In één oogopslag
- Taken: Beheer en verbeter de informatiehuishouding voor beter onderwijs.
- Bedrijf: Inspectie met een focus op effectieve informatievoorziening.
- Voordelen: Competitief salaris, professionele ontwikkeling en een dynamische werkomgeving.
- Overige informatie: Samenwerken in een team van 25 professionals met groeimogelijkheden.
- Waarom deze baan: Draag bij aan belangrijk toezicht en maak impact in het onderwijs.
- Kwalificaties: MBO diploma en HBO werk- en denkniveau vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3484 - 4868 € per maand.
Ben je communicatief vaardig en heb je affiniteit met informatiehuishouding en archivering? Weet je van aanpakken en toon je graag initiatief? Wil je een bijdrage leveren aan effectief toezicht voor beter onderwijs? Zeg je hier ‘ja’ op, dan past deze functie goed bij jou!
Als medewerker recordmanagement lever je samen met je collega’s van team recordmanagement een belangrijke bijdrage aan het op orde brengen en houden van de informatiehuishouding van de inspectie in de breedste zin van het woord. Het team is onderdeel van het CIO-office, één van de afdelingen van de directie Kennis, dat bestaat uit ongeveer 25 medewerkers. De afdeling is onder andere verantwoordelijk voor advies en beleid op het gebied van informatievoorziening, -huishouding en -verstrekking, maar heeft ook een belangrijke controlerende en kaderstellende taak.
In het kader van de controlerende taak gaat de inspectie aan de slag met het opstellen van een documentair structuurplan (DSP). Dit wordt één van je belangrijkste taken binnen deze functie. Je inventariseert daarvoor de processen, inclusief registraties en informatiesystemen, en beschrijft de onderlinge verbanden. De werkzaamheden bestaan daarnaast uit het beantwoorden van vragen en het oplossen van problemen van collega’s met betrekking tot het registreren, delen en vinden van informatie in het documentmanagementsysteem (Proza), het beheren en monitoren van het gebruik van Proza en de netwerkschijven en diverse werkzaamheden met betrekking tot informatieverzoeken.
Daarnaast heb je als medewerker recordmanagement ook de volgende taken:
- het beheren en onderhouden van het documentair kwaliteitssysteem en de ordeningstructuur volgens afspraken en richtlijnen van de inspectie;
- het opstellen en bijhouden van werkinstructies op het gebied van recordmanagement en het monitoren van de naleving hierop;
- het opstellen van opleidingsmateriaal zoals presentaties, handleidingen en oefeningen ter ondersteuning van de trainingen op het gebied van informatiehuishouding;
- het zorgen dat je bij blijft met betrekking tot ontwikkelingen in het vakgebied.
Functie-eisen
Werk- en denkniveau MBO diploma en HBO werk-en denkniveau. Kennis en ervaring kennis van- of affiniteit met ontwikkelingen in het vakgebied (normen, standaarden, methodieken en systemen); ervaring met het opstellen van een documentair structuurplan (DSP); ervaring met het opzetten en onderhouden van een monitoringssysteem; ervaring binnen recordmanagement is een pre, net als kennis van algemene wet- en regelgeving op dit gebied voor de Rijksoverheid.
Bovendien herken jij jezelf in de volgende eigenschappen: je bent communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk; je bent gericht op samenwerking, zowel binnen team recordmanagement als met collega’s van buiten het team; je gaat voor tastbare resultaten, werkt nauwkeurig en bent vasthoudend.
Voor deze functie geldt het profiel voor de functiegroep Adviseur Bedrijfsvoering (functiefamilie Bedrijfsvoering) uit het Functiegebouw Rijk.
Arbeidsvoorwaarden
Maandsalaris: Min €3484 - Max €4868
Medewerker Recordmanagement werkgever: The Dutch Inspectorate of Education
Als medewerker recordmanagement bij onze organisatie krijg je de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan het verbeteren van het onderwijs door middel van effectieve informatiehuishouding. We bieden een stimulerende werkomgeving waar samenwerking en initiatief worden aangemoedigd, met volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei. Onze locatie in het hart van de overheid biedt unieke voordelen, waaronder toegang tot diverse netwerken en expertise binnen het vakgebied.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van The Dutch Inspectorate of Education
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medewerker Recordmanagement kunt binnenhalen
✨Leer de kneepjes van de overheidswereld
Neem deel aan evenementen en netwerkbijeenkomsten die gericht zijn op de overheid en de publieke sector. Dit is dé plek waar je mensen kunt ontmoeten die al werken bij organisaties zoals The Dutch Inspectorate of Education en je kunt een goed beeld krijgen van hun cultuur en wensen.
✨Gebruik je connecties
Vraag aan vrienden of familie die in de publieke sector werken om je te koppelen aan hun netwerk. Het gaat vaak om wie je kent, dus laat je niet schamen om dat aanspreekpunt te zoeken dat je verder kan helpen op de arbeidsmarkt.
✨Wees proactief op sociale media
Volg de relevante overheidsinstanties en publieke organisaties op platforms zoals LinkedIn en Twitter. Dit kan je helpen om op de hoogte te blijven van vacatures bij The Dutch Inspectorate of Education en om te zien welke vaardigheden en kennis momenteel het meest gevraagd worden.
✨Neem deel aan vrijwilligerswerk
Ervaring doen in de publieke sector kan een goede manier zijn om je cv op te bouwen en je netwerk uit te breiden. Zoek naar vrijwilligersprojecten die aansluiten bij waar je bij The Dutch Inspectorate of Education zou willen werken en laat zien dat je betrokken bent bij de gemeenschap.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medewerker Recordmanagement te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Ken je DEI-beleid:In de overheid en publieke sector is Diversiteit, Gelijkheid en Inclusie (DEI) superbelangrijk. Zorg ervoor dat je in je motivatiebrief aangeeft hoe jij deze waarden ondersteunt en wat jouw visie daarop is. Dit laat zien dat je de organisatie snapt en een goede fit bent voor The Dutch Inspectorate of Education.
Wees transparant over je ervaring:Bij een fulltime rol in de overheid verwachten ze vaak relevante ervaring of opleidingen. Wees specifiek over jouw eerdere functies, stages of projecten die een link hebben met de publieke sector, en hoe deze jou voorbereiden op de rol van Medewerker Recordmanagement. Gebruik bijvoorbeeld concrete voorbeelden of resultaten die je hebt behaald.
Opleidingen en certificaten zijn key:Vergeet niet om je relevante diploma’s en certificaten goed in je CV te vermelden. Dit kan betekenen dat je naast je HBO of WO-diploma ook aanvullende cursussen hebt gevolgd die belangrijk zijn voor deze rol. Laat zien dat je blijft leren en ontwikkelen, dat bevalt werkgevers!
Kijk naar de taal en stijl:In de overheid hechten ze veel waarde aan een duidelijke en formele schrijfstijl. Zorg ervoor dat je motivatiebrief en CV vrij zijn van jargon, maar ook niet te casual zijn. Gebruik een professionelere toon, zodat je laat zien dat je de sector serieus neemt. Dit kan het verschil maken in je sollicitatie bij The Dutch Inspectorate of Education!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij The Dutch Inspectorate of Education
✨Ken je wetgeving en beleid
In de overheid en publieke sector draait alles om wetgeving en beleid. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van belangrijke wetten en actuele beleidskwesties die relevant zijn voor The Dutch Inspectorate of Education en de rol van Medewerker Recordmanagement.
✨Bereid je voor op scenario's
Verwacht dat je wordt uitgedaagd met scenario's waarin je moet laten zien hoe je omgaat met publieke belangen en ethische dilemma's. Dit soort vragen zijn veelvoorkomend in interviews binnen de overheid en publieke sector, dus oefen je reacties en beslissingsprocessen.
✨Toon je motivatie voor de publieke zaak
Omdat het hier gaat om een fulltime functie, willen ze zien dat je echt gemotiveerd bent om in de publieke sector te werken. Deel je redenen waarom je deze rol bij The Dutch Inspectorate of Education wil en hoe je je kunt inzetten voor de gemeenschap.
✨Netwerk met professionals in de sector
Probeer contact te leggen met mensen die al werkzaam zijn in de overheid en publieke sector. Dit kan je inzichten geven in de bedrijfscultuur bij The Dutch Inspectorate of Education en tips over hoe je je kunt onderscheiden in het interview.
