Facilities Service Coordinator - The Hague

Onze Facilities Services afdeling draagt bij aan het creëren van veilige, gezonde, inspirerende en goed functionerende faciliteiten en werkplekken. Voor onze partners, voor elkaar, voor onszelf en voor TNO. Altijd en overal. Centraal in alles wat we doen staat de ervaring die mensen hebben wanneer ze een TNO-locatie binnenkomen of op afstand inloggen. Onze ambitie is om een serviceorganisatie te zijn die consistent een score van 8+ behaalt op klanttevredenheid. Elke dag en voor iedereen. We bereiken dit als één team, geleid door onze servicebelofte, die is opgebouwd rond vier kernwaarden: Toegankelijk, Betrokken, Duidelijk, Betrouwbaar.

Als Facilities Service Coordinator speel je een cruciale rol in het behalen van dat doel. Je bent het primaire aanspreekpunt voor alle facilitaire diensten op meerdere TNO-locaties. Momenteel omvat dit twee locaties: ons hoofdkantoor in Den Haag en een locatie in Groningen, die grotendeels op afstand gecoördineerd kan worden. Je zorgt ervoor dat facilitaire processen soepel verlopen en dat klanten tevreden zijn met de geleverde diensten. Dit doe je onder andere door prestatie- en voortgangsgesprekken te voeren met dienstverleners zoals schoonmaak-, catering- en receptiediensten. Eventuele afwijkingen in de dienstverlening of nieuwe klantbehoeften worden in samenwerking met de Contractmanager aangepakt.

Op basis van jouw begrip van de klantbehoeften op jouw locaties, draag je bij aan de inkoop en vernieuwing van diensten en geef je input voor leveranciersmanagementactiviteiten. Je coördineert de dagelijkse facilitaire operaties, inclusief het afhandelen van klantvragen, het monitoren van de dienstverlening, het beheren van budgetten en het onderhouden van gegevens over vierkante meters voor kostenallocatiedoeleinden. Ook speel je een belangrijke coördinerende rol bij verhuizingen en kantoorprojecten op jouw locaties. Daarnaast bied je functionele begeleiding aan het facilitaire personeel ter plaatse. Je identificeert trends en kansen voor serviceverbetering en rapporteert deze aan de Site Manager. Je bent ook verantwoordelijk voor de beveiliging op locatie. Als lokale beveiligingsfunctionaris ontwikkel je beveiligingsplannen en -procedures in overleg met de Coördinator Beveiligingsbeleid. Je biedt richtlijnen voor beveiligingsbewustzijn, rapporteert incidenten, neemt corrigerende maatregelen indien nodig en voert beveiligingsinspecties en site-audits uit.

Je fungeert als een vertrouwde adviseur voor interne klanten, zoals Onderzoeksmanagers, en ondersteunt hen bij zaken die verband houden met facilitaire diensten. Je dient als de ogen en oren van de facilitaire organisatie op locatie. Je levert input en neemt deel aan cross-functionele projecten, terwijl je zorgt voor afstemming met andere TNO-locaties met betrekking tot normen, beleid en processen. Je neemt verantwoordelijkheid voor jouw locaties en handelt altijd in het beste belang van TNO.

Wat verwachten we van jou? Een bacheloropleiding (HBO) werk- en denkniveau, bij voorkeur aangetoond door een relevante opleiding in Facilities Management of een gerelateerd vakgebied. Solide kennis van facilitaire managementprocessen. Ervaring in een servicegerichte rol binnen een grotere facilitaire organisatie. Affiniteit met technische systemen en facilitaire technologieën. Sterke beheersing van zowel Nederlands als Engels. Wonen in de regio Haaglanden of bereid zijn om dagelijks naar onze locaties te reizen. Omdat je verantwoordelijk bent voor meerdere locaties, is het essentieel dat je jouw processen effectief kunt organiseren en beheren en uitblinkt in samenwerking en stakeholderrelatiemanagement.

Wie ben jij? Je bent een klantgerichte professional die geniet van coördineren, organiseren en verbeteren van diensten. Je voelt je comfortabel bij het balanceren van operationele activiteiten met stakeholdermanagement en weet hoe je overzicht kunt behouden over meerdere locaties. Je communiceert effectief met zowel interne klanten als externe leveranciers, neemt verantwoordelijkheid voor jouw taken en identificeert proactief kansen voor verbetering. Het belangrijkste is dat je begrijpt dat uitstekende facilitaire diensten collega's in staat stellen om op hun best te presteren, en je bent gemotiveerd om elke dag een betekenisvolle bijdrage te leveren.

Wat krijg je ervoor terug? Uitdagend en gevarieerd werk met een echte impact. En volop mogelijkheden, want bij TNO ben je verantwoordelijk voor het vormgeven van jouw carrière. We bieden een bruto maandsalaris tussen € 3.500 en € 5.000 (afhankelijk van jouw kennis en ervaring), 8% vakantiegeld, een 13e maand bonus van 8,33% en een flexbudget (5,58% + € 180). Daarnaast krijg je alle gelegenheid om jezelf te ontwikkelen. TNO biedt optionele werknemersvoordelen, waarmee je jouw voordelenpakket kunt afstemmen op jouw persoonlijke situatie.

Je kunt ook verwachten: Een uiterst professionele, innovatieve werkomgeving waar collega's toonaangevende experts zijn in hun vakgebied. De mogelijkheid om cursussen, workshops en conferenties bij te wonen, en training en coaching te ontvangen op basis van jouw behoeften. 33 dagen jaarlijkse vakantie plus een flexibele vakantie die kan worden gebruikt op een culturele, religieuze of anderszins belangrijke dag van jouw keuze (op basis van fulltime). Een werkgever die werkt aan een respectvolle, inclusieve en eerlijke werkomgeving waar elke werknemer kan floreren, met verschillende initiatieven zoals Jong TNO, talrijke expertise gebaseerde gilden, Rainbow Community en Round Tables over diverse inclusieonderwerpen. We bieden een uitgebreid en flexibel mobiliteitsplan dat ook volledige vergoeding voor openbaar vervoer voor woon-werkverkeer en zakelijke reizen omvat. Geweldige sociale evenementen met jouw team en andere TNO-collega's. Zo leer je veel mensen snel kennen. Flexibele werktijden, de mogelijkheid om parttime (32 of 36 uur) te werken en de mogelijkheid om vanuit huis te werken. Een goede pensioenregeling.

TNO als werkgever: Onze mensen staan centraal bij TNO. Hun nieuwsgierigheid, expertise en ondernemende geest maken het mogelijk om hoog-impact onderzoek en innovaties te leveren die bijdragen aan het duurzame welzijn en de welvaart van de samenleving. Daarom investeren we in een inspirerende en inclusieve werkomgeving waar collega's kunnen excelleren, autonomie hebben en blijven groeien. Jouw talent en ambitie krijgen alle kans om te bloeien bij TNO. Je werkt samen met experts (zowel binnen als buiten TNO), hebt toegang tot geavanceerde technologie en de vrijheid om te verkennen, experimenteren en innoveren. Onze kracht ligt in onafhankelijkheid, betrouwbaarheid en samenwerking. We vinden elkaar in verwondering en vindingrijkheid. We zijn gedreven om grenzen te verleggen. Door samen te werken met bedrijven en de overheid, en door verschillende perspectieven te verbinden, versterken we onze innovatieve capaciteit en creëren we verantwoordelijke, betekenisvolle resultaten. Bij TNO geloven we dat dit onze tijd is om de samenleving, de overheid en het bedrijfsleven sneller vooruit te helpen. Samen met gedreven collega's zet je kennis om in concrete innovaties of ondernemingen die echt een verschil maken door de kracht van wetenschap en ondernemerschap te combineren.

De selectieprocedure: Solliciteer vóór 4 oktober 2026. De selectieprocedure bestaat uit twee interviewrondes. In een laatste gesprek bespreken we de arbeidsvoorwaarden en jouw op maat gemaakte voordelenpakket. We streven ernaar het hele proces binnen vier weken af te ronden. De selectieprocedure kan een online assessment en een referentiecheck omvatten. Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is vereist voordat je bij TNO begint. Aangezien je zult werken voor klanten in het domein van defensie en veiligheid, is een Verklaring van Geen Bezwaar afgegeven door de AIVD (de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst) verplicht. Dit betekent dat je een veiligheidscreening moet ondergaan.