In één oogopslag
- Taken: Bereid bestuurlijke vergaderingen voor en leg besluiten helder vast.
- Bedrijf: Stichting Scala, een maatschappelijke organisatie in het onderwijs.
- Voordelen: Flexibele tijdsinvestering en een passende vergoeding.
- Overige informatie: Vergaderingen in de avond op het bestuurskantoor in Elshout.
- Waarom deze baan: Draag bij aan goed bestuur en kwalitatief onderwijs in de regio.
- Kwalificaties: Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal en ervaring met notuleren.
Het verwachte salaris ligt tussen 4055 - 4957 € per maand.
Stichting Scala zoekt een Secretaris voor de Raad van Toezicht. Kun jij bestuurlijke vergaderingen goed voorbereiden, hoofd- en bijzaken onderscheiden en besluiten helder en zorgvuldig vastleggen? Houd je overzicht over agenda’s, afspraken en documenten? Dan zijn wij op zoek naar jou.
Voor de ondersteuning van de Raad van Toezicht zoekt Stichting Scala een zelfstandige en nauwkeurige secretaris die de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van bestuurlijke vergaderingen verzorgt en het archief beheert. Stichting Scala verzorgt primair onderwijs voor meerdere scholen in de regio. De Raad van Toezicht houdt toezicht op het functioneren van de organisatie en het College van Bestuur en draagt bij aan goed bestuur en kwalitatief onderwijs.
Als secretaris ondersteun je de Raad van Toezicht vóór, tijdens en na de vergaderingen. Je verzorgt de agendavoering in afstemming met de voorzitter en de directeur-bestuurder, ondersteunt waar nodig de inhoudelijke voorbereiding en zorgt voor een objectieve, bondige en correcte verslaglegging. Daarnaast houd je overzicht over besluiten en actiepunten en zorg je voor een toegankelijk en zorgvuldig beheerd archief.
Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- Voorbereiden en afstemmen van de agenda en bijhouden van de jaaragenda, in overleg met de voorzitter en de directeur-bestuurder;
- Verzamelen en tijdig beschikbaar stellen van vergaderstukken en waar nodig ondersteunen bij de inhoudelijke voorbereiding, bijvoorbeeld door stukken samen te vatten en bespreek- of beslispunten te verduidelijken;
- Bijwonen van vergaderingen van de Raad van Toezicht;
- Opstellen van conceptnotulen aan de hand van de vergadering;
- Vastleggen van besluiten en actiepunten;
- Bijhouden van de besluiten- en actielijst en bewaken van afgesproken opvolging en termijnen;
- Verwerken van eventuele wijzigingen en opmerkingen;
- Opleveren van definitieve notulen binnen de afgesproken termijn;
- Beheren en ordenen van het digitale archief van de Raad van Toezicht, waaronder agenda’s, vergaderstukken, vastgestelde notulen en besluiten;
- Zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie.
Wie zoeken wij? Wij zoeken een kandidaat die:
- Uitstekende beheersing heeft van de Nederlandse taal, zowel schriftelijk als mondeling;
- Nauwkeurig, zelfstandig en betrouwbaar werkt;
- Bestuurlijke en organisatorische sensitiviteit bezit;
- Hoofd- en bijzaken goed kan onderscheiden;
- Ervaring heeft met secretariële ondersteuning en het notuleren van bestuurlijke vergaderingen (ervaring binnen onderwijs, bestuur of toezicht is een pré);
- Goed kan plannen en organiseren en ervaring heeft met agendabeheer, documentbeheer en het bewaken van afspraken;
- Vaardig is met Microsoft 365, Teams en moderne digitale hulpmiddelen;
- Bereid is vergaderingen fysiek bij te wonen.
Wat bieden wij?
- Een interessante functie binnen een maatschappelijke organisatie;
- Samenwerking met een betrokken en professionele Raad van Toezicht;
- Circa vijf tot zeven vergaderingen per jaar;
- Een tijdsinvestering die we in overleg vaststellen, passend bij de voorbereiding, verslaglegging, opvolging en het archiefbeheer;
- Een passende vergoeding, nader overeen te komen;
- Op basis van een overeenkomst van opdracht (ZZP).
De vergaderingen vinden plaats op het bestuurskantoor van Stichting Scala te Elshout en worden doorgaans in de avonduren gehouden.
Heb je belangstelling voor deze functie en herken je jezelf in het profiel? Dan ontvangen wij graag voor 20-11-2026 jouw motivatie en een kort cv op e-mailadres dewit@blace.nl gericht aan Peter de Wit. De gesprekken vinden plaats op (24-11-2026 tussen 17.00 uur – 20.00 uur). Ook voor meer informatie kun je contact opnemen met de voorzitter van de Raad van Toezicht, Peter de Wit.
Lid Raad van Toezicht; Secretaris in Elshout werkgever: Scalascholen
Stichting Scala is een uitstekende werkgever die een ondersteunende en collegiale werkomgeving biedt voor de rol van Medewerker HBM/HR A. Met een focus op persoonlijke ontwikkeling en groei, biedt Scala medewerkers de kans om hun vaardigheden te verbeteren binnen het primair onderwijs. Daarnaast profiteer je van flexibele werktijden en een sterke teamcultuur, wat bijdraagt aan een prettige werkbalans.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Lid Raad van Toezicht; Secretaris in Elshout kunt binnenhalen
✨Gebruik lokale evenementen
In de overheid en publieke sector zijn er vaak lokale evenementen en netwerkbijeenkomsten waar je in contact kunt komen met opdrachtgevers. Houd de agenda's van gemeentes en overheidsinstanties in de gaten en zorg dat je daar aanwezig bent. Het is een geweldige manier om jezelf te laten zien en direct vragen te stellen.
✨Bouw je portfolio met publieke projecten
Als freelancer in deze sector is het belangrijk om een sterk portfolio op te bouwen. Zoek naar mogelijkheden om kleinere opdrachten of projecten voor lokale NGO's of overheidsinstellingen uit te voeren. Dit laat niet alleen je vaardigheden zien, maar ook dat je een maatschappelijke bijdrage levert.
✨Schrijf je in op relevante platforms
Er zijn specifieke platforms en websites die zich richten op de publieke sector. Zorg ervoor dat je profiel up-to-date is en laat je expertise zien. Websites zoals TenderNet of Publieke Markt kunnen je helpen om in contact te komen met potentiële opdrachtgevers.
✨Solliciteer direct via onze website
Bij Scalascholen hebben we regelmatig freelance opdrachten in de overheid en publieke sector. Zorg ervoor dat je je inschrijft op onze website en solliciteer direct wanneer er interessante projecten voorbij komen. Dit geeft je de kans om op te vallen bij ons team!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Lid Raad van Toezicht; Secretaris in Elshout te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je CV je ervaring spreken:In de overheid- en publieke sector is het belangrijk om een duidelijk en gestructureerd CV te hebben. Zorg ervoor dat je relevante ervaring, zoals projecten die je hebt uitgevoerd of samenwerkingen met publieke instellingen, goed naar voren komen. Denk eraan om details te vermelden die specifiek zijn voor deze sector, zoals beheerde subsidieregelingen of beleidsadvies dat je hebt geleverd.
Versterk je motivatie met specifieke voorbeelden:Wanneer je je motivatiebrief schrijft, focus dan op voorbeelden van werk dat je in de publieke sector hebt gedaan. Dit kan gaan om vrijwillige projecten, stages of eerdere freelance klussen waar je impact hebt gemaakt. Laat zien waarom je gepassioneerd bent over deze sector en hoe jouw unieke ervaring bijdraagt aan de doelstellingen van Scalascholen.
Portfolio met resultaten is key:Maak een portfolio aan met werk dat je hebt verricht in de overheid- en publieke sector. Dit kan bijvoorbeeld gaan om onderzoeksrapporten, beleidsadviezen of communicatievoorbeelden. Werkgevers in deze sector willen zien welke resultaten je hebt behaald en hoe je dat hebt aangepakt. Dit helpt om je expertise te onderbouwen.
Flexibele beschikbaarheid benadrukken:Als freelancer is het cruciaal om je beschikbare uren en flexibiliteit duidelijk te communiceren. Laat in je aanvraag weten hoe je je kunt aanpassen aan de behoeften van Scalascholen en welke specifieke diensten je kunt leveren. Dit toont aan dat je proactief bent en de samenwerking wilt ondersteunen op een manier die voor beide partijen werkt.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Scalascholen
✨Ken de impact van je werk
In de overheid en publieke sector draait alles om impact en verandering. Zorg ervoor dat je kunt uitleggen hoe jouw vaardigheden en ervaring kunnen bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van Scalascholen. We willen laten zien dat je de bredere context van je werk begrijpt en hoe jouw bijdrage kan helpen bij het oplossen van maatschappelijke vraagstukken.
✨Demonstreer je portfolio
Als freelance professional is je portfolio cruciaal. Zorg dat je relevante projecten hebt die je kunt tonen die specifiek betrekking hebben op overheidsprojecten. Geef ons een blik op je eerdere samenwerkingen en hoe je deze hebt aangepakt; dit benadrukt je ervaring en toont je vakmanschap aan tijdens het interview.
✨Verken recente beleidsontwikkelingen
Blijf op de hoogte van de laatste beleidsontwikkelingen en relevante wetgeving binnen de overheid. Dit laat niet alleen zien dat je geïnteresseerd bent in de sector, maar ook dat je weet hoe actuele kwesties het werk van Scalascholen beïnvloeden. Het kan een geweldig gespreksonderwerp zijn!
✨Stel gerichte vragen over projectstrategieën
Freelancen in de publieke sector gaat vaak om specifieke projecten en tijdelijke doeleinden. Vraag tijdens je interview naar de projectstrategieën van Scalascholen en hoe ze hun teams samenstellen. Dit toont je betrokkenheid en helpt jou ook te bepalen of je goed bij hun manier van werken past.
