In één oogopslag
- Taken: Ondersteun afdelingshoofden met secretariële en administratieve taken in een dynamische omgeving.
- Bedrijf: Gemeente Zoetermeer, waar we samen bouwen aan een betere stad.
- Voordelen: Flexibele werkuren, mogelijkheid tot thuiswerken en een collegiale sfeer.
- Overige informatie: Een VOG is nodig en je werkt in een team van ervaren secretaresses.
- Waarom deze baan: Maak impact op de samenleving door belangrijke organisatorische processen te ondersteunen.
- Kwalificaties: Ervaring als secretaresse en sterke communicatieve vaardigheden zijn vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3150 - 3850 € per maand.
Gemeente Zoetermeer zoekt een Domein Secretaresse voor het Domein Samenleving. De opdracht heeft een duur van 9 maanden en start op 31 oktober 2026. De werkzaamheden worden grotendeels uitgevoerd vanuit het Stadhuis van Zoetermeer, met de mogelijkheid tot thuiswerken in overleg.
De belangrijkste werkzaamheden zijn:
- Beheren en prioriteren van agenda’s en afspraken van afdelingshoofden en teammanagers;
- Voorbereiden en organiseren van overleggen en bijeenkomsten;
- Opstellen en verspreiden van agenda’s, uitnodigingen en vergaderstukken;
- Notuleren van overleggen en bewaken van acties, afspraken en termijnen;
- Procesmatig voorbereiden en ondersteunen van portefeuillehoudersoverleggen;
- Verwerken en coördineren van correspondentie en bestuurlijke stukken;
- Ondersteunen bij de afhandeling en coördinatie van klachten;
- Ondersteunen bij administratieve processen, waaronder facturen en financiële verplichtingen;
- Organiseren en praktisch ondersteunen van bijeenkomsten;
- Bewaken van de gezamenlijke mailbox en tijdig oppakken of uitzetten van reguliere en spoedeisende verzoeken;
- Onderhouden van contacten met collega’s, leidinggevenden en externe partijen.
We zoeken iemand die:
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring heeft als managementassistent, directiesecretaresse, bestuurssecretaresse en/of secretaresse;
- Aantoonbare werkervaring heeft met het voorbereiden en organiseren van overleggen;
- Aantoonbare werkervaring heeft met Microsoft 365;
- Een afgeronde opleiding op minimaal mbo 4 niveau heeft in de richting van secretariële ondersteuning;
- De Nederlandse taal op minimaal C1-niveau beheerst.
Competenties die belangrijk zijn voor deze rol omvatten:
- Plannen en organiseren;
- Prioriteiten stellen;
- Zelfstandigheid en initiatief;
- Nauwkeurig en zorgvuldig werken;
- Communicatieve vaardigheid.
Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) is een vereiste. De reactietermijn van deze aanvraag duurt tot maandag 19 oktober 2026, 12:00 uur.
Domein Secretaresse Samenleving in Zoetermeer werkgever: Sentior, Ltd.
Sentior, Ltd. is een uitstekende werkgever die zich richt op het welzijn van zowel haar medewerkers als de inwoners van Dalfsen. Met een hybride werkstructuur biedt het bedrijf flexibiliteit en een dynamische werkomgeving waar samenwerking en empathie centraal staan. Medewerkers krijgen volop kansen voor persoonlijke en professionele groei binnen een ondersteunend team dat zich inzet voor de gemeenschap.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Domein Secretaresse Samenleving in Zoetermeer kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Sentior, Ltd.!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Sentior, Ltd. zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Sentior, Ltd..
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Sentior, Ltd.!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Domein Secretaresse Samenleving in Zoetermeer te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Sentior, Ltd. en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Sentior, Ltd.. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Sentior, Ltd.
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Sentior, Ltd..
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Sentior, Ltd. kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Sentior, Ltd. via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
