In één oogopslag
- Taken: Coördineer de receptie en zorg voor een warm welkom voor gasten.
- Bedrijf: SSR, het opleidingsinstituut van de Rechtspraak en het Openbaar Ministerie.
- Voordelen: Salaris op basis van 36 uur, hybride werken, en veel vakantiedagen.
- Overige informatie: Dynamisch team met doorgroeimogelijkheden en leuke teamactiviteiten.
- Waarom deze baan: Maak impact door een gastvrije omgeving te creëren en werkprocessen te verbeteren.
- Kwalificaties: MBO+ niveau, vaardig met Microsoft Office en audiovisuele apparatuur.
Het verwachte salaris ligt tussen 28800 - 35200 € per jaar.
OverzichtSSR zoekt een gastvrije coördinator voor de receptie aan de Catharijnesingel in Utrecht. Je coördineert de receptie op locatie en bij externe cursuslocaties, stelt roosters op voor receptiemedewerkers en gastvrouwen/heren, bewaakt de voortgang van werkzaamheden en signaleert (dreigende) problemen. Daarnaast draag je bij aan de kwaliteit- en voortgangsbewaking van werkprocessen van de receptie en implementeert verbetervoorstellen. Je werkt daarnaast actief mee als receptiemedewerker. Je bent het visitekaartje van SSR en zorgt voor een welkom gevoel voor gasten. Je ontvangt en verleent service aan docenten, cursisten en collega’s, bereidt de cursuslokalen voor, zorgt dat ruimtes na gebruik netjes zijn, regelt catering en beheert audiovisuele middelen. Je legt cursusmateriaal klaar en maakt documenten beschikbaar op verzoek. Ook de dagelijkse post en voorraadbeheer, inclusief pantry’s op kantoorverdiepingen, vallen onder jouw verantwoordelijkheid.
Verantwoordelijkheden
- Coördineren van de SSR-receptie aan de Catharijnesingel en bij externe cursuslocaties
- Opstellen en beheren van roosters voor receptiemedewerkers en gastvrouwen/heren
- Plannen, bewaken en verbeteren van werkprocessen op de receptie
- Signaleren van (dreigende) knelpunten en voorkomen van stagnaties
- Medewerkers ondersteunen en motiveren; zorgen voor continuïteit en kwaliteit
- Receptiewerkzaamheden uitvoeren en het visitekaartje van SSR zijn
- Gastvrij ontvangen van gasten en zorg dragen voor service aan docenten, cursisten en collega’s
- Voorzien in gereedmaken van cursuslokalen, opruimen na gebruik en verzorgen van catering
- Beheren van audiovisuele hulpmiddelen en deze bedienen of instellen
- Cursusmateriaal klaarleggen en op verzoek documenten kopiëren
- Postverwerking en voorraadbeheer
Wij bieden
- Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd, initiële duur van 1 jaar
- Salaris gebaseerd op een werkweek van 36 uur (CAO Rijk, schaal 7)
- Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,5% inclusief vakantiegeld en eindejaarsuitkering
- 128 wettelijke vakantie-uren en 64 bovenwettelijke IKB-uren bij een 36-urige werkweek
- Doorgroeimogelijkheden via trainingen en cursussen
- Veelal kantoorfunctie met mogelijkheid tot hybride werken (halve dag per week) met vergoeding thuiswerkplek
- OV-reisvoorzieningen met gratis ov-kaart
- Vriendelijke teamactiviteiten en kantoorborrels
Wij zoeken
- Beschikbaarheid voor minimaal MBO+ werk- en denkniveau
- Zeer vaardig met Microsoft Office
- Vaardigheid in bediening van audiovisuele apparatuur
- Rijbewijs B
- Bereidheid tot verschoven uren tot maximaal 20.30 uur
- Bij voorkeur woonachtig in de regio Utrecht
Wij geloven dat diversiteit in ervaringen en perspectieven de organisatie verrijkt en bijdraagt aan innovatie en succes. We streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich veilig en gerespecteerd voelt.
Bijzonderheden
Gelegenheid tot sollicitatie via onze site; uiterlijk 4 september a.s. kunnen sollicitatiemotivatie en cv worden ingezonden. De eerste kennismakingsgesprekken zijn gepland in de middag van 15 of 16 september; vervolggesprekken kunnen volgen in de week van 21 september. Indien geen geschikte kandidaat gevonden kan de vacature langer geopend blijven. Voor vragen kunt u contact opnemen met Maaike Heida-Oudshoorn, teamleider hospitality en dienstverlening, 06 25 48 52 21. Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld. SSR nodigt u uit om via de onderstaande knop te solliciteren. Het Rijk stimuleert diversiteit en inclusie: solliciteer altijd.
Meewerkend receptie coördinator werkgever: SSR
Werken bij de SSR biedt een unieke kans om je carrière als jurist of advocaat naar een hoger niveau te tillen met een gestructureerde opleiding tot rechter. Met een focus op hands-on training en stages bij het gerechtshof en Openbaar Ministerie, krijg je niet alleen de kans om je juridische vaardigheden te ontwikkelen, maar ook om bij te dragen aan de rechtspraak in Nederland. De organisatie staat bekend om zijn ondersteunende werkcultuur, uitstekende groeimogelijkheden en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een competitief salaris en ruime vakantiedagen.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Meewerkend receptie coördinator kunt binnenhalen
✨Omarm je lokale community
In de klantenservice draait veel om persoonlijke interactie. Bezoek lokale evenementen of netwerkmogelijkheden waar klantenservicemedewerkers samenkomen. Dit kan een toffe manier zijn om contacten te leggen en meer te leren over wat er speelt in de branche. Wie weet, misschien komt er wel een kans voorbij via iemand die je daar ontmoet!
✨Wees actief op sociale media
Volg bedrijven in de klantenservice sector op platforms zoals LinkedIn en Twitter. Deel en reageer op hun content om jezelf zichtbaar te maken. Je kunt ook deelnemen aan discussies of vragen stellen, zodat je als proactief en betrokken wordt gezien. Vergeet niet om ook je eigen ervaringen en tips te delen!
✨Gebruik studie- of stageplatforms
Veel bedrijven in de klantenservice hebben speciale programma's of samenwerkingen met hogescholen en universiteiten. Houd vooral de vacatures in de gaten via je onderwijsinstelling; ze organiseren soms evenementen of hebben connecties met bedrijven die op zoek zijn naar nieuw talent. Dit kan je helpen bij het vinden van die perfecte fulltime rol.
✨Vraag om aanbevelingen
Als je eerder ervaring hebt opgedaan in klantenservice, vraag dan je oud-collega’s of supervisors om aanbevelingen. Dit kan je geloofwaardigheid een boost geven wanneer je je aanmeldt bij bedrijven zoals SSR. Ze vinden het vaak leuk om te horen over goede kandidaten, dus schroom niet om proactief te zijn!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Meewerkend receptie coördinator te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je communicatieve vaardigheden zien!:In de klantenservice draait alles om heldere en vriendelijke communicatie. Zorg ervoor dat je in je CV en motivatiebrief uitlegt hoe jij dit in je vorige banen hebt toegepast. Geef voorbeelden waar jij klanten hebt geholpen en problemen hebt opgelost.
Toon je probleemoplossend vermogen:Werkgevers in de klantenservice willen medewerkers die snel kunnen schakelen. Vermeld specifiek situaties waarin je onder druk moest werken of creatieve oplossingen hebt gevonden voor klantproblemen. Dit laat zien dat je niet alleen klantgericht bent, maar ook effectief kunt handelen.
Maak je enthousiasme duidelijk:Bij een fulltime functie in de klantenservice is het belangrijk om je passie voor de rol te benadrukken. Vertel in je motivatiebrief waarom je graag in deze sector werkt en wat je drijft om klanten de beste ervaring te bieden. Dit kan je onderscheiden van andere kandidaten.
Vergeet je CV-indeling niet!:Zorg ervoor dat je CV overzichtelijk en professioneel is ingedeeld. Gebruik duidelijke kopjes en een logisch verloop van werkervaring. Dit laat zien dat je georganiseerd bent, wat super belangrijk is in de klantenservice. En vergeet niet om je sollicitatie via onze website in te dienen!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij SSR
✨Ken de klantreis door en door
Zorg ervoor dat je bekend bent met de verschillende fasen van de klantreis. Wees voorbereid om bijvoorbeeld scenario's te bespreken waarin je op verschillende manieren klantvragen zou beantwoorden of problemen zou oplossen. Dit laat zien dat je niet alleen de basis begrijpt, maar ook echt kunt inleven in de klant.
✨Wees het gezicht van de klantenservice
In een fulltime rol in de klantenservice willen werkgevers zien dat je een echte teamspeler bent. Oefen met voorbeelden van hoe je in het verleden hebt samengewerkt om de klanttevredenheid te verbeteren, of stel voor hoe je zou omgaan met moeilijke situaties met collega’s. Dit laat ook je communicatieve vaardigheden zien.
✨Engagement met klantbeoordelingen
Neem alvast het initiatief om te kijken naar klantbeoordelingen over SSR. Dit helpt niet alleen bij je voorbereiding, maar toont ook aan dat je betrokken bent en bereid bent om feedback te gebruiken om jezelf en het team te verbeteren. Bespreek eventueel voorstellen voor verbeteringen.
✨Show je probleemoplossend vermogen
In een fulltime klantenservice functie gaat het veel om het oplossen van problemen. Bereid je voor op technische vragen of casestudy's waarin je moet laten zien hoe je zou omgaan met diverse klantproblemen. Denk aan het gebruik van specifieke tools of software die in de industrie gebruikelijk zijn.
