De functie
Je biedt secretariële en organisatorische ondersteuning aan het bestuursbureau. Je werkt samen met collega’s van het managementsecretariaat en ondersteunt bij de voorbereiding en uitvoering van afspraken, bijeenkomsten en vergaderingen.
Werkzaamheden
Beheren van agenda’s voor afdelingshoofden, attenderen op gemaakte afspraken en afspraken voorbereiden.
Plannen en organiseren van interne en externe bijeenkomsten en vergaderingen.
Vergaderingen van de Stuurgroep Projecten voorbereiden, waaronder agenda’s opstellen en vergaderstukken gereedmaken en verspreiden.
Bij afwezigheid van collega’s zorgen voor verslaglegging van vergaderingen.
Vergaderstukken en bijlagen controleren op volledigheid en waar nodig actie ondernemen.
Documenten en vergaderstukken overzichtelijk beheren, verwerken en terugkoppelen aan betrokkenen.
Wat breng je mee?
Een afgeronde secretariële of administratieve opleiding op minimaal mbo-4-niveau.
Minimaal vier jaar aantoonbare ervaring als secretaresse of in een vergelijkbare functie.
Ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie.
Ervaring met Microsoft Office.
Ervaring met het beheren en verwerken van documenten en vergaderstukken en het terugkoppelen daarvan aan betrokkenen.
Minimaal één jaar ervaring met het gelijktijdig ondersteunen van ten minste drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, afspraken plannen en overleggen voorbereiden.
Eisen
Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveauErvaring als secretaresse binnen een overheid organisatieMinimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresseAantoonbare werkervaring met Microsoft OfficeAantoonbare afgeronde opleiding op mbo 4 niveau in de richting van
secretarieel of administratiefMinimaal 4 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse of in een
vergelijkbare functieAantoonbare werkervaring met het overzichtelijk beheren, verwerken en
terugkoppelen van documenten en vergaderstukken aan betrokkenenMinimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het gelijktijdig ondersteunen
van minimaal drie afdelingshoofden, waaronder agendabeheer, het plannen van
afspraken en het voorbereiden van overleggenCompetentiesOrganisatorische en administratieve vaardigheden zoals planning,
agendabeheer en noterenDienstverlenende instellingGestructureerd, systematisch en accuraat werkendVerantwoordelijkheidZelfstandigheidSamenwerkingsgerichtGoede schriftelijke communicatievaardighedenGoede mondelinge communicatievaardighedenStressbestendigBlijft kalm bij werken onder tijdsdrukIntegriteit in het verwerken van vertrouwelijke gegevens
#J-18808-Ljbffr
Secretaresse in Utrecht werkgever: Stichting Slachtofferhulp Nederland
Stichting Slachtofferhulp Nederland is een uitstekende werkgever die zich inzet voor de ondersteuning van slachtoffers in Nederland. Met een sterke focus op teamwork en professionele ontwikkeling, biedt de organisatie een stimulerende werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden te ontwikkelen en bij te dragen aan een maatschappelijk doel. De unieke locatie en de betrokkenheid bij de gemeenschap maken het werken hier niet alleen betekenisvol, maar ook zeer bevredigend.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Stichting Slachtofferhulp Nederland
