In één oogopslag
- Taken: Coördineer dagelijkse kantooractiviteiten en ondersteun collega's in een internationale omgeving.
- Bedrijf: Sogelink Netherlands, een innovatieve organisatie met een informele cultuur.
- Voordelen: Marktconform salaris, bonusregeling, 28 vakantiedagen en de mogelijkheid om thuis te werken.
- Overige informatie: Korte lijnen, veel ruimte voor eigen initiatief en een betrokken team.
- Waarom deze baan: Maak directe impact op de werkervaring van 150 collega's en verbeter processen.
- Kwalificaties: Ervaring in office management en sterke organisatorische vaardigheden zijn een plus.
Het verwachte salaris ligt tussen 2475 - 3025 € per maand.
Wil jij een zichtbare en impactvolle rol spelen binnen een internationale organisatie? Bij Sogelink Netherlands zoeken we een Office Coördinator (60%) die ervoor zorgt dat onze collega's iedere dag kunnen werken in een professionele, goed georganiseerde en gastvrije omgeving. In deze functie ben je het centrale aanspreekpunt voor uiteenlopende office- en facilitaire processen. Je werkt nauw samen met collega's, leveranciers en externe partners en draagt direct bij aan een optimale medewerkerservaring voor onze circa 150 collega's in Utrecht. Je rapporteert aan de Office Manager en ondersteunt onder andere op het gebied van office management, facilitaire dienstverlening, administratieve ondersteuning, wagenparkbeheer en zakelijke reizen. Dit betreft een tijdelijke parttime functie (60%) tot en met 31 december 2026. De voorkeur gaat uit naar een spreiding van de uren over de ochtenden gedurende de week.
Als Office Coördinator zorg je ervoor dat onze dagelijkse kantooractiviteiten soepel verlopen en dat collega's optimaal ondersteund worden. Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
- Coördineren van de dagelijkse front office- en office managementactiviteiten.
- Aanspreekpunt zijn voor collega's, bezoekers en leveranciers.
- Beheren en opvolgen van facilitaire diensten en leveranciersrelaties.
- Ondersteunen bij administratieve processen en algemene kantoororganisatie.
- Coördineren van het wagenpark en contact onderhouden met lease- en mobiliteitspartners.
- Organiseren en ondersteunen van zakelijke reizen.
- Signaleren van verbeterkansen binnen operationele processen en meedenken over efficiëntere werkwijzen.
- Zorgdragen voor een veilige, representatieve en goed georganiseerde werkomgeving.
Wie zoeken we? Wij zoeken een georganiseerde en servicegerichte professional die energie haalt uit het ondersteunen van collega's en het coördineren van uiteenlopende operationele activiteiten. Je brengt idealiter het volgende mee:
- Ervaring binnen office management, workplace services, facilitaire dienstverlening of een vergelijkbare ondersteunende functie.
- Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten.
- Een proactieve en zelfstandige werkhouding.
- Goede communicatieve vaardigheden.
- Professionele beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal.
- Ervaring met wagenparkbeheer.
- Ervaring met het organiseren van zakelijke reizen.
- Ervaring in een internationale of groeiende organisatie.
Voldoe je niet aan alle punten, maar herken je jezelf sterk in deze functie? Dan nodigen we je alsnog uit om te solliciteren.
Waarom deze functie interessant is:
- Je krijgt veel autonomie en verantwoordelijkheid in je dagelijkse werk.
- Je hebt directe impact op de werkervaring van circa 150 collega's.
- Je vervult een zichtbare rol binnen de organisatie en werkt samen met verschillende teams.
- Je krijgt ruimte om processen te verbeteren en initiatieven te nemen.
- Je combineert inhoudelijke verantwoordelijkheid met een gezonde werk-privébalans dankzij het parttime karakter van de functie.
Wat bieden wij?
- Een marktconform salaris passend bij jouw ervaring.
- Een bonusregeling.
- 28 vakantiedagen op fulltime basis, met de mogelijkheid om extra dagen bij te kopen.
- Een rol waarbij je voornamelijk aanwezig bent op ons kantoor in Utrecht om collega's optimaal te ondersteunen.
- Bovendien bieden we de mogelijkheid om één dag per week vanuit huis te werken (niet op vrijdag).
- Laptop en mobiele telefoon.
- Groei via de Sogelink Academy: toegang tot de e-learningplatformen LinkedIn Learning en Udemy.
- Een betrokken, informele organisatie met korte lijnen en veel ruimte voor eigen initiatief.
Over Sogelink: Sogelink Netherlands combineert techniek en praktijk om het werk in de buitenruimte eenvoudiger, veiliger en efficiënter te maken – van ontwerp tot beheer. Ons hoofdkantoor in Utrecht telt 150 professionals die duurzame oplossingen ontwikkelen voor bovengrondse en ondergrondse projecten. Met onze software en maatwerkoplossingen helpen we klanten slimme, veilige en duurzame keuzes te maken en werkprocessen te optimaliseren. Bij Sogelink werk je in een betrokken team met korte lijnen, ruimte voor initiatief en de vrijheid om impact te maken op jouw manier. Hier voelt werk snel als thuiskomen.
Office Coördinator werkgever: Sogelink Nederland
Sogelink Netherlands is een uitstekende werkgever die een professionele en gastvrije werkomgeving biedt in Utrecht, waar je als Office Coördinator een directe impact hebt op de werkervaring van circa 150 collega's. Met een focus op persoonlijke groei via de Sogelink Academy en een informele cultuur met korte lijnen, krijg je de ruimte om processen te verbeteren en eigen initiatieven te nemen, terwijl je geniet van een gezonde werk-privébalans door de parttime functie. Bovendien bieden we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een marktconform salaris, bonusregeling en 28 vakantiedagen.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office Coördinator kunt binnenhalen
✨Ga naar netwerkbijeenkomsten!
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management zijn netwerken en connecties echt key. Zoek naar lokale netwerkbijeenkomsten of seminars in jouw omgeving en zorg dat je erbij bent. Dit zijn niet alleen geweldige plekken om gelijkgestemden te ontmoeten, maar vaak hebben ze ook informele gesprekken over openstaande parttime functies!
✨Gebruik je huidige netwerk
Praat met collega's, vrienden of zelfs oud-studiegenoten en laat ze weten dat je op zoek bent naar een parttime rol in bedrijfsleiderschap en management. Misschien weten ze wel van kansen bij hun bedrijf of kunnen ze je introduceren bij iemand die dat doet! Voordelen van interne verwijzingen zijn vaak de beste manieren om binnen te komen.
✨Volg relevante leiderschapstrainingen
Door je vaardigheden op te frissen met parttime leiderschapstrainingen of cursussen, maak je niet alleen je cv aantrekkelijker, maar vergroot je ook je netwerk. Veel van deze trainingen hebben netwerkevenementen of communitygroepen waar je andere professionals in je vakgebied kunt ontmoeten.
✨Keep it local!
Kijk naar lokale bedrijven die op zoek zijn naar parttime managers. Vaak hebben zij specifieke behoeften en willen ze iemand die daadwerkelijk in de regio is. Kijk ook eens op websites van lokale organisaties voor vacatures en solliciteer via de bedrijfssite. Vergeet niet: bij ons kun je ook direct solliciteren via de website van Sogelink Nederland!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office Coördinator te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschap zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om jouw managementervaring en leiderschapskwaliteiten te benadrukken. Vertel vooral over specifieke projecten of teams die je hebt geleid en wat je rol daarin was. Dit laat zien dat je de juiste vaardigheden bezit voor een rol in bedrijfsleiderschap.
Focus op resultaatgerichtheid:Bedrijven zoeken vaak naar kandidaten die resultaten kunnen leveren. Zorg ervoor dat je in je documenten kunt aantonen hoe jouw eerdere ervaringen hebben geleid tot meetbare resultaten. Denk aan statistieken of voorbeelden waaruit blijkt dat je impact hebt gehad.
Vermeld je beschikbaarheid:Omdat je solliciteert voor een parttime rol, is het belangrijk om duidelijk te maken in je sollicitatie wanneer je beschikbaar bent. Dit helpt om verwachtingen te managen en laat zien dat je serieus bent over de functie bij Sogelink Nederland.
Ondersteun je sollicitatie met voorbeelden:Een sterke portfolio kan een groot pluspunt zijn. Als je eerdere projecten hebt die je leiderschap of managementvaardigheden tonen, overweeg dan om voorbeelden hiervan bij te voegen of ze kort te beschrijven in je sollicitatie. Dit kan je onderscheiden van andere kandidaten.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Sogelink Nederland
✨Laat je leiderschapsstijl zien
Bij bedrijfsleiderschap is het belangrijk dat je jouw leiderschapsstijl kunt toelichten. Denk aan voorbeelden van situaties waarin je teams hebt geleid of problemen hebt opgelost. Geef inzicht in hoe jij mensen motiveert en aanstuurt, vooral in een parttime rol waar zelfdiscipline en initiatief belangrijk zijn.
✨Bereid je voor op strategische vragen
Een parttime managementrol kan ook vragen met zich meebrengen over strategisch denken. Verwacht scenario's waarin je moet aantonen hoe je bedrijfsbeslissingen maakt of hoe je een strategie implementeert. Zorg ervoor dat je enkele voorbeelden hebt waarin je omzet- of groeicijfers hebt verbeterd door succesvolle strategieën.
✨Ken de specifieke uitdagingen van {{$company}}
Een parttime positie betekent ook dat je flexibel moet zijn. Probeer te begrijpen welke unieke uitdagingen {{$company}} heeft en hoe jouw rol daarbinnen een verschil kan maken. Denk aan marktveranderingen of teamdynamieken.
✨Focus op jouw samenwerkingservaring
In een managementrol is samenwerking met verschillende afdelingen cruciaal. Laat zien hoe jij effectief hebt samengewerkt met teams van verschillende niveaus en functies. Dit kan je met een paar goede voorbeelden onderbouwen, zodat je laat zien dat je de juiste connecties kunt leggen - zelfs in een parttime functie.
