Payroll Manager

Uren: 40 per week

Type contract: Vast dienstverband

Locatie & manier van werken: Amsterdam hoofdkantoor, minimaal 4 dagen per week op locatie.

Team: Deze rol leidt 1 Payroll Specialist.

Urban Gym Group is een snelgroeiende, multi-brand fitnessorganisatie die zich inzet voor het bieden van innovatieve en inspirerende fitnesservaringen. Met sportscholen in het Verenigd Koninkrijk, Nederland, Dubai en Ierland — waaronder TrainMore, Gymbox, Clubsportive, The CLB, RUSH, PILAT3S, TRIB3 en Gym Warehouse — zijn we toegewijd aan het empoweren van mensen om gezonder en gelukkiger te leven. We waarderen teamwork, innovatie en een passie voor fitness, en we zijn op zoek naar een Payroll Manager die volledige verantwoordelijkheid kan nemen voor onze payrollfunctie en deze verder kan ontwikkelen terwijl we blijven groeien.

De Payroll Manager is verantwoordelijk voor de end-to-end payrollfunctie voor Urban Gym Group, waarbij nauwkeurige, conforme en tijdige maandelijkse payroll wordt gegarandeerd in het VK, Nederland en Ierland, met groeiende betrokkenheid in Dubai en andere markten naarmate de groep uitbreidt. Dit is een vaste rol met echte verantwoordelijkheid: naast het soepel laten verlopen van de payroll, wordt van je verwacht dat je de functie professionaliseert en verbetert, de overgang naar een nieuw payrollsysteem leidt en payrollgerelateerde projecten aanstuurt.

Je werkt nauw samen met de Finance Director, het HR-team en onze externe payrollproviders, en bent een belangrijke speler terwijl we opschalen naar meerdere internationale markten. De rol heeft een sterke operationele en multicountry focus, met een dynamische workforce inclusief flexwerkers en nul-urencontracten binnen cluboperaties. Je ondersteunt ook de integratie van nieuw verworven entiteiten in de payrollprocessen en -systemen van de Groep, inclusief de overgang en harmonisatie van payrollactiviteiten die eerder buiten de Groep werden beheerd, evenals de integratie van verdere landen naarmate Urban Gym Group uitbreidt.

Doelen van de rol:

• Eigenaar zijn van en continu verbeteren van de end-to-end payrollfunctie voor alle Urban Gym Group-landen, waarbij elke maand nauwkeurige, conforme en tijdige payroll wordt gegarandeerd.
• Leiden van de implementatie van een nieuw payrollsysteem (Rippling) en de migratie van huidige providers en processen aansteken.
• Verantwoordelijkheid nemen voor een breder scala aan HR-verantwoordelijkheden naast payroll, en de link tussen payroll, HR en het bedrijf versterken.
• Een schaalbare payrollfunctie opbouwen die de voortdurende groei van Urban Gym Group kan ondersteunen, inclusief de entree in nieuwe landen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Payroll Eigenaarschap & Verwerking: Eigen en beheer de end-to-end maandelijkse payroll voor werknemers in het VK, Nederland en Ierland, met groeiende betrokkenheid in Dubai en andere landen naarmate de Groep uitbreidt.
• Communiceren met externe payrollproviders om nauwkeurige en tijdige indiening van payrollgegevens te waarborgen.
• Zorgdragen voor correcte verwerking van salarissen, inhoudingen, bonussen, onkosten en voordelen in alle clubs en landen.
• Proactief advies geven aan het management en senior leiderschap over payroll en gerelateerde gebieden, zoals wetgeving en belastingen.
• Coördineren van payrollinvoer van HR, clubmanagers en andere interne belanghebbenden.
• Optreden als het primaire aanspreekpunt voor payroll-gerelateerde vragen van werknemers en het bedrijf.
• Zorgdragen voor naleving van payrollregelingen en belastingvereisten in elk land (bijv. HMRC in het VK, Belastingdienst in Nederland, en de equivalente autoriteit in Ierland).
• Beheren van wettelijke vereisten, waaronder sociale zekerheid, pensioenbijdragen en belastingaangiften.

Systeemimplementatie & Procesverbetering:

• Leiden of een leidende rol spelen in de implementatie en migratie van een nieuw payrollsysteem, nauw samenwerken met Finance, HR en externe leveranciers.
• Verbeteringen aansteken in payrollprocessen, controles en rapportage naarmate de Groep opschaalt.
• Ondersteunen van gegevensmigratie, configuratie, integraties met HR-systemen, testen en parallelle payrollruns.
• Optreden als de dagelijkse liaison met leveranciers en externe payrollproviders tijdens onboarding en go-live.

HR Verantwoordelijkheden:

• Line-managen en ontwikkelen van de Payroll Specialist die aan jou rapporteert.
• Ondersteunen en/of eigenaarschap nemen van een gedefinieerde set HR-processen naast payroll, zoals contractadministratie, onboarding/offboarding en personeelsgegevensbeheer.
• Optreden als aanspreekpunt voor werknemers en managers over payroll- en HR-gerelateerde beleidslijnen en procedures.
• Nauw samenwerken met het recruitment- en HR-team om een consistente werknemerservaring van aanwerving tot payroll te waarborgen.

Wat we zoeken:

• Ervaring met payroll in meerdere landen (VK, Nederland, mogelijk Ierland) is vereist; ervaring met Dubai-payroll is op dit moment niet vereist.
• Ervaring met AFAS (huidig Nederlands payrollsysteem) is een pré; bredere ervaring met payrollsysteemimplementatie of migratie is belangrijk.
• Ervaring in een scale-up omgeving is een plus.
• Comfortabel met het combineren van payroll-eigenaarschap met het leiden van payrollgerelateerde projecten.
• Senior payrollprofessional met het vermogen om zelfstandig te werken, verantwoordelijkheid te nemen en te opereren met minimale supervisie in een dynamische omgeving.
• Goede kennis van payrollregelingen, belastingregels en wettelijke verplichtingen in de landen die je ondersteunt.
• Geavanceerde Excel-vaardigheden, inclusief rapportage, draaitabellen en complexe formules.
• Goede kennis van gangbare payroll- en HR-systemen.
• Minimale kwalificatie: PDL (Praktijkdiploma Loonadministratie); een VPS (Vakbekwaamheid Payroll Specialist) kwalificatie is een plus.
• Actueel met alle relevante payrollwetgeving, regelgevingen en belastingregels in zowel Nederland als het VK.
• Uitstekende ervaring in het voorbereiden van managementrapporten voor zowel het bedrijf als payroll.
• Goede kennis van tijd- en aanwezigheidsregistratie, de bijbehorende regelgeving en hoe dit in payroll wordt verwerkt.
• Vloeiend in het Engels (Nederlands is een pré).
• Uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden.

Wat we bieden:

• Volledige verantwoordelijkheid voor de payrollfunctie bij een snelgroeiende, multi-brand fitnessoperator.
• Directe samenwerking met de Finance Director en de bredere Finance- en HR-teams.
• Een competitief salaris en 8% vakantiegeld op basis van je jaarsalaris.
• 26 vakantiedagen op basis van een fulltime dienstverband.
• Wisseling van feestdagen.
• Pensioenregeling ter ondersteuning van je toekomst.
• Deelname aan ons Work in Club Programma.
• Vrijwilligerswerk één dag per jaar.
• Onbeperkte toegang tot al onze eersteklas locaties voor jou en een +1.
• Bij Urban Gym Group staat welzijn centraal, daarom heb jij en jouw gezinsleden onbeperkte toegang tot de diensten van onze welzijnspartner OpenUp.
• Optie voor thuiswerken gedurende 10 werkdagen per jaar.
• Een informele, ambitieuze werkcultuur met kantoren in Amsterdam.