In één oogopslag
- Taken: Beheer de agenda van de directievoorzitter en ondersteun bij strategische keuzes.
- Bedrijf: Berenschot, een onafhankelijk organisatieadviesbureau met een platte structuur.
- Voordelen: Flexibele werktijden, hybride werken, competitief salaris en 27 vakantiedagen.
- Overige informatie: Werken vanuit een kleurrijk kantoor in Utrecht met veel teamuitjes en evenementen.
- Waarom deze baan: Speel een sleutelrol in een dynamische omgeving met veel verantwoordelijkheid en vrijheid.
- Kwalificaties: Hbo+ niveau, ervaring als personal assistant en proactieve instelling.
Het verwachte salaris ligt tussen 3951 - 5559 € per maand.
Als Personal Assistant van de directievoorzitter van Berenschot werk je op het hoogste niveau van de organisatie. Je bent de spil achter de schermen: je bewaakt zijn agenda, regelt de juiste dingen op het juiste moment en zorgt dat hij zich op de strategische keuzes kan richten, zonder zich met de dagelijkse organisatie bezig te hoeven houden. Het is een sleutelpositie met veel eigen verantwoordelijkheid en vrijheid, waarin je de rol grotendeels naar eigen inzicht vormgeeft.
Je werkt nauw samen met een directievoorzitter die snel schakelt, veel ruimte geeft en het waardeert dat je proactief bent en zelfstandig handelt. Je beheert zijn agenda die continu in beweging is en denkt daarin altijd een stap vooruit. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de directie, het managementteam van twaalf personen en externe relaties, en je plant ook overkoepelende afspraken in die door de directievoorzitter worden geïnitieerd. Je bereidt vergaderingen voor, zorgt dat de stukken op tijd compleet zijn en je notuleert de overleggen. Waar het kan zet je daarbij moderne hulpmiddelen in, zodat je het jezelf makkelijker maakt.
Je stelt interne communicatie op namens de directie, van een bericht bij een hittegolf tot de berichtgeving over de bedrijfsresultaten, steeds in afstemming met de betrokken afdelingen. Ook verzorg je interne evenementen zoals de borrels en het jaarlijkse inspiratiefestival, samen met de facilitaire afdeling. Daarnaast coördineer je de Berenschotbrede secretaresseoverleggen en zit je die voor, waarin je een voorbeeldrol pakt, signalen ophaalt en de verbinding legt naar HR. Je ondersteunt en vervangt je collega op het directiesecretariaat waar dat nodig is. Het is een rol waarin je veel zelfstandigheid krijgt zodra je het vertrouwen van de directievoorzitter hebt gewonnen, en juist dat maakt het werk zo afwisselend.
Gevraagd:
- Hbo+ werk- en denkniveau; je bijt je vast in complexe situaties zonder het overzicht te verliezen.
- Ruime, aantoonbare ervaring als personal of executive assistant in een veeleisende 1-op-1 rol voor een senior bestuurder.
- Een proactieve instelling; je ziet werk liggen voordat erom gevraagd wordt.
- Secuur, nauwkeurig en gestructureerd.
- Absolute discretie en organisatiesensitiviteit; je gaat dagelijks om met vertrouwelijke informatie op het hoogste niveau.
- Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
- Digitaal vaardig; je pakt nieuwe tools snel op en zet ze in om je werk slimmer te doen.
- Natuurlijk overwicht; je staat stevig in je schoenen en durft mensen op hoge posities met respect tegengas te geven.
- Representatief in je optreden; je hebt dagelijks contact op directieniveau en met externe relaties en voelt je daar prettig bij.
- Ervaring binnen de zakelijke dienstverlening is een pre, geen must.
Bedrijfsprofiel:
Berenschot is een onafhankelijk organisatieadviesbureau dat al bijna 90 jaar werkt aan vraagstukken die de toekomst vormgeven, voor het bedrijfsleven en de publieke sector. Met zes adviesgroepen en ruim vijfhonderd collega’s denken ze op hoog niveau mee met overheid en organisaties. De cultuur is voor veel collega’s de belangrijkste reden om er te werken. De organisatie is plat en kent geen partnerstructuur, waardoor de lijnen kort zijn en jouw stem gehoord wordt. Je krijgt de vrijheid om zelf te bepalen waar en wanneer je werkt, passend bij de functie.
Arbeidsvoorwaarden:
- Een functie voor 32 tot 38,75 uur per week (0,8 tot 1 fte).
- Standplaats Utrecht, met hybride werken en maximaal 50% thuiswerken.
- Flexibele werktijden die je deels naar eigen inzicht indeelt.
- Een salaris tussen € 3.951 en € 5.559 bruto per maand op basis van 40 uur, passend bij jouw kennis en ervaring.
- Een winstdeling afhankelijk van het bedrijfsresultaat.
- 27 vakantiedagen, met vanaf je veertigste elke vijf jaar een extra vakantiedag.
- Een vrij in te delen feestdagenbudget.
- Een laptop en telefoon van de zaak.
- Een uitstekende pensioenregeling.
- Bij een sterke match en aantoonbare ervaring een direct vast contract, anders een jaarcontract met de intentie tot vast.
- Uitgebreide interne en externe opleidingsmogelijkheden via het eigen leerplatform.
Personal Assistant werkgever: sQout
Onze opdrachtgever is een snelgroeiend technologiebedrijf in Delft dat zich richt op het revolutioneren van medische ultrasonografie. Met een sterke focus op innovatie en schaalbaarheid biedt het bedrijf een dynamische, internationale werkomgeving waar medewerkers volop kansen krijgen voor professionele groei en ontwikkeling. De cultuur is open en ambitieus, met flexibele werktijden en mogelijkheden voor thuiswerken, waardoor het een uitstekende werkgever is voor diegenen die willen bijdragen aan baanbrekende innovaties in de gezondheidszorg.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Personal Assistant kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij sQout die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij sQout kan solliciteren voor de functie van Personal Assistant! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Personal Assistant te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat sQout drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij sQout
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij sQout.
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe sQout medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
