European Tender Desk Manager in Delft

Bij TOPdesk helpen we organisaties hun serviceverlening te verbeteren met gebruiksvriendelijke IT Service Management (ITSM) en Enterprise Service Management (ESM) software en een mensen-eerste benadering. Met meer dan 5.000 klanten zijn we uitgegroeid tot een toonaangevende speler in Europa.

Publieke en enterprise tenders zijn een steeds belangrijkere route naar onze grootste Europese markten. Naarmate de vraag toeneemt in Nederland, Duitsland, het VK, Ierland en de Nordics, bouwen we een toegewijd Europees Tender Desk om ons biedproces sneller, consistenter en competitiever te maken.

De rol

TOPdesk is op zoek naar een European Tender Desk Manager om een groeiende internationale tenderoperatie van ongeveer 60-90 tenders per jaar te leiden. Indicatieve volumes zijn 20-30 in Nederland, Duitsland en het VKI en de Nordics samen, met een toenemende vraag in de loop van de tijd.

Je zult een team van drie Tender Coordinators aansturen die gevestigd zijn in Nederland en DACH, en deze markten lokaal ondersteunen. Je bent verantwoordelijk voor het Europese tenderframework, processen en kwaliteitsnormen, en bouwt de capaciteit, kennis en tools op om tijdige, competitieve indieningen te leveren naarmate de volumes toenemen.

Wat je zult doen

• Leiden en ontwikkelen van het team: manage, coach en ontwikkel je drie directe rapporten in Nederland en DACH, stel duidelijke doelstellingen, houd toezicht op prestaties en ontwikkeling, verdeel werkbelasting en bouw effectieve samenwerking over grenzen heen.
• Bouwen van het Europese operationele model: stel een enkele intake-route vast, duidelijke rollen en verantwoordelijkheden, beoordelingspoorten en escalatiepaden, en werk samen met lokale Tender Coordinators om de aanpak internationaal te testen, verfijnen en uit te rollen.
• Plannen van capaciteit en prioriteren van de portefeuille: voorspel vraag en piekwerkbelasting, wijs capaciteit toe met Sales op basis van commerciële waarde, complexiteit, deadlines en kans op succes, en adviseer over bied/no-bid beslissingen.
• Sturen van proces en kwaliteit: stel ondersteuningsniveaus in en beoordeel deze op basis van tendercomplexiteit en risico, houd toezicht op mijlpalen en indieningsgereedheid, en zorg voor complete, consistente antwoorden met de vereiste commerciële, lokale en specialistische goedkeuringen.
• Coördineren van expertise: werk samen met Sales, Consultancy, Legal, Security, Product, SaaS/Hosting, Finance en andere experts, leid vragen naar de juiste eigenaren en escaleer hiaten vroegtijdig.
• Bouwen van herbruikbare tenderkennis: beheer de centrale kennisbasis, sjablonen, versiecontrole en beoordelingscycli, maak goedgekeurde antwoorden gemakkelijk vindbaar en herbruikbaar, en voer regelmatig kwaliteitsaudits uit binnen de tender tool om de inhoud accuraat, actueel en compliant te houden naarmate het gebruik toeneemt.
• Schaal levering door middel van tools en adoptie: ontwikkel tooling en AI-ondersteunde analyse en inhoudshergebruik met beoordelingscontroles, en train lokale coördinatoren om de adoptie te vergroten en handmatige inspanning te verminderen naarmate de volumes toenemen.
• Meten en verbeteren van prestaties: rapporteer over tender volumes, werkbelasting, tijdigheid, kwaliteit, resultaten en kennishergebruik, en leid lessen-geleerd reviews die feedback vertalen naar praktische verbeteringen.

Jouw mandaat en partnerschappen

Je stelt het afgesproken tenderproces, deadlines en kwaliteitspoorten vast en handhaaft deze. Je kunt onvolledige input retourneren, aanvullende validatie vereisen, capaciteits- of kwaliteitsrisico's verhogen en aanbevelen tegen indiening wanneer de gereedheid onvoldoende is.

Sales behoudt eigendom van de kans, winstrategie, prijsstelling, bied/no-bid beslissing en finale commerciële goedkeuring. Lokale Tender Coordinators organiseren lokale bijdragen en formele indiening, ondersteund door de laatste kwaliteitscontrole van de Tender Desk en de beoordeling van de tweede persoon bij indiening. Consultancy is verantwoordelijk voor de uitvoerbaarheid van de implementatie; vakinhoudelijke experts zijn verantwoordelijk voor de nauwkeurigheid en goedkeuring van specialistische inhoud.

Waarom TOPdesk

• Een sterk, groeiend merk met een loyale klantenbasis van meer dan 5.000 organisaties in heel Europa.
• Een mensen-eerste cultuur met echte autonomie om een gloednieuwe functie op te bouwen en deze je eigen te maken.
• De kans om een van TOPdesk's belangrijkste cross-market initiatieven te leiden, nauw samenwerkend met de Sales-leiding.
• Ondersteund door CVC Capital Partners, met de ambitie en middelen van een scale-up.
• Een competitief compensatiepakket.

Over jou

Je bent een resultaatgerichte leider die weet hoe je een groeiend proces kunt opschalen in een internationale B2B-omgeving. Je brengt structuur, duidelijkheid en verantwoordelijkheid, gecombineerd met een mensen-eerste leiderschapsstijl.

Je brengt:

• Bewezen ervaring in het beheren van complexe tenders, biedingen of RFP's in een internationale B2B-omgeving, bij voorkeur in software, SaaS of IT-diensten.
• Bekendheid met Europese openbare aanbestedingen, met name in Duitsland en/of Nederland.
• Ervaring in het leiden en ontwikkelen van teams, bij voorkeur over locaties heen, en het introduceren van gedeelde processen die collega's in de praktijk aannemen.
• Ervaring in het beheren van gelijktijdige tenders en het plannen van capaciteit over landen, met sterke prioriterings- en stakeholdervaardigheden.
• Zelfvertrouwen om onvolledige input uit te dagen en concurrerende deadlines op te lossen.
• Ervaring met responsbibliotheken, kwaliteitsborging en tender tooling zoals Brainial.
• Vloeiend Engels en vloeiend in het Duits of Nederlands, beheersing van alle drie is een voordeel.
• Bereidheid om tussen teams te reizen indien nodig.

Wat succes eruit ziet

Een gedeeld proces over markten; een capabel team met capaciteit afgestemd op complexiteit en piekvraag; betrouwbare beoordelingen en deadlines naarmate de volumes toenemen; groter hergebruik van inhoud en minder herwerk; en duidelijke rapportage om resultaten met Sales te verbeteren.

Wat te verwachten

Ons proces bestaat uit een kennismakingsgesprek met onze recruiter, gevolgd door twee interviews met leden van onze Sales-leiding en team, inclusief een case-opdracht in de tweede ronde.

Extra informatie

• Een sterke focus op persoonlijke ontwikkeling - inclusief, in Nederland, ons "10 to Grow" programma: 10% van je tijd en budget voor je eigen groei.
• Een hybride werkomgeving gebaseerd op vrijheid, vertrouwen en verantwoordelijkheid.
• Een open en ondersteunende cultuur met samenwerking over nationale grenzen heen.
• Uitstekende arbeidsvoorwaarden.