In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de QHSSE-afdeling met documentbeheer en compliance-processen.
- Bedrijf: Een dynamisch bedrijf met een open en positieve bedrijfscultuur.
- Voordelen: Goede salaris, uitstekende voordelen en een prettige werkomgeving.
- Overige informatie: Uitstekende groeimogelijkheden in een innovatieve omgeving.
- Waarom deze baan: Speel een cruciale rol in veiligheid en kwaliteit binnen de maritieme sector.
- Kwalificaties: Ervaring in een vergelijkbare functie en kennis van ISO-normen.
Het verwachte salaris ligt tussen 41850 - 51150 € per jaar.
Als QHSSE Administrative Assistant binnen de QHSSE-afdeling ondersteun je de implementatie en het onderhoud van Spliethoff's kwaliteits-, veiligheids-, beveiligings- en milieuprogramma's en -systemen. In deze rol rapporteer je aan de Hoofd QHSSE en ondersteun je de afdeling op het gebied van kwaliteit, veiligheid, beveiliging, milieu en nalevingskwesties.
Je speelt een belangrijke ondersteunende rol in het helpen van de QHSSE-afdeling om documentatie, opvolgacties en nalevingsprocessen nauwkeurig, tijdig en goed georganiseerd te houden over de vloot en het kantoor.
Je belangrijkste verantwoordelijkheden:
- Documentbeheer
- Beheer en organiseer QHSSE-documentatie tussen kantoor en schip.
- Volg documentversies en zorg voor juiste archivering.
- Zorg voor tijdige distributie van documenten naar relevante belanghebbenden.
- Help bij het volgen van feedback op procedures van het managementsysteem en volg uitstaande acties op.
- Documentbeoordeling
- Voer basisbeoordelingen uit van binnenkomende documenten, zoals notulen van de Veiligheidscommissie, beoordelingen van de kapitein en gerelateerde QHSSE-documentatie.
- Controleer op volledigheid, duidelijkheid en consistentie voordat je deze doorstuurt naar de QHSSE-manager.
- Coördinatie wateranalyse
- Verzamel en archiveer watermonsters van schepen.
- Zorg ervoor dat resultaten worden beoordeeld en gearchiveerd volgens de bedrijfsnormen.
- Ondersteuning projecthandleiding
- Help bij het opstellen en formatteren van project-specifieke QHSSE-handleidingen.
- Zorg ervoor dat handleidingen zijn afgestemd op bedrijfsjablonen en -normen.
- Coördineer updates en goedkeuringen.
- Naleving volgen
- Volg deadlines voor veiligheidsbeoordelingen, vergaderingen van de commissie en documentindieningen.
- Beheer checklists en trackers voor terugkerende QHSSE-taken.
- Communicatie & Coördinatie
- Functie als liaison tussen schip en kantoor voor QHSSE-documentatie.
- Zorg voor tijdige opvolging van uitstaande items van schepen of afdelingen.
- Monitor e-mailcommunicatie en zorg voor tijdige opvolging.
- Beheer basis financiële administratietaken.
- Ondersteuning rapportage
- Bereid samenvattingen of overzichten voor de QHSSE-manager voor op basis van beoordeelde documenten.
- Help bij het samenstellen van gegevens voor interne audits of externe inspecties.
Jouw profiel:
- Ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de maritieme of offshore-industrie.
- Kennis van ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 normen. Kennis van ISM, ISPS en MLC is een voordeel.
- Professionele beheersing van het Engels en Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk.
- Een hoog niveau van competentie en nauwkeurigheid in het schrijven en onderhouden van duidelijke en professionele documentatie.
- Goede kennis van Microsoft Word en Excel.
Wat bieden wij?
Naast een goed salaris en uitstekende voordelen, bieden wij een uitdagende functie met bijbehorende verantwoordelijkheden in een prettige werksfeer binnen een dynamisch bedrijf met een open en positieve bedrijfscultuur.
QHSSE Administrative Assistant in Amsterdam werkgever: Spliethoff Group
Spliethoff Group is een toonaangevende werkgever in de scheepvaartsector, gevestigd in Amsterdam, waar innovatie en duurzaamheid centraal staan. Werknemers profiteren van een stimulerende werkomgeving met uitstekende arbeidsvoorwaarden, mogelijkheden voor professionele groei en een open, positieve bedrijfscultuur. Als Fleet Performance Engineer krijg je de kans om bij te dragen aan belangrijke milieudoelstellingen en deel uit te maken van een dynamisch team dat zich richt op het verbeteren van de operationele efficiëntie van onze vloot.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je QHSSE Administrative Assistant in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en gemeenschappen
In de gezondheidswetenschappen zijn netwerken van groot belang. Zorg ervoor dat je betrokken raakt bij lokale gezondheidsevenementen, zoals symposiums of conferenties. Dit is een geweldige manier om professionals in de sector te ontmoeten en mogelijk een voet tussen de deur te krijgen bij Spliethoff Group.
✨Seek out stage- en opleidingsprogramma's
Voor een fulltime rol in gezondheidswetenschappen is het slim om evenementen te volgen die gericht zijn op professionele ontwikkeling. Kijk voor stageprogramma's of ontwikkelingsworkshops die specifiek zijn gericht op de sector. Dit helpt niet alleen om je netwerk uit te breiden, maar ook om de nieuwste trends en vereisten in de branche te leren.
✨Gebruik sociale media strategisch
Zorg ervoor dat je jouw profiel op platforms zoals LinkedIn opbouwt met relevante inhoud. Deel artikelen over gezondheidswetenschappen en engageer met andere professionals door hun bijdragen te liken of te kommentariëren. Dit vergroot je zichtbaarheid en toont je passie voor het vakgebied aan potentiële werkgevers zoals Spliethoff Group.
✨Toon je kennis en vaardigheden actief
Overweeg om blogs of artikelen te schrijven over actuele onderwerpen binnen de gezondheidswetenschappen. Dit kan niet alleen je expertise laten zien, maar het biedt ook een publicatie waar je naar kunt verwijzen in gesprekken met recruiters. En vergeet niet om je sollicitatie direct via onze website in te dienen – dat maak het gemakkelijker voor ons om jouw enthousiasme voor een rol bij Spliethoff Group te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als QHSSE Administrative Assistant in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Wees duidelijk over je ervaring:In de gezondheidswetenschappen en administratie is ervaring met relevante processen en systemen belangrijk. Zorg ervoor dat je je eerdere ervaringen in de zorg of administratieve taken nauwkeurig uitlegt, en welke specifieke vaardigheden je hebt opgedaan die van waarde kunnen zijn voor Spliethoff Group.
Focus op relevante certificaten:Het hebben van certificaten in bijvoorbeeld gezondheid en veiligheid of specifieke administratieve software kan je CV echt versterken. Vergeet niet deze in je sollicitatie te vermelden, zodat Spliethoff Group kan zien dat je de juiste kennis en vaardigheden meebrengt voor deze rol.
Vertel over je motivatie:In je motivatiebrief is het belangrijk om je interesse in de gezondheidswetenschappen te laten zien. Schrijf over waarom deze sector je aanspreekt en hoe je jezelf ziet bijdragen aan het team van Spliethoff Group. Laat je enthousiasme zien!
Gebruik specifieke voorbeelden:Bij het beschrijven van je prestaties in je CV en motivatiebrief, gebruik specifieke voorbeelden om je vaardigheden te illustreren. Dit maakt je sollicitatie niet alleen persoonlijker, maar ook overtuigender voor Spliethoff Group. Aan de slag!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Spliethoff Group
✨Ken je administratieve vaardigheden
In de gezondheidswetenschappen en administratie is het belangrijk dat je je administratieve vaardigheden kunt demonstreren. Bereid je voor op vragen over hoe je met gegevensbeheer en rapportages omgaat. Het kan ook nuttig zijn om voorbeelden te geven van tools die je hebt gebruikt, zoals elektronische patiëntendossiers of gegevensanalyse software.
✨Toon je kennis van gezondheidsbeleid
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de laatste trends en regelgeving in de gezondheidszorg. Dit kan je helpen om relevante vragen in het gesprek te beantwoorden en te laten zien dat je begrijpt hoe beleid van invloed is op de dagelijkse werking in de sector.
✨Focus op leervermogen en samenwerking
Bij een fulltime rol in dit vakgebied zoekt men vaak naar teamspelers met groot leervermogen. Laat zien dat je bereid bent om te blijven leren en dat je gemakkelijk kunt samenwerken met andere zorgprofessionals. Dit is cruciaal in de steeds veranderende wereld van de gezondheidszorg.
✨Bereid een sterke motivatie voor
In een fulltime functie willen werkgevers weten waarom je zo enthousiast bent over deze rol. Prepareer een overtuigende motivatie die aansluit bij jouw ervaring en je passie voor het verbeteren van de gezondheidszorg. Dit kan een groot verschil maken in hoe je overkomt tijdens het interview.
