Student assistent Bureau Promoties en Academische Plechtigheden in Tilburg

Het Bureau Promoties en Academische Plechtigheden is per 1 januari 2027 op zoek naar een werkstudent(e) ter ondersteuning van diverse promotieactiviteiten. We zoeken een student(e) die studeert aan Tilburg University, die zin heeft om zich te verdiepen en te leren over promotiezaken en de academische plechtigheden en die voor tenminste 1 jaar, en zo mogelijk langer, beschikbaar is omdat het geen eenvoudig routinematig werk betreft. Deze functie is goed te combineren met het volgen van een voltijdstudie aan de universiteit en er wordt in de planning rekening gehouden met je college- en tentamenrooster.

Jouw functie

• Je biedt administratieve en functionele ondersteuning aan het Bureau Promoties en Academische plechtigheden.
• Je zult nauw samenwerken met de pedel en het secretariaat College voor Promoties.
• De ondersteuning van de Pedel bestaat onder andere uit:
• Administratieve taken zoals het toezicht houden op de voorbereidingen voor een plechtigheid, ervoor zorgen dat de bijbehorende administratie op orde is en controles zijn gedaan.
• Het logistieke proces voorafgaand aan de promotieplechtigheid, waaronder het klaarmaken van de bullen en bijbehorende documenten.
• Functionele ondersteuning tijdens promoties en redes door samen te werken met de gastheren en -vrouwen.
• Coördinatie van de werkzaamheden van de gastheren en -vrouwen.
• De ondersteuning van het secretariaat van het College voor Promoties bestaat onder andere uit administratieve taken behorend bij de laatste fase van het promotietraject:
• Agendabeheer, diverse administratieve controles rondom promotietrajecten waarbij je pro-actief actie onderneemt.
• Correspondentie uitwerken voor promovendi, promotores en promotiecommissie.
• Toezicht houden op het verloop tijdens de afrondende fase.
• Doorvoeren van administratieve verwerkingen in het promovendivolgsysteem.

Je staat gedurende het dienstverband ingeschreven als student aan Tilburg University en je hebt minimaal 60 ECTS behaald binnen een universitaire bacheloropleiding. Je hebt een goede beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal in woord en geschrift. Je beheerst Word, Outlook en Excel goed. Je bent flexibel inzetbaar. Je bent leergierig, pro-actief en stressbestendig, je werkt secuur en zelfstandig. Je staat voor kwaliteit en je hebt een dienstverlenende instelling.

Ons aanbod

• Dienstverband van 0,2 fte (8 uur per week). Werktijden zijn in overleg, bij voorkeur één vaste dag of twee halve dagen per week.
• Salaris tussen €3.230 – €3.288 bruto per maand bij een fulltime dienstverband (UFO-profiel Student-assistent, salarisschaal SA). Inschaling is afhankelijk op basis van je behaalde ECTS/studiejaar waarin je je bevindt.
• Dit is een vacature voor een Student-assistent.
• Je krijgt een tijdelijk contract voor de duur van 12 maanden.
• Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%.
• Ruim 8 weken vakantie.
• Als je geen studiefinanciering hebt, krijg je vergoeding voor duurzaam woon-werkverkeer.
• Inclusieve werkcultuur: iedereen is welkom en we bieden gelijke kansen.

Wil je meer weten voordat je solliciteert? Neem gerust contact op met Tineke van Stralen, secretariaat College voor Promoties op +314662230. De briefselectie vindt plaats op 2 november 2026. Je ontvangt daarna zo snel mogelijk bericht. De selectiegesprekken vinden plaats op 9 november 2026.

Je start idealiter in januari 2027 met werken voor Tilburg University. Tilburg University is dé universiteit voor mens- en maatschappijwetenschappen. Al sinds onze oprichting in 1927 zetten we ons in voor een rechtvaardige, inclusieve en duurzame samenleving. Met toonaangevend onderzoek en inspirerend onderwijs dragen wij bij aan duiding en waar mogelijk aan oplossingen voor actuele maatschappelijke vraagstukken, van klimaatverandering tot digitalisering.

Onze gemeenschap is persoonlijk, betrokken en kleinschalig. Op onze groene, compacte en levendige campus is ruimte voor ontmoeting, samenwerking én reflectie en persoonlijke groei. Werken bij Tilburg University doe je tegen aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden in een inclusief team. Hier krijg je volop kansen voor het versterken van je talenten en het ontwikkelen van een loopbaan. In een warme werksfeer waarin we hechten aan de waarden: curious, connected, caring en courageous.

Over de divisie Executive Services (ES)

De divisie Executive Services (ES) is onderdeel van University Services van Tilburg University en ondersteunt en adviseert het College van Bestuur, het Stichtingsbestuur en de medezeggenschap. Samen zijn wij verantwoordelijk voor juridische advisering en ondersteuning, voor interne audit, risicomanagement, integrale veiligheid, informatieveiligheid, kennisveiligheid en compliance.

Tilburg University hanteert de sollicitatiecode van de Nederlandse Vereniging voor Personeelsmanagement & Organisatieontwikkeling (NVP). De tekst in deze vacaturetekst is auteursrechtelijk eigendom van Tilburg University. Gebruik, verspreiding en verdere publicatie van de advertentie zonder uitdrukkelijke toestemming van de Tilburg University is niet toegestaan en dit geldt uitdrukkelijk voor gebruik door wervings- en selectiebureaus die niet rechtstreeks namens de Tilburg University optreden. Reacties op werving door niet-contractanten van Tilburg University worden niet in behandeling genomen.