In één oogopslag
- Taken: Zorg voor een soepel kantoorverloop en ondersteun het team met administratieve taken.
- Bedrijf: Shipping Technology, een innovatief bedrijf in de maritieme sector.
- Voordelen: Onbepaalde tijd contract, 25 vakantiedagen, ontwikkelingsbudget en gezellige teamuitjes.
- Overige informatie: Flexibele werkuren met thuiswerkdagen en een dynamische, sociale sfeer.
- Waarom deze baan: Word de spil van ons kantoor en creëer een fijne werkomgeving voor collega's.
- Kwalificaties: Minimaal 3 jaar ervaring in office management en uitstekende organisatorische vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 36000 - 44000 € per jaar.
Als Office Manager bij Shipping Technology ben je de spil van ons kantoor. Je zorgt voor een soepel verloop van de dagelijkse kantooractiviteiten en ondersteunt bij administratieve taken. Je speelt een cruciale rol in het creëren van een fijne werkomgeving waarin onze collega's prettig en efficiënt kunnen werken. Je zorgt er dagelijks voor dat ons kantoor representatief is, jij ziet de kleine details en pakt deze gelijk op. Je bent graag up-to-date over alles en weet daardoor precies in te spelen op alle voorkomende situaties. Je ondersteunt het managementteam en collega’s waar nodig, dit zorgt voor een brede set aan werkzaamheden. Het ene moment plan je een aandeelhoudersvergadering en het andere moment houdt jij je bezig met de bestellingen voor de gezamenlijke lunches. Je bent zelfstandig en proactief, jij hebt aan een paar woorden genoeg! Inmiddels heb je al een aantal jaar ervaring in een office management rol en weet je wat er nodig is om een fijne werkomgeving te creëren. Je houdt een helikopterview en weet wat er speelt binnen de verschillende teams, hierdoor kun je inspelen op de vragen en behoeftes van het team. Al met al zorg jij ervoor dat iedereen zich welkom voelt op het kantoor van Shipping Technology!
Verantwoordelijkheden
- Kantoor: Je zorgt dat alles op kantoor soepel verloopt: het ontvangen van gasten/klanten, boodschappen bestellen, contact met de beheerder, voorraadbeheer van kantoorartikelen etc. En op de dagen dat we samen op kantoor werken, verzorg jij een heerlijke lunch.
- Administratieve ondersteuning: Je biedt administratieve ondersteuning aan het management en de verschillende afdelingen, waaronder agendabeheer, documentbeheer, CRM beheer, finance support etc.
- Organisatie van evenementen: Je organiseert en/of ondersteunt bij interne en externe evenementen, zoals vergaderingen, workshops, bedrijfsuitjes en beurzen.
- HR-ondersteuning: Je assisteert bij HR-taken zoals het onboarden van nieuwe medewerkers, het bijhouden van personeelsdossiers en het beheren van verlofregistraties.
- Communicatie: Je bent het eerste aanspreekpunt voor de algemene interne en externe vragen. Je beheert een aantal algemene mailboxen en telefoonnummers.
Opleiding: MBO+ werk- en denkniveau en een afgeronde opleiding in de richting van office management, administratie, management assistent etc.
Ervaring: Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als Office Manager.
Vaardigheden: Uitstekende organisatorische en multitasking vaardigheden. Goede kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint) en/of Google Workspace. Ervaring met administratieve en CRM software (o.a. Exact / HubSpot / Google Drive) is een pluspunt. Sterke communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als Engels.
Persoonlijkheid: Je houdt ervan om alles goed geregeld te hebben, je regelt alles zodat je altijd alles onder controle hebt. Is er een stressvolle situatie? Dan weet jij precies hoe je dit aanpakt! Want jij weet hoe je probleemoplossend te werk gaat. Iedere dag mogen we genieten van jouw enthousiasme, flexibiliteit en gezelligheid. Je houdt van een gezellige sfeer en bent erg sociaal en spontaan ingesteld. Jij krijgt energie van persoonlijk contact en het verzorgen van je collega’s. Met jouw proactieve houding ben jij onze vaste rots in onze dynamische organisatie.
Dit bieden wij:
- Een uitdagende functie binnen een groeiend, innovatief bedrijf in de maritieme technologie;
- Een baan voor minimaal 32 uur per week. Voor deze functie is het belangrijk dat je minimaal op maandag, woensdag en vrijdag kan werken.
- Een contract voor onbepaalde tijd.
- 25 vakantiedagen (mogelijkheid om vakantiedagen bij te kopen);
- 8% vakantiegeld;
- Pensioen met een werkgeversbijdrage van 7,5%;
- Een budget om jezelf te ontwikkelen;
- Een regeling waarbij je zelf je laptop mag uitkiezen;
- Een maandelijkse telefoonvergoeding en een thuiswerkvergoeding;
- Op dinsdag en donderdag werken we allemaal thuis. Op maandag, woensdag en vrijdag werken we samen op kantoor. Wij verzorgen deze dagen een lekkere lunch op kantoor.
- Iedere maand een borrel en ieder kwartaal een leuk teamuitje.
Heb je vragen over deze vacature? Neem dan contact op met onze collega Angelique Benders (werkdagen: dinsdag, woensdag en vrijdag) via 06-57477313.
Officemanager werkgever: Shipping Technology
Shipping Technology biedt een dynamische werkomgeving waar innovatie en klanttevredenheid centraal staan. Met flexibele remote werkdagen en een cultuur die samenwerking en persoonlijke groei stimuleert, krijg je de kans om je vaardigheden verder te ontwikkelen in de maritieme sector. Bovendien waardeert het team jouw input bij procesverbeteringen, waardoor je een directe impact hebt op de tevredenheid van onze klanten.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Officemanager kunt binnenhalen
✨Doe mee aan bedrijfsnetwerken
In de wereld van bedrijfsleiderschap en management is netwerken cruciaal. Zoek lokale en regionale evenementen, zoals bedrijfskonferenties of management workshops, waar je andere leiders kunt ontmoeten en je netwerk kunt uitbreiden. Dit verhoogt je zichtbaarheid en kan leiden tot kansen bij bedrijven zoals Shipping Technology.
✨Lid worden van professionele organisaties
Overweeg om lid te worden van organisaties en vakbonden die zich richten op bedrijfsleiderschap, zoals de Nederlandse Vereniging voor Management of andere relevante netwerken. Ze bieden vaak toegang tot exclusieve vacatures en netwerkevenementen die perfect zijn voor jouw zoektocht naar een fulltime positie.
✨Laat je expertise zien
Bij bedrijfsleiderschap gaat het om vertrouwen en autoriteit. Schrijf artikelen of blogs over managementstrategieën en deel je inzichten op platforms zoals LinkedIn. Dit kan je helpen om jezelf te positioneren als een thought leader en om geïnteresseerde bedrijven zoals Shipping Technology naar jou toe te trekken.
✨Profiteer van onze vacaturepagina
Vergeet niet om regelmatig onze website in de gaten te houden voor nieuwe fulltime vacatures bij Shipping Technology. Vaak zijn er unieke kansen die niet op andere platforms worden gepost, dus stem je zoekcriteria af en solliciteer direct via ons. Wie weet lig je straks op het juiste pad naar je droomfunctie!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Officemanager te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Show je leiderschapsstijl:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsstijl te laten zien. Geef voorbeelden van situaties waarin je leiding hebt gegeven, teams hebt gemotiveerd of problemen hebt opgelost. Dit laat zien dat je niet alleen ervaring hebt, maar ook in staat bent om impact te maken in de rol van Officemanager bij Shipping Technology.
Focus op resultaten en prestaties:In bedrijfsleiderschap-en-management is het cruciaal om je prestaties kwantitatief te onderbouwen. Vermeld specifieke resultaten die je in vorige functies hebt behaald, zoals omzetgroei, efficiëntieverbeteringen of teamuitbreidingen. Dit maakt je CV en motivatiebrief aantrekkelijker voor Shipping Technology.
Waarom deze rol jou aanspreekt:Geef in je motivatiebrief duidelijk aan waarom de rol van Officemanager bij Shipping Technology jou aanspreekt. Dit gaat verder dan alleen je vaardigheden; laten we zien dat je echt geïnteresseerd bent in de missie van het bedrijf en dat je lange termijn impact wilt maken.
Versla de competitie met een professionele layout:Bij een fulltime rol in bedrijfsleiderschap-en-management gaat presentatie ook om de uitstraling. Zorg ervoor dat je CV een professionele layout heeft die makkelijk te volgen is. Gebruik duidelijke secties en een nette indeling om het de recruiters van Shipping Technology gemakkelijk te maken je verhaal te volgen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Shipping Technology
✨Ken je leiderschapsstijl
Voor een rol in bedrijfsleiderschap en management is het cruciaal dat je je eigen leiderschapsstijl goed kent. Denk na over voorbeelden uit je verleden waar je deze stijl hebt toegepast, en wees voorbereid om vragen hierover te beantwoorden. Dit laat zien dat je niet alleen strategisch kunt denken, maar ook dat je weet hoe je teams kunt aansteken en begeleiden.
✨Analyseer relevante casestudy's
Tijdens je interview kan het zijn dat je geconfronteerd wordt met specifieke managementscenario's of casestudy's. Bereid je voor door enkele actuele voorbeelden uit de branche te analyseren. Hoe zou je bepaalde dilemma's aanpakken? Dit toont niet alleen je analytisch vermogen aan, maar ook je praktijkkennis van de sector.
✨Bereid je strategische visie voor
Als fulltime bedrijfsleider willen ze natuurlijk zien wat je visie is voor Shipping Technology en hoe je verwacht bij te dragen aan hun doelstellingen. Denk na over de lange termijn strategieën die je zou kunnen aanbevelen. Dit zal je serieus nemen en aantonen dat je niet alleen een uitvoerder, maar ook een strateeg kunt zijn.
✨Ontwikkel je netwerk vaardigheden
In een management rol is netwerken essentieel. Bereid je voor om te praten over hoe je relaties hebt opgebouwd in het verleden of hoe je van plan bent om stakeholders te betrekken bij projecten. Dit maakt indruk en laat zien dat je de waarde van teamwerk en samenwerking begrijpt.
