Veranderregisseur Integrale Procesverbetering – Omgeving Amsterdam/Hybride Werken

Aanleiding: Het postproces vraagt om een gefaseerde verbeteraanpak waarin op korte termijn praktische verbeteringen worden gerealiseerd en tegelijk wordt gewerkt aan duurzame borging. Hiervoor is tijdelijk veranderkundige en procesmatige ondersteuning nodig rond samenwerking, training, verantwoordelijkheden en naleving van wet- en regelgeving.

Bedoeling: Een professioneel, gedragen en duurzaam geborgd postproces realiseren waarin snelle verbeteringen en structurele procesverbetering samenkomen.

Persoonlijkheid x vaardigheid: Je bent een ervaren veranderkundige en procesbegeleider die analytisch en pragmatisch werkt, verschillende belangen verbindt en weerstand productief begeleidt. Je combineert procesverbetering met participatieve implementatie, duidelijke governance, kennisoverdracht en duurzame borging.

Organisatie: Je werkt voor een publieke uitvoeringsorganisatie in regio Amsterdam. De opdracht wordt uitgevoerd in nauwe samenwerking met de betrokken onderdelen van het postproces, medewerkers, proceseigenaren en ketenpartners.

Als Veranderregisseur Integrale Procesverbetering begeleid je de professionalisering en duurzame verankering van het postproces. Je verbindt procesinhoud, veranderkundige begeleiding en implementatie en geeft de aanpak samen met betrokken medewerkers, proceseigenaren en ketenpartners vorm. De opdracht kent een gefaseerde aanpak. Op korte termijn begeleid je verbeteringen die weinig of geen directe geldkosten vragen en relatief snel zijn te organiseren. Het gaat onder meer om het scheiden van poststromen, het verruimen van de verwerkingsdeadline en, waar haalbaar, het vereenvoudigen van handmatige handelingen in de aanlevering en het voldoen aan geldende wet- en regelgeving. Tegelijk werk je aan draagvlak, samenwerking, training, heldere verantwoordelijkheden en duurzame borging. Je begeleidt het participatieve ontwerp, de besluitvorming en de invoering van de werkwijze en zorgt voor afspraken over eigenaarschap, beheer, evaluatie en bijsturing.

Verantwoordelijkheden en resultaten:

• Je voert een nulmeting uit en vertaalt deze samen met betrokken medewerkers, proceseigenaren en ketenpartners naar een gedragen aanpak voor de professionalisering van het postproces;
• Je begeleidt de snelle verbeteringen binnen het postproces, waaronder het scheiden van poststromen, het verruimen van de verwerkingsdeadline en, waar haalbaar, het vereenvoudigen van handmatige handelingen in de aanlevering en het voldoen aan geldende wet- en regelgeving;
• Je beschrijft en professionaliseert samen met betrokkenen de gezamenlijke werkwijze, zodat deze gedragen en toepasbaar is in de dagelijkse praktijk;
• Je stelt samen met de betrokken partijen een RASCI-matrix op en stemt rollen, verantwoordelijkheden en eigenaarschap af;
• Je begeleidt het participatieve ontwerp, de besluitvorming en de invoering van de verbeterde werkwijze en verbindt daarbij medewerkers, proceseigenaren en ketenpartners;
• Je begeleidt weerstand en uiteenlopende belangen op een productieve manier en bewaakt de samenwerking tijdens de verandering;
• Je werkt een voorstel uit voor training en kennisoverdracht, zodat de nieuwe werkwijze duurzaam kan worden overgedragen aan de lijnorganisatie;
• Je legt afspraken vast over eigenaarschap, beheer, evaluatie en bijsturing en ondersteunt daarmee de duurzame borging van het postproces;
• Je stelt op basis van de opgedane inzichten een vervolgadvies op over complexere verbeteropties.

Functie-eisen:

• De functie betreft 24 uur per week;
• Zonder overheidservaring heeft het helaas geen zin om te reageren;
• Minimaal een afgeronde hbo-opleiding;
• Minimaal 5 jaar werkervaring als veranderkundige, organisatieadviseur of procesbegeleider in complexe organisaties;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

Wensen:

• Werkervaring met verander- en procesverbetertrajecten binnen een publieke uitvoeringsorganisatie;
• Werkervaring met ketenprocessen rond document-, zaak-, informatie- of postverwerking en met de aansluiting tussen fysieke en digitale werkstromen;
• Kwaliteit van de voorgestelde aanpak voor participatief ontwerpen, implementeren en borgen van de werkwijze, bijvoorbeeld met Lean (Six-Sigma) of een vergelijkbare methodiek;
• Werkervaring met RASCI/RACI, procesgovernance, training en overdracht aan de lijnorganisatie.

Competenties:

• Verbindend en samenwerkingsgericht;
• Analytisch en procesmatig sterk;
• Organisatiesensitief en rolbewust;
• Pragmatisch en resultaatgericht;
• Coachend en faciliterend;
• Weerstand en uiteenlopende belangen productief begeleiden;
• Duidelijk communiceren, besluiten en vastleggen;
• Gericht op overdracht en duurzame borging.

Aanleveren:

• Op de opdracht afgestemd cv opgesteld in het Nederlands, format Word, max. 5 A4tjes;
• Geef een korte motivatie voor deze opdracht (max. 1 A4tje);
• 2 referenties met contactgegevens (In geval van een intakegesprek worden deze soms geraadpleegd door de opdrachtgever);
• Indicatie uurtarief.

Aangezien de functie eisen knock-out criteria zijn, en de functiewensen de gunningscriteria zijn, dient jouw aansluiting hierop dan ook goed afleesbaar in je cv te zijn opgenomen.