About the role As our HR & Payroll Administrator, you'll play an important role in keeping Smarthotel a great place to work. You'll manage HR administration, assist with monthly payroll and make sure our Utrecht office runs smoothly.
*Dutch & English is required
Are you organised, approachable and someone who enjoys helping others? We're looking for an HR & Payroll Administrator to join our team in Utrecht for 24 hours a week.
You'll take care of day-to-day HR administration for our Dutch team, assist with monthly payroll and contribute to a welcoming, well‑organised office. Working closely with the Head of Finance, you'll be a trusted point of contact for colleagues and make sure important processes run smoothly.
You'll get to know the full employee lifecycle and have plenty of room to develop your HR and payroll knowledge. We're also happy to hear from early‑career professionals who bring the right attitude and are eager to learn.
What you will do As our HR & Payroll Administrator, you'll work across three main areas: HR administration, payroll and office coordination. Your work will keep our internal processes organised and make everyday life easier for your colleagues.
Your responsibilities will include:
HR administration
Managing employee records: Keep HR and payroll systems accurate, prepare contracts and letters, and monitor important deadlines.
Coordinating onboarding and offboarding: Manage the administration for new starters and leavers, including ID checks, documentation, system access and equipment.
Managing leave and absence: Administer annual, special and family leave, as well as sickness absence.
Supporting colleagues: Answer everyday HR questions, refer sensitive matters and assist with internal communications, learning and wellbeing activities.
Maintaining HR compliance and reporting: Keep employee records secure and GDPR‑compliant, and prepare reports on headcount, absence and leave balances.
Assisting international colleagues: Provide basic HR administration for our small UK and Northern Ireland teams, with the main focus on the Netherlands.
Payroll support
Preparing monthly payroll: Collect payroll inputs, process employee changes and check information against approved documentation.
Ensuring payroll accuracy: Carry out pre‑payroll checks, flag discrepancies and prepare payroll for approval by the Head of Finance.
Managing payroll administration: Prepare data for Finance, assist with monthly and annual filings, and maintain payroll deadlines.
Supporting colleagues: Answer routine payslip questions and prepare employer statements.
Office administration
Keeping the office running smoothly: Manage supplies, supplier contact, post and deliveries, and welcome visitors.
Organising office events: Coordinate bookings, catering and other practical arrangements for team activities.
Preparing for new colleagues: Work with Facilities and IT to ensure workspaces, equipment and access are ready.
Maintaining workplace safety: Keep first‑aid, BHV and safety registers up to date.
Who you are You're someone who likes bringing structure to a busy working environment and enjoys being the person colleagues can count on. You take pride in getting things right, handle confidential information with care and aren't afraid to take initiative.
You have a positive, practical approach and enjoy working as part of a team. You're keen to build your knowledge and comfortable asking questions when something is new.
You bring
An MBO+ or HBO qualification in HRM, Personeel & Arbeid, administration or a related field, or equivalent experience.
Around 1–4 years of experience in HR, personnel or payroll administration in the Netherlands.
A working understanding of Dutch employment basics, including payroll tax, holiday entitlement, sickness absence and employment contracts.
Fluent Dutch and good business English, as you'll be working in an international team.
Strong Excel and Microsoft 365 skills.
A structured, accurate approach to work and the discretion to handle confidential information.
A proactive, can‑do mentality, with the confidence to take ownership and raise questions when needed.
A positive, team‑oriented attitude and a genuine willingness to help colleagues.
It would be great if you also have:
Experience with Loket.nl, HiBob or similar HR and payroll systems.
A Praktijkdiploma Loonadministratie (PDL), or an interest in obtaining one.
Experience organising office events or some knowledge of UK employment and pensions.
Languages
Dutch and English are required
About Smarthotel At Smarthotel, we believe hotels deserve technology that makes life easier. Since 2007, we've been closing the gaps in hotel tech by building tools that connect, automate and simplify daily operations for hoteliers.
Our solutions help hotels manage their bookings, distribution and payments while connecting with the systems they already use.
With our team of specialists, we support more than 1,800 hotels across more than 10 countries. We combine decades of hospitality experience with a personal approach, working closely with our clients to help them do business better.
We're an international team of people who enjoy working together, sharing knowledge and making a difference for our clients.
What we offer At Smarthotel, you'll join a friendly, international team where people look out for each other and your contribution is valued. You'll work closely with the Head of Finance, build your expertise and have the freedom to take ownership of your work.
Here's what you can expect:
Part‑time position: 24 hours per week, ideally spread across four days of six hours. Five shorter working days can also be discussed.
Competitive salary: €3,100–€3,400 gross per month based on a 40‑hour working week, paid pro rata for 24 hours, depending on experience, plus 8% holiday allowance.
Hybrid working: Two days a week at our Utrecht office and two days working from home.
Professional development: Expand your knowledge of HR and payroll while working closely with the Head of Finance.
Employee benefits: Including €25 in monthly Alleo vouchers and a €400 Smart Budget for your home office setup.
International environment: Work alongside colleagues from different backgrounds in a friendly and collaborative team.
Long‑term prospects: A 12‑month fixed‑term contract with the prospect of a permanent position.
Our application process We'd love to get to know you and hear why you'd like to join our team. Our recruitment process consists of:
An introductory interview
A second interview with the team
An offer
Have any questions about the role? Feel free to contact us at people@smarthotel.nl.
Smarthotel welcomes applicants from all backgrounds. We select candidates based on their skills, experience and suitability for the role.
#J-18808-Ljbffr
HR & Payroll Administrator in Utrecht werkgever: Smarthotel
Smarthotel biedt een stimulerende werkomgeving waar medewerkers de kans krijgen om hun vaardigheden in de hospitality en technologie verder te ontwikkelen. Het bedrijf waardeert teamwork en klantgerichtheid, wat bijdraagt aan een positieve werkcultuur. Medewerkers hebben de mogelijkheid om complexe technische uitdagingen aan te gaan en een directe impact te maken op de tevredenheid van hotelklanten.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je HR & Payroll Administrator in Utrecht kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij Smarthotel die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij Smarthotel kan solliciteren voor de functie van HR & Payroll Administrator! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat Smarthotel drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Smarthotel
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij Smarthotel.
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe Smarthotel medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
