In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de Pilot & Implementatieboard met procesmatige en administratieve taken.
- Bedrijf: Werken aan veilige gegevensuitwisseling in de zorg met een innovatief team.
- Voordelen: Bijdragen aan belangrijke zorgprojecten en waardevolle ervaring opdoen.
- Overige informatie: Een dynamische omgeving met veel mogelijkheden voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Maak impact in de zorgsector door essentiële processen te ondersteunen.
- Kwalificaties: Hbo-niveau en ervaring als projectsecretaris of in een vergelijkbare rol.
Het verwachte salaris ligt tussen 5400 - 6600 € per maand.
Opdrachtomschrijving
Beschrijving project/programma: Veilige en betrouwbare landelijke gegevensuitwisseling in de zorg vereist dat infrastructuren, afspraken en voorzieningen goed op elkaar aansluiten. Het Landelijk Dekkend Netwerk (LDN) moet dit mogelijk maken zodat zorgaanbieders veilig en betrouwbaar gegevens kunnen uitwisselen. Onderdelen van het LDN, zoals generieke functies, moeten daarvoor niet alleen technisch werken maar ook bruikbaar zijn in de dagelijkse zorgpraktijk. Om te onderzoeken hoe deze onderdelen in de praktijk functioneren en kunnen worden toegepast, worden pilots uitgevoerd met zorgaanbieders, ICT-leveranciers en andere betrokken partijen. Daarbij wordt niet alleen gekeken naar de technische werking maar ook naar de toepasbaarheid binnen gegevensuitwisselingen, de gebruikerservaring, schaalbaarheid en de gevolgen voor bestaande zorg- en werkprocessen. De pilots moeten daarnaast inzicht geven in wat zorgaanbieders en leveranciers nodig hebben om deze onderdelen daadwerkelijk te kunnen gebruiken en welke aanpassingen of aanvullende randvoorwaarden daarvoor nodig zijn. De opgedane kennis en ervaring worden gebruikt om de onderdelen verder te verbeteren en om ondersteuning ten behoeve van implementatie beschikbaar te maken voor zorgorganisaties en ICT-leveranciers. Daarmee vormen de pilots een belangrijke stap naar verdere opschaling in het zorgveld.
De uitvoering van de pilots verloopt gefaseerd. VWS voert de regie op de landelijke koers. De pilots worden uitgevoerd in projectteams, bestaande uit samenwerkingsverbanden van zorgorganisaties en leveranciers. De Pilot & Implementatieboard (PIB) stuurt op tactisch niveau op het pilotportfolio, faseovergangen, voortgang, kwaliteit, randvoorwaarden en leeropbrengsten. Om deze rol te kunnen vervullen moet de PIB beschikken over actuele en samenhangende informatie vanuit de pilots.
Omschrijving einde project/programma: De pilotfase is afgerond wanneer de afgesproken pilots zijn uitgevoerd en geëvalueerd en voldoende betrouwbare beslisinformatie beschikbaar is voor vervolgkeuzes over optimalisatie, aanvullende beproeving, doorontwikkeling, implementatie, beheer of opschaling.
Welke rol heeft de professional binnen het project/programma: De professional heeft de rol van Secretaris Pilot & Implementatieboard.
Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?
Opdracht: De professional is verantwoordelijk voor de procesmatige en administratieve ondersteuning en voor de kwaliteit en continuïteit van de informatievoorziening voor de PIB. De professional bewaakt dat onderwerpen volgens de afgesproken werkwijze worden voorbereid, behandeld, vastgelegd en opgevolgd en dat de hiervoor benodigde informatie volledig en tijdig beschikbaar is.
Activiteiten: De PIB-secretaris:
- organiseert de procesmatige en administratieve voorbereiding, behandeling en opvolging van PIB-bijeenkomsten;
- stelt de agenda op, organiseert de stukkenstroom en bewaakt dat stukken en beslisdossiers volledig en tijdig beschikbaar zijn;
- draagt zorg voor actueel portfolio-informatie en planningsoverzichten;
- legt besluiten, voorwaarden en acties vast en houdt de geregistreerde risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties actueel;
- bewak termijnen en opvolging en signaleert wanneer portfolio informatie ontbreekt, niet tijdig beschikbaar is of onvoldoende duidelijk is;
- zorgt voor een actuele zorgvuldige vastlegging van de PIB-documentatie ten aanzien van het pilotportfolio, voortgang rondom de pilots en de benodigde informatie voor faseovergangen binnen de pilots.
Welke concrete resultaten dient de professional te behalen? Resultaten dienen concreet en meetbaar te zijn.
Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:
- Een uitgewerkte en toepasbare werkwijze voor de voorbereiding, agendering, stukkenstroom, vastlegging van besluitvorming en opvolging van acties en besluiten.
- Een samenhangende set werkinstructies, checklists, formats en planningsoverzichten ter ondersteuning van de informatievoorziening, voortgang en besluitvorming binnen de PIB.
- Beslisdossiers en voortgangsoverzichten voor de vooraf overeengekomen pilots en faseovergangen, waarin de relevante besluiten, acties, afhankelijkheden, ontbrekende informatie, voorwaarden en risico's zijn vastgelegd.
Eindresultaten: De portfolio‑informatie, planningsoverzichten, beslisdossiers en registraties voor de overeengekomen pilots zijn actueel en volledig vastgelegd. Openstaande besluiten, acties, voorwaarden, risico’s, issues, afhankelijkheden, escalaties en benodigde terugkoppelingen zijn inzichtelijk en volledig overgedragen.
Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd: De opdracht is afgerond wanneer de afgesproken eindresultaten zijn opgeleverd en geaccepteerd.
Hoe wat en wanneer zal het werk/de resultaten worden beoordeeld? Detailleer de criteria en momenten voor feedback en beoordeling. Voorbeeld: maandelijkse voortgangsrapporten en een eindbeoordeling bij projectafsluiting. De voortgang op de overeengekende deelresultaten wordt tweewekelijks besproken in voortgangsoverleggen met de (gedelegeerd) opdrachtgever van ICTU. De opgeleverde resultaten worden door de Portfolio & Pilotcoördinator beoordeeld op aansluiting op het mandaat, taken en verantwoordelijkheden van de PIB.
Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur? De omvang en duur van de werkzaamheden worden mede beïnvloed door: het aantal en doorlooptijd van de praktijkbeproevingen; benodigde besluiten vanuit PIB, Design Authority of de programma- en bestuurlijke lijn; uitkomsten van faseovergangen, waaronder de mogelijkheid dat aanvullende validatie of beproeving nodig is.
Over welke specifieke kennis beschikt de professional: De professional beschikt over:
- aantoonbare ervaring met de ondersteuning van project-, programma- of andere tactische gremia in een complexe omgeving met meerdere organisaties en belangen;
- ervaring met het organiseren van agenda en stukkenstroom en het werken met beslisdossiers;
- ervaring met de vastlegging en opvolging van besluiten en acties en met registraties van risico’s, issues, afhankelijkheden en escalaties;
- ervaring met portfolio-informatie en planningsoverzichten en met het bewaken van volledigheid, tijdigheid, termijnen, opvolging en vastlegging.
Gewenste profiel: Er wordt gezocht naar een proactieve ervaren en zelfstandig werkende Secretaris die:
- gestructureerd en nauwkeurig werkt en overzicht houdt over meerdere onderwerpen;
- hoofd- en bijzaken onderscheidt en informatie compact en navolgbaar kan ordenen;
- tijdig signaleert wanneer informatie ontbreekt of opvolging nodig is;
- effectief samenwerkt met verschillende rolhouders en organisaties;
- helder en feitelijk communiceert;
- zorgvuldig en zelfstandig werkt.
Eisen: Een afgeronde opleiding op minimaal hbo-niveau. Aantoonbare ervaring als project/programma secretaris of in een vergelijkbare ondersteunende rol binnen een omgeving met meerdere stakeholders. Aantoonbare ervaring met de voorbereiding en ondersteuning van besluitvormingsprocessen, waaronder agenda- en stukkenbeheer, beslisdossiers en de vastlegging en opvolging van besluiten en acties.
Wensen: Aantoonbare ervaring met het samenbrengen, controleren en vertalen van informatie uit meerdere projecten of trajecten naar samenhangende en bruikbare portfolio-informatie en planningsoverzichten. Aantoonbare ervaring met het gestructureerd vastleggen van risico's, issues, afhankelijkheden en escalaties, inclusief het signaleren van ontbrekende informatie en het bewaken van termijnen en opvolging. Aantoonbare ervaring met het organiseren van informatie-uitwisseling en afstemming tussen verschillende stakeholders ten behoeve van voortgang en besluitvorming.
Secretaris Pilots Generieke Functies in The Hague werkgever: Stichting ICTU
ICTU is een uitstekende werkgever die een dynamische en samenwerkende werkomgeving biedt, waar inhoudelijke zorgvuldigheid en continue verbetering centraal staan. Medewerkers krijgen de kans om hun vaardigheden te ontwikkelen binnen een team van professionals, met mogelijkheden voor kennisdeling en ondersteuning bij het toepassen van inkoopregels. Gelegen naast NS station Laan van NOI, is ICTU goed bereikbaar en biedt het een stimulerende omgeving voor persoonlijke en professionele groei.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Secretaris Pilots Generieke Functies in The Hague kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij Stichting ICTU.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals Stichting ICTU. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals Stichting ICTU.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij Stichting ICTU, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Secretaris Pilots Generieke Functies in The Hague te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij Stichting ICTU.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij Stichting ICTU aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij Stichting ICTU. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Stichting ICTU
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen Stichting ICTU. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van Stichting ICTU zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
