In één oogopslag
- Taken: Ondersteun een dynamisch team met administratieve taken en organisatie van evenementen.
- Bedrijf: Internationale ruimteorganisatie met passie voor innovatie en inclusiviteit.
- Voordelen: Competitief salaris, internationale werkomgeving en kansen voor persoonlijke ontwikkeling.
- Overige informatie: Inclusieve werkgever die diversiteit en respect bevordert.
- Waarom deze baan: Werk mee aan baanbrekende ruimteprogramma's en maak impact in de ruimte-industrie.
- Kwalificaties: Ervaring in administratieve ondersteuning en vaardigheid met Microsoft Office.
Het verwachte salaris ligt tussen 41850 - 51150 € per jaar.
HE Space is een succesvolle internationale ruimtevaartonderneming, gespecialiseerd in het bieden van beheerde diensten en human resources aan de internationale ruimtevaartsector gedurende meer dan 40 jaar. We huren ruimte-experts in heel Europa voor een breed scala aan ruimtegerelateerde activiteiten, van engineering tot wetenschap, softwareontwikkeling, operaties, marketing, financiën en administratie. Onze medewerkers dragen bij aan een breed scala van baanbrekende ruimteprogramma's, waaronder Galileo en Copernicus, ExoMars, Iris2, ESA BASS, ESA GSPT, LISA Pathfinder, Euclid, de Ariane en Vega lanceerders, evenals het Internationaal Ruimtestation.
Als onderdeel van een dynamisch team bij ESA/ESTEC, zult u de volgende verantwoordelijkheden hebben:
- Dagelijkse ondersteuning van personeel van de eenheid met betrekking tot zakelijke reisarrangementen, verlofbeheer en coördinatie van trainingen;
- Omgaan met binnenkomende telefoongesprekken en informatieverzoeken;
- Analyseren van binnenkomende correspondentie en documentatie en beheren van de distributie van uitgaande correspondentie en documentatie;
- Verstrekken van verschillende logistieke ondersteuning aan de eenheid;
- Aankomsten (kantoor, telefoon, computer, beveiliging, toegang tot databases, informatiesystemen) en vertrekken (afmelding, enz.) van personeel van de eenheid;
- Bestellen van kantoorbenodigdheden en onderhoud van kantoorartikelen;
- Boeken van kamers en middelen voor vergaderingen en/of evenementen die onder de verantwoordelijkheid van de eenheid vallen;
- Administratie en afhandeling van verzending van goederen en exprespost;
- Taken gerelateerd aan documentbeheer, distributie/registratie van post en documenten;
- Organisatie van agenda en vergaderingen;
- Onderhouden van documentbibliotheken voor de eenheid, inclusief onderhoud van wijzigingslogboeken, distributielijsten, en het uitgeven van informatie-notities aan betrokken gebruikers;
- Bijhouden en opvolgen van actielijsten voor de eenheid en notulen maken van coördinatievergaderingen voor de eenheid;
- Deelname aan de organisatie van evenementen (bijv. workshops, conferenties) indien nodig;
- Ondersteuning van het Project Review Proces;
- Ondersteuning van bezoekersdiensten: inclusief toegangscontrole, voorbereiden van visumaanvragen, distributie van informatiemateriaal;
- ESA site-administratie: inclusief periodieke updates (bijv. dagelijks) van het siteschema, bijwerken en distribueren van de site-telefoonlijst;
- Deelname aan de voorbereiding en publicatie van interne en externe documenten, inclusief redigeren en proeflezen;
- Gegevensverzameling, extractie uit verschillende bedrijfsapplicaties (bijv. SAP, PRISMA) en uit verschillende interne bronnen en controle van gegevensconsistentie en coherentie-analyse.
Vereisten:
- VWO-opleiding (of hoger) is vereist;
- Enkele jaren ervaring in het ondersteunen van relatief grote teams wordt als een voordeel beschouwd;
- Uitstekende beheersing van moderne elektronische kantoorautomatiseringstools, in het bijzonder de Microsoft Office-suite en elektronische mail;
- Klantgerichte benadering en oplossingsgericht;
- Bekendheid met de ESA-werkomgeving in een vergelijkbare functie is een duidelijk voordeel;
- Vloeiend in het Engels; kennis van een andere Europese taal is een voordeel.
Deze functie is gevestigd in Noordwijk, Nederland. Een spannende en dynamische internationale werkomgeving wacht op u! Wij zijn een inclusieve en toegewijde werkgever, ons bedrijf werkt elke dag om alle vormen van discriminatie te bestrijden en een respectvolle werkomgeving te bevorderen. Daarom zijn we toegewijd aan genderdiversiteit en algehele inclusiviteit, we moedigen alle aanvragen en profielen aan.
Laatste sollicitatiedatum: 15/11/2026! Houd er rekening mee dat, vanwege de vereisten voor werkvergunningen voor deze functie, u alleen moet solliciteren als u burger bent van een lidstaat van de Europese Unie.
Administrative Assistant/Secretary [26184] in Noordwijk-Binnen werkgever: Sopra Steria
Sopra Steria is een uitstekende werkgever die een stimulerende werkomgeving biedt waarin technologie en business samenkomen. Met een focus op kwaliteit en innovatie, biedt het bedrijf volop mogelijkheden voor persoonlijke en professionele groei, ondersteund door een flexibele hybride werkstructuur. Werken bij AUTO|Q betekent deel uitmaken van een dynamisch team dat zich inzet voor automatisering en kwaliteitsborging, met toegang tot de nieuwste testtools en technologieën.
