In één oogopslag
- Taken: Zorg voor een soepel verloop van administratieve en organisatorische taken in een hecht team.
- Bedrijf: Een betrokken organisatie in Amsterdam met een focus op het sociale domein.
- Voordelen: Flexibele uren, een ondersteunend team en de kans om impact te maken.
- Overige informatie: Een dynamische werkomgeving met ruimte voor persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Word de spil achter de schermen en help ons team te groeien en bloeien.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau en ervaring als management assistent.
Het verwachte salaris ligt tussen 2025 - 2475 € per maand.
Als Management Assistant sociaal domein zorg je dat alles achter de schermen soepel loopt voor directie en team. Je werkt als enige assistant in een hecht team van circa 20 vaste collega’s en veel betrokken vrijwilligers in Amsterdam. Jij bent nauwkeurig, voelt goed aan wanneer er iets gedaan moet worden en wanneer je iets moet afstemmen of juist niet, je bent proactief en zelfstandig, en kan zeer goed prioriteiten stellen.
HR- en communicatietaken (ondersteunend):
- Bijhouden van website in Wordpress
- Ondersteuning bij indiensttreding van nieuwe medewerkers
- Bijhouden van personeelsdossiers
- Meewerken aan interne en externe communicatie
Administratieve ondersteuning:
- Verwerken, controleren en inboeken van declaraties en facturen in Basecone
- Ondersteunen bij het opstellen van contracten, overeenkomsten en documenten
- Verwerken en archiveren van belangrijke stukken in het digitale systeem
Secretariële ondersteuning:
- Voorbereiden, notuleren en opvolgen van (team) overleggen
Organisatorisch:
- Regelen van facilitaire zaken zoals ICT-contacten, kantoorbenodigdheden en contact met de beheerder van het pand
- Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en vrijwilligersactiviteiten
- Coördineren van interne communicatie en informatievoorziening
Procesverbetering:
- Signaleren van knelpunten en doen van verbetervoorstellen in werkwijzen en administratieve processen
Eisen:
- HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een afgeronde relevante opleiding
- 10-16 uur per week beschikbaar
- Enkele jaren ervaring als (Directie)secretaresse, Management Assistent of aanverwante functies, liefst in een organisatie met vergelijkbare omvang
- Kennis van diverse MS Office programma's waaronder OneDrive en Sharepoint is een vereiste, kennis van Exact en Basecone is een pré. Bereidheid deze programma’s eigen te maken.
- Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift
- Dienstverlenende instelling, hoog verantwoordelijkheidsgevoel en goed ontwikkeld organisatievermogen
Management Assistant Sociaal Domein in Amsterdam werkgever: Secretary Plus
Bij Secretary Plus bieden we een unieke kans voor trainees om in de regio Amersfoort praktijkervaring op te doen terwijl ze werken aan hun hbo-diploma. Onze cultuur is gericht op persoonlijke ontwikkeling en groei, met uitdagende opdrachten en intensieve begeleiding die je helpen om uit te blinken als management assistant. We geloven in het potentieel van onze medewerkers en investeren in hun toekomst, waardoor je niet alleen waardevolle werkervaring opdoet, maar ook een stevig fundament legt voor je carrière.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Management Assistant Sociaal Domein in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale HR-netwerken
Ga lekker op zoek naar lokale HR-netwerken en evenementen! Vaak zijn er bijeenkomsten waar HR-professionals elkaar ontmoeten. Dit kan niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om jou zichtbaar te maken bij bedrijven zoals Secretary Plus die op zoek zijn naar parttime medewerkers.
✨Spreek met je studiebegeleider
Je studiebegeleider of loopbaanadviseur kan goud waard zijn! Vraag of zij connecties hebben of weten van parttime HR-rollen. Ze hebben vaak goede tips over bedrijven die leerlingen van jouw opleiding zoeken, en dat kan je een streepje voorgeven.
✨Flyer en gesprekken op evenementen
Heeft je universiteit evenementen of carrièredagen? Dit is je kans! Neem je cv en een goed verhaal mee over waarom jij de perfecte kandidaat bent voor een functie bij Secretary Plus. Laat zien wie je bent en waarom je HR zo gaaf vindt!
✨Bouw een online aanwezigheid op
Hoewel je misschien geen uitgebreide portfolio hoeft te bouwen zoals in andere vakgebieden, is het belangrijk om een LinkedIn-profiel te hebben dat je interesse in HR weerspiegelt. Deel artikelen over HR-trends en laat je netwerk weten dat je op zoek bent naar parttime werk. Vergeet niet om ook direct te solliciteren op de website van Secretary Plus!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Management Assistant Sociaal Domein in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Jouw motivatie is key!:In je sollicitatiebrief voor de parttime rol in HR bij Secretary Plus moet je laten zien waarom je geïnteresseerd bent in deze functie. Vertel ons wat je drijft in de wereld van Human Resources en hoe je wilt bijdragen aan ons team. Laat ook zien dat je het belang van de werknemer begrijpt en dat je communicatievaardigheden sterk zijn.
Praktische ervaring telt!:Als je al praktische ervaring hebt in HR, noem dat dan zeker! Dit kan stage-ervaring zijn, vrijwilligerswerk of projecten op school. Het zou geweldig zijn om inzicht te krijgen in de vaardigheden die je hebt ontwikkeld, zoals werving, onboarding of het beheren van medewerkersrelaties.
Focus op relevante opleidingen:Vermeld in je cv eventuele relevante studies of trainingen die je hebt gevolgd, zoals HR-management of psychologie. Dit laat zien dat je de benodigde theorie goed onder de knie hebt en een sterke basis hebt voor de rol bij Secretary Plus.
Houd het kort en bondig:Door je sollicitatiebrief en cv kort en bondig te houden, maak je het ons makkelijker om snel de belangrijkste informatie te vinden. 1-2 pagina's zijn meer dan genoeg voor je cv en je sollicitatiebrief moet ook to the point zijn. We willen graag snel begrijpen waarom jij de perfecte match bent voor deze parttime HR-rol!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Secretary Plus
✨Verken de HR-tools
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de meest gebruikte HR-tools, zoals ATS-systemen en performance management software. Dit laat zien dat je niet alleen theoretische kennis hebt, maar ook bereid bent om je in de tools te verdiepen die je straks gaat gebruiken.
✨Voorbereiding op gedrag gebaseerde vragen
In de HR-sector krijgen we vaak gedrag gebaseerde vragen die ons vragen hoe we specifieke situaties in het verleden hebben aangepakt. Denk na over je eigen ervaringen en bereid voorbeelden voor die je sterke communicatieve vaardigheden en teamwerk benadrukken.
✨Focus op je motivatie voor parttime werk
Bij een parttime rol zoals deze, willen ze vaak weten wat je motivatie is. Wees eerlijk over waarom je parttime wilt werken en hoe je die tijd wilt gebruiken om je vaardigheden te ontwikkelen. Dit kan je enthousiasme en inzet voor de rol benadrukken.
✨Verken de cultuur van Secretary Plus
De cultuur binnen een bedrijf is essentieel in HR. Probeer iets te vinden over de waarden en cultuur van Secretary Plus. Dit geeft je niet alleen handvatten om je antwoorden te personaliseren, maar ook om te laten zien dat je een goede culturele fit bent.
