat om administratief werk met een hoge mate van nauwkeurigheid en aandacht voor details uit te voeren.
- Hoog gevoel voor vertrouwelijkheid, betrouwbaarheid en discretie.
- Integriteit en delen van de waarden en ethische normen van STG.
- Uitstekende communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden; in staat om te schakelen met diverse belanghebbenden.
- In staat om effectief onder druk te werken en in complexe omgevingen, inclusief remote coördinatie over locaties en tijdzones.
Salaris en voordelen:
De organisatie biedt een concurrerend vergoedingspakket, inclusief maar niet beperkt tot particuliere ziektekostenverzekering.
Sluitingsdatum voor sollicitaties: 31 oktober 2026.
Stichting Truth Guardians gelooft in het bereiken van diversiteit in haar personeelsbestand door alle gekwalificeerde kandidaten aan te moedigen om te solliciteren naar aangekondigde vacatures. Stichting Truth Guardians zet zich in voor haar medewerkers en zorgt ervoor dat zij niet worden blootgesteld aan seksuele uitbuiting of misbruik in ruil voor de diensten die zij leveren. Bovendien zijn zij verantwoordelijk voor het beschermen van kinderen tegen schade en misbruik, en zorgen zij voor een veilige omgeving voor hen. De organisatie streeft ernaar een veilige werkomgeving voor iedereen te creëren, vrij van enige vorm van intimidatie, schade, uitbuiting of wangedrag tijdens het werk die de waardigheid en veiligheid van vrijwilligers en medewerkers kan ondermijnen.
Administrative Officer in The Hague werkgever: Truth Guardians
Stichting Truth Guardians biedt een stimulerende werkomgeving in Den Haag, waar medewerkers de kans krijgen om bij te dragen aan belangrijke maatschappelijke doelen. Met een focus op diversiteit en inclusie, biedt de organisatie competitieve voordelen zoals particuliere ziektekostenverzekering en mogelijkheden voor professionele groei. De hybride werkstructuur en de samenwerking met diverse stakeholders maken het een unieke plek voor administratieve professionals die waarde hechten aan ethiek en integriteit.
