In één oogopslag
- Taken: Beheer ons kantoor en ondersteun de directie in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Mulier Instituut, een toonaangevend sportonderzoeksinstituut.
- Voordelen: Competitief salaris, 24 vakantiedagen, laptop, telefoon en pensioenregeling.
- Overige informatie: Inclusieve cultuur met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en diversiteit.
- Waarom deze baan: Word de spil van ons team en maak impact in sportonderzoek.
- Kwalificaties: Minimaal drie jaar ervaring in office- en facilitair management.
Het verwachte salaris ligt tussen 3873 - 5264 € per maand.
Ben jij een organisatorisch talent dat energie krijgt van een goed draaiend kantoor, het ondersteunen van directie en management en het verbeteren van facilitaire processen? En word je enthousiast van werken in een informele omgeving waar we sportonderzoek doen voor beleid en samenleving? Dan ben jij de nieuwe collega die we zoeken!
Wat ga je doen? De functie is veelzijdig. Als Office & facility manager ben je verantwoordelijk voor het secretariaat en het beheer van ons kantoorpand en de facilitaire voorzieningen. Als Directieondersteuner ondersteun je de directie, het managementteam (MT), de Raad van Toezicht (RvT) en de Ondernemingsraad (OR). Je besteedt ongeveer 50% van je tijd aan officemanagement, 25% aan facilitair management en 25% aan directieondersteuning.
Als Office & facility manager doe je onder andere het volgende:
- de werkzaamheden op het secretariaat coördineren en uitvoeren;
- bedrijfsmiddelen en telefonie beheren;
- contacten onderhouden met externe leveranciers en contractbeheer;
- de schoonmaak coördineren en zorgen voor een nette uitstraling van het pand;
- (interne) evenementen en bijeenkomsten organiseren, zoals de kerstlunch en personeelsdag;
- inkoop van boodschappen en kantoorartikelen;
- eerste aanspreekpunt zijn voor collega’s bij praktische ICT-vragen en afstemming met onze externe ICT-leverancier.
Als Directieondersteuner zijn je werkzaamheden onder andere:
- de agenda en mailbox van de directeur beheren;
- vlieg- en treinreizen boeken en restaurant- en hotelreserveringen plaatsen;
- vergaderingen van het MT, de RvT en de OR voorbereiden en notuleren;
- de actiepuntenlijsten bewaken.
Naast de dagelijkse werkzaamheden krijg je ruimte om verbeterprojecten op te pakken en processen slimmer en efficiënter in te richten.
Wat vragen wij? We zoeken iemand die energie krijgt van de veelzijdigheid van deze functie en het office- en facilitair management stevig neerzet. Iemand die de spil wil worden van ons instituut en de directie optimaal ondersteunt en ontzorgt. Je werkt 4 tot 5 dagen vanuit ons mooie kantoor met uitzicht op het veld van de Galgenwaard.
Je hebt hbo-werk- en denkniveau, opgedaan via een opleiding en/of relevante werkervaring in de richting van facility/officemanagement of een vergelijkbare richting (bijvoorbeeld Schoevers); minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke gecombineerde rol; uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
Je bent organisatorisch sterk en proactief: je krijgt energie van zelf regie nemen en dingen ten uitvoer brengen; resultaatgericht, met aandacht voor details; communicatief vaardig op alle niveaus, van directie tot leveranciers; discreet en integer.
Wat bieden wij? Bij het Mulier Instituut werk je in een betrokken en nieuwsgierige onderzoeksomgeving waar maatschappelijke relevantie centraal staat. We bieden een interessante functie in een open en actieve organisatie met een prettig werkklimaat. Je krijgt een centrale rol binnen een organisatie die met onafhankelijk onderzoek bijdraagt aan een sportiever en gezonder Nederland.
Het Mulier Instituut kent een 37,5-urige werkweek. We hanteren de salarisschalen van de CAO Nederlandse Universiteiten, maar hebben een eigen personeelsregeling. De functie is ingeschaald in schaal 9 (€3.873,- tot €5.264,-).
Verder krijg je:
- een laptop en telefoon;
- een pensioenregeling;
- 24 vakantiedagen bij een fulltime dienstverband;
- de mogelijkheid om (interne) opleidingen en trainingen te volgen;
- een volledige reiskostenvergoeding;
- een tijd-voor-tijdregeling en verlofspaarregeling;
- een leasefietsregeling;
- leuke (sportieve) informele activiteiten.
Wie zijn wij? Het Mulier Instituut verricht sportonderzoek voor beleid en de samenleving. Opdrachtgevers zijn vooral maatschappelijke organisaties, overheden en sportorganisaties. Bij ons instituut werken zo’n 70 collega’s met een passie voor sport, bewegen en gezondheid. Binnen onze organisatie is de voertaal Nederlands.
Bij het Mulier Instituut vinden we het belangrijk dat iedereen zich thuis voelt. We streven naar een zo inclusief mogelijke werkcultuur, met oog voor gelijkheid en het voorkomen en tegengaan van uitsluiting. We hechten waarde aan (het vergroten van) diversiteit binnen de organisatie met verschillende etnische/culturele achtergronden, geloofs- en levensovertuigingen, inzetbaarheid, genders en seksuele voorkeuren.
We vinden dat een diverse organisatie ons een zo optimaal mogelijk perspectief geeft op onderzoeksvragen rondom sport en bewegen. Daarom nodigen wij nadrukkelijk ook kandidaten uit om te solliciteren die hieraan een bijdrage kunnen leveren vanuit etnische/culturele/religieuze minderheden, vanuit ervaringsdeskundigheid met (chronische) ziekte/beperking of vanuit de lhbtiq+-gemeenschap.
Enthousiast geworden? Voor vragen over de functie kun je terecht bij David Rappange, interim hoofd Bedrijfsvoering. We sluiten de vacature zodra de juiste kandidaat is gevonden. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
Office & Facility manager/Directieondersteuner | Mulier Instituut in Utrecht werkgever: Sport Knowhow XL
De Koninklijke Nederlandse Roeibond (KNRB) is een uitstekende werkgever die jou de kans biedt om een cruciale rol te spelen in de ontwikkeling van de roeisport in Nederland, terwijl je werkt op het Olympisch Trainingscentrum aan de Bosbaan. Met een ambitieus team en volop mogelijkheden voor persoonlijke groei, bieden we een dynamische werkomgeving waar jouw organisatorische talenten tot bloei kunnen komen. Daarnaast zorgen we voor een goede werk-privébalans met flexibele uren en een aantrekkelijk salaris volgens de CAO Sport.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office & Facility manager/Directieondersteuner | Mulier Instituut in Utrecht kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals Sport Knowhow XL.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals Sport Knowhow XL naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij Sport Knowhow XL. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office & Facility manager/Directieondersteuner | Mulier Instituut in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Office & Facility manager/Directieondersteuner | Mulier Instituut bij Sport Knowhow XL.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor Sport Knowhow XL.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Office & Facility manager/Directieondersteuner | Mulier Instituut bij Sport Knowhow XL jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van Sport Knowhow XL gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Sport Knowhow XL
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor Sport Knowhow XL en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
