In één oogopslag
- Taken: Beheer financiële administratie en coördineer gebouwbeheer op de campus.
- Bedrijf: Tilburg University, een inclusieve en innovatieve onderwijsinstelling.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, 8 weken vakantie, thuiswerkvergoeding en ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Kansen voor persoonlijke groei en een warme werksfeer.
- Waarom deze baan: Maak impact op de campus en werk in een dynamisch team.
- Kwalificaties: MBO/HBO-opleiding en ervaring in financieel-administratieve taken.
Het verwachte salaris ligt tussen 3537 - 4673 € per maand.
De divisie Facility Services (FS) van Tilburg University levert facilitaire diensten en advies aan bestuur, medewerkers, studenten en gasten. De belangrijkste taken zijn vastgoedbeheer, campusontwikkeling, beheer sportvoorzieningen, inkoop en contractbeheer, post en documentmanagement en het regisseren van schoonmaak, catering en beveiligingsdiensten.
Vanwege de pensionering van een medewerker is men op zoek naar een collega die het diverse takenpakket kan overnemen. De werkzaamheden vallen globaal uiteen in 60% administratieve taken (financiën en roostering) en 40% gebouwbeheerstaken.
Financieel-administratieve taken:
- Uitvoeren van gegevensverwerking en -controle (declaraties, betaalopdrachten, doorbelastingen, facturen, overeenkomsten etc.)
- Informatieverstrekking aan- en contacten onderhouden met externe partijen en medewerkers inzake administratieve afhandeling van zaken
- Projectadministraties verzorgen, budgetten bijhouden en de voortgang controleren
- Interne orders en/of kostenplaatsen aanmaken (in overleg met business controller)
- Adviseren over budgetten/begrotingen bij nieuw op te zetten activiteiten/projecten
- Budgetanalyses uitvoeren en signaleren van overschrijdingen
- Facturatie verzorgen van o.a. cursussen
- Memoriaal boekingen maken
- Werkzaamheden verzorgen voor de tussentijdse management rapportages en de jaarafsluiting in overleg met management en business controller
- Contact onderhouden met business controller en faculteitsdirecteur over lopende actuele zaken
- Vertegenwoordiging bij diverse overleggen in Tilburg
Rooster technische taken:
- Zelfstandig inplannen gebruik van collegezalen en vergaderruimtes
- Invoeren collegerooster en wijzigingen doorvoeren voor derden
- Informatiepunt voor collega’s, studenten en externe partijen in het onderwijsgebouw
- Dagelijkse check binnen en buiten het pand op gebreken, schade, lekkage, storingen en dergelijke
- Toegangsbeheer panden Utrecht
- Coördineren, informeren en aansturen van de studentenportiers
- Opstellen van instructies voor studentportiers
- Monitoren en de planning bijhouden van controle- en testbezoeken aan alarminstallatie, brandblussers, etc.
- Contacten onderhouden met de pandeigenaar en met de technische dienst
- Controle uitvoeren op bestellingen
- Dagelijks openstellen van het onderwijsgebouw
- Coördinatie BHV voor de locatie Utrecht
- Informeren van beveiliging/alarmcentrale in geval van bijzondere evenementen en calamiteiten
De kandidaat dient over relevante ervaring als financieel-administratief medewerker te beschikken en affiniteit en ervaring te hebben met facilitaire ondersteuning/gebouwbeheerstaken. De kandidaat beschikt over:
- Afgeronde mbo/hbo-opleiding en aantoonbare werkervaring op financieel/administratief gebied (minimaal 3 jaar werkervaring)
- Het vermogen om snel en goed te kunnen schakelen tussen de verschillende taken en overzicht te behouden
- Een zeer goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift
- Een dienstverlenende, flexibele en klantgerichte houding
- Bij voorkeur enige ervaring met roostersystemen
- Actuele kennis van financiële wet- en regelgeving
- Goede kennis van Excel, MS Outlook, Word en universiteitsbrede IT-systemen
- Goede organisatorische en communicatieve vaardigheden
- EHBO-diploma/ ervaring met bedrijfsveiligheid
- Praktische hands-on instelling en resultaatgerichtheid
De standplaats is te Utrecht, zodat in (of in de buurt van) Utrecht wonen een pré is in verband met beschikbaarheid in het geval van nood.
Ons aanbod:
- Een functie op basis van 0.8 – 1.0 fte (32-40 uur per week)
- Een salaris van minimaal € 3.537 en maximaal € 4.673 bruto per maand bij een fulltime dienstverband
- Vakantietoeslag van 8% en een eindejaarsuitkering van 8,3%
- Ruim 8 weken vakantie
- Een thuiswerkvergoeding van €2 per dag
- Vergoeding van duurzaam woon-werkverkeer
- Een maandelijkse internetvergoeding van €25
- Een keuzemodel waarin je arbeidsvoorwaarden uitruilt voor bijvoorbeeld extra verlof
- Een verhuiskostenvergoeding (onder voorwaarden)
- Trainingen op het vlak van persoonlijke ontwikkeling, loopbaanontwikkeling, leiderschap, onderwijs en onderzoek
De briefselectie staat gepland op 26 oktober; kort hierna ontvang je bericht van ons. De eerste gespreksronde vindt plaats op 2 of 3 november en de tweede gespreksronde een week later.
Tilburg University is dé universiteit voor mens- en maatschappijwetenschappen. Al sinds onze oprichting in 1927 zetten we ons in voor een rechtvaardige, inclusieve en duurzame samenleving.
Administrateur / beheerder in Tilburg werkgever: Tilburg University
Tilburg University is een uitstekende werkgever die zich richt op innovatie en samenwerking in het hoger onderwijs. Met een stimulerende werkomgeving binnen het Educational Support Team, biedt de universiteit volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei, terwijl je bijdraagt aan de ontwikkeling van baanbrekende AI-toepassingen. De cultuur is open en creatief, waardoor je jouw ideeën kunt delen en impact kunt maken op de leerervaring van studenten.
