In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de CTO en coördineer het kantoor voor een dynamisch team.
- Bedrijf: Internationale organisatie in de goudmijnbouw met focus op innovatie.
- Voordelen: Competitief salaris, jaarlijkse bonus, pensioenregeling en opleidingscheque.
- Overige informatie: Flexibele werkomgeving met mogelijkheden voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Maak impact in een veelzijdige rol binnen een professionele omgeving.
- Kwalificaties: Minimaal 8 jaar ervaring in directieondersteuning en uitstekende communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 47700 - 58300 € per jaar.
Ben jij een ervaren directieassistent die graag vooruitdenkt, overzicht houdt en energie krijgt van een internationale werkomgeving? En ben je 40 uur per week beschikbaar voor een veelzijdige functie waarin je écht het verschil maakt? Dan komen we graag in contact met jou!
Plaats: Leiden
In deze veelzijdige functie speel je een centrale rol in de dagelijkse ondersteuning van de directie en het soepel functioneren van het kantoor. Je ondersteunt een lokaal gevestigde CTO persoonlijk en werkt tegelijkertijd nauw samen met diens internationaal verspreide leidinggevende team, waarbij virtuele samenwerking over verschillende tijdzones een belangrijk onderdeel vormt.
Daarnaast ben je verantwoordelijk voor de organisatie en coördinatie van het kantoor in Leiden als gedeelde werkomgeving voor meerdere directieteams, collega's uit verschillende disciplines en bezoekende stakeholders. Zo draag je bij aan een professionele, gastvrije en efficiënte werkomgeving.
- Je ondersteunt de CTO persoonlijk op kantoor in Leiden en zorgt voor een efficiënte organisatie van de dagelijkse werkzaamheden;
- Beheren van de agenda, afspraken, reisplanning en prioriteiten;
- Opstellen van correspondentie, rapportages, presentaties en briefingdocumenten;
- Voorbereiden van vergaderingen, vastleggen van besluiten en bewaken van actiepunten;
- Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders;
- Voorbereiden en verspreiden van vergaderstukken en opvolgen van actiepunten;
- Bevorderen van de informatie-uitwisseling tussen de CTO en het internationale team;
- Je biedt administratieve en organisatorische ondersteuning aan andere directieleden die werkzaam zijn op kantoor in Leiden;
- Coördineren van facilitaire zaken, werkplekken, bezoekersontvangst en serviceverzoeken;
- Onderhouden van contacten met leveranciers, gebouwbeheer en facilitaire dienstverleners;
- Verzorgen van administratieve inkoopprocessen, factuurverwerking en uitgavenregistratie;
- Beheren van documentatie en registers volgens interne richtlijnen en geldende voorschriften;
- Ondersteunen bij de organisatie van evenementen en bezoeken;
- Signaleren en implementeren van verbeteringen in kantoororganisatie, dienstverlening en kostenbeheersing.
Je bent een proactieve, flexibele en servicegerichte professional met sterk organisatorisch inzicht. Je houdt overzicht en stelt moeiteloos prioriteiten. Je gaat discreet en integer om met vertrouwelijke informatie, bouwt sterke werkrelaties op en communiceert gemakkelijk met internationale collega's, directieleden en andere kantoorgebruikers. Je biedt een hoog serviceniveau, neemt initiatief en ziet kansen om processen, samenwerking en dienstverlening continu te verbeteren. Je blijft rustig onder druk, past je gemakkelijk aan veranderende prioriteiten aan en gaat zorgvuldig om met bedrijfsmiddelen. Daarnaast ben je bereid om structureel flexibel te werken over verschillende tijdzones heen, zodat de CTO en het internationale leidinggevende team op belangrijke momenten optimaal worden ondersteund.
Ontdek een geweldige kans om deel uit te maken van dit dynamische team! Wij zijn op zoek naar gepassioneerde en getalenteerde kandidaten die klaar zijn voor de volgende stap in hun carrière.
- Een veelzijdige en verantwoordelijke functie binnen een professionele organisatie;
- Een afwisselend takenpakket met veel ruimte voor eigen initiatief;
- Samenwerking met betrokken collega's en management;
- Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei;
- Salaris afhankelijk van opleiding, kennis en relevante ervaring;
- Jaarlijkse prestatiebonus van 10% van het bruto jaarsalaris, die telkens aan het einde van februari wordt uitbetaald;
- Daarnaast biedt de organisatie een pensioenregeling en een ziektekostenverzekering;
- En daarnaast een Schoevers opleidingscheque ter waarde van € 500,-.
Wij nodigen je van harte uit om te reageren op deze vacature als je jezelf herkent in het volgende profiel:
- Je hebt minimaal 8 jaar relevante ervaring in directieondersteuning en kantoorbeheer, bij voorkeur binnen een internationale, complexe organisatie of de financiële dienstverlening;
- Je hebt ervaring met het ondersteunen van C-level executives of senior leidinggevenden, zowel persoonlijk op locatie als op afstand binnen een internationaal verspreid team;
- Daarnaast ben je vertrouwd met het beheren van een gedeelde kantooromgeving voor medewerkers uit verschillende disciplines;
- Je beschikt over uitstekende organisatorische en communicatieve vaardigheden en hebt ruime ervaring met agendabeheer, vergaderingen, reisplanning, documentbeheer, leverancierscontacten, facilitaire zaken en administratieve processen;
- Je bent digitaal vaardig, maakt gemakkelijk gebruik van verschillende IT- en AI-toepassingen en staat open voor nieuwe technologieën. Ervaring met SAP, ERP-systemen of vergelijkbare bedrijfsplatformen is een pré;
- Je beheerst zowel het Nederlands als het Engels uitstekend, in woord en geschrift;
- Je bent beschikbaar 40 uur per week, minder is niet bespreekbaar;
- Ervaring in de mijnbouw-, grondstoffen- of technologiesector is een pluspunt, maar geen vereiste.
Herken jij je niet 100% in dit profiel, maar denk je wel dat deze functie goed bij je past? Dan nodigen we je uit om toch te reageren. We staan open voor een verrassende match!
Onze opdrachtgever is een internationaal opererende organisatie binnen de goudmijnbouw, met een sterke focus op operationele excellentie en technische innovatie. Het kantoor in Leiden is een belangrijke internationale vestiging, waar verschillende directiefuncties zijn gevestigd.
Spreekt deze functie je aan en ben jij er klaar voor om te groeien in je functie en loopbaan? Wij ontvangen graag jouw curriculum vitae (bij voorkeur met foto) en motivatiebrief in Word-format via het sollicitatieformulier. Is deze vacature niets voor jou, maar ken jij iemand voor wie deze functie perfect is? Het delen van deze vacature wordt zeer op prijs gesteld.
Schoevers Professionals, Let’s Grow!
Wil je meer weten over deze vacature? Neem dan contact op met ons op. We zijn te bereiken via telefoonnummer: 035 – 750 61 45 of mail ons op info@schoeversprofessionals.nl.
Medior/Senior Office Manager en Executive Assistant CTO in Leiden werkgever: Schoevers Professionals
Schoevers Professionals in Amsterdam biedt een stimulerende werkomgeving waar klantgerichtheid en teamwork centraal staan. Met een marktconform salaris, 30 vakantiedagen en volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling, is dit de ideale plek voor een Secretaresse die waarde hecht aan een professionele en ondersteunende cultuur. De unieke locatie in Amsterdam voegt extra aantrekkingskracht toe, waardoor je niet alleen bijdraagt aan de klantbeleving, maar ook kunt genieten van de dynamiek van de stad.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Schoevers Professionals
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Medior/Senior Office Manager en Executive Assistant CTO in Leiden kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Schoevers Professionals en kun je je enthousiasme voor de rol van Medior/Senior Office Manager en Executive Assistant CTO beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Medior/Senior Office Manager en Executive Assistant CTO in Leiden te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Schoevers Professionals.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Schoevers Professionals. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Schoevers Professionals
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Schoevers Professionals, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Medior/Senior Office Manager en Executive Assistant CTO is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Schoevers Professionals werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
