In één oogopslag
- Taken: Ondersteun het team en beheer de kantooroperaties voor een soepele workflow.
- Bedrijf: Roseman Labs, een innovatief bedrijf dat veilige datadeling mogelijk maakt.
- Voordelen: Competitief salaris, aandelenparticipatie, pensioen en flexibele verlofregeling.
- Overige informatie: Een kans om je rol vorm te geven en bij te dragen aan ons succes.
- Waarom deze baan: Werk in een dynamisch team en groei mee met onze internationale expansie.
- Kwalificaties: Minimaal 3 jaar ervaring als Executive Assistant of Office Manager.
Het verwachte salaris ligt tussen 3100 - 4800 € per maand.
Klaar om de manier waarop organisaties omgaan met gevoelige gegevens te veranderen? Roseman Labs heeft het platform gebouwd voor veilige informatie-uitwisselingsnetwerken, zodat organisaties nieuwe inzichten uit elkaars gegevens kunnen leren zonder hun eigen gegevens prijs te geven. Grote Europese banken gebruiken het al om financiële criminaliteit te bestrijden, terwijl wetshandhaving en defensieorganisaties het gebruiken om de nationale veiligheid te beschermen. Ons werk met publieke en zorgorganisaties leidde ertoe dat we gezamenlijk de Nederlandse Privacy Award voor de derde keer op rij in 2026 ontvingen.
We zijn een team van 35 mensen uit 6 nationaliteiten, met achtergronden variërend van cryptografie en engineering tot sales, klantensucces en operations. We werken vanuit ons kantoor in Utrecht, en we zijn nieuwsgierig, ambitieus en genieten van samenwerken. Als jong en snelgroeiend bedrijf bereiden we ons voor op onze volgende fase van internationale groei.
In deze rol werk je direct samen met onze Head of Operations en andere leden van het bedrijfsleiderschap om de bedrijfsvoering soepel te laten verlopen. Als onderdeel van ons team help je mensen samen te brengen in onze kantoorruimte en ervoor te zorgen dat mensen graag komen. Je neemt het initiatief om het kantoor te onderhouden en te verbeteren als een gastvrije ruimte voor het team en externe bezoekers.
We zijn op zoek naar iemand die proactief is, zich comfortabel voelt om zelfstandig te werken en dagelijks aanwezig is op kantoor. Naarmate het bedrijf groeit, kan de rol en nadruk in de loop van de tijd verschuiven. Dit biedt je veel kansen voor groei en om de rol vorm te geven naar jouw ambities.
Wat je zult doen:
- Bedrijfsvoering: Wees de schakel tussen teammanagers en onze HR/payroll-provider voor alle zaken met betrekking tot betalingen, HR-beleid en personeel. Je ondersteunt betalingen, facturering en de onboarding van nieuwe teamleden. Onze processen zijn aanwezig, maar niet in beton gegoten. We verwachten en verwelkomen jouw ideeën om ze te verbeteren.
- Kantoorbeheer: Je zorgt voor het kantoor en brengt mensen samen met team-brede evenementen en sociale activiteiten. Je betrekt mensen en maakt het gemakkelijk voor hen om bij te dragen. Je bent zowel een facilitator als een doener; je moedigt initiatieven aan met een pragmatische mentaliteit.
- Managementondersteuning: Je ondersteunt management- en aandeelhoudersvergaderingen, agenda's en reisarrangementen. Je hebt vaak direct contact met externe belanghebbenden en beheert concurrerende prioriteiten met professionaliteit en efficiëntie.
- De rol samen vormgeven: Het is een brede rol met ruimte om te groeien in de richting die bij jou past. We zullen dat samen uitwerken.
Wat we bieden:
- €3.100–€4.800 bruto per maand op basis van 40 uur, pro rata voor 25-40 uur (afhankelijk van ervaring)
- Aandelenparticipatie en aanvullende voordelen
- Bedrijfspensioen en een genereuze WGA-hiaat (arbeidsongeschiktheid) verzekering
- 25 vakantiedagen (exclusief nationale feestdagen en op basis van 40 uur pro rata), plus een flexibele verlofregeling
- Hybride werken vanuit ons kantoor in Utrecht
Wat we zoeken:
- 3+ jaar ervaring als Executive Assistant, Office Manager of vergelijkbaar
- Georganiseerd, detailgericht en comfortabel met het jongleren van verschillende prioriteiten
- Sterke schrijf- en spreekvaardigheden in zowel het Engels als het Nederlands
- Zelfverzekerd met Microsoft 365 en snel in het leren van nieuwe tools
- Je gaat vertrouwelijke informatie discreet om
Aanvullende wensen:
- Ervaring in een SaaS of tech scale-up
- Bekendheid met EU HR-naleving en GDPR
- Basiskennis van boekhouding en facturering
Office Manager & Executive Assistant in Utrecht werkgever: Roseman Labs
Roseman Labs biedt een hybride werkweek van 40 uur en waardeert initiatief, onafhankelijkheid en sterke communicatievaardigheden in het Nederlands en Engels. Het bedrijf heeft een diverse en internationale teamcultuur, wat bijdraagt aan een stimulerende werkomgeving met mogelijkheden voor professionele groei.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Office Manager & Executive Assistant in Utrecht kunt binnenhalen
✨Maak gebruik van lokale netwerkbijeenkomsten
Bedrijfsleiderschap en management draait om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, conferenties of seminars in jouw regio. Dit is een geweldige manier om direct met managers en beslissers in contact te komen en jezelf in de kijker te spelen.
✨Show je impact met een online portfolio
Zelfs als je al ervaring hebt, kan een online portfolio een enorme meerwaarde zijn. Laat projecten zien die je hebt geleid, resultaten die je hebt behaald en hoe je andere teams hebt geholpen. Dit helpt ons, maar vooral ook recruiters, te zien hoe jij waarde toevoegt!
✨Volg relevante opleidingen of trainingen
Zorg ervoor dat je je vaardigheden up-to-date houdt door deel te nemen aan webinars, workshops of opleidingen die gericht zijn op bedrijfsleiderschap. Dit laat zien dat je proactief bent in je ontwikkeling en geeft je extra voordelen tijdens sollicitaties.
✨Solliciteer direct via onze website
Zorg dat je jouw sollicitatie rechtstreeks via onze website indient. Hierdoor ben je sneller zichtbaar voor het team van Roseman Labs en kun je je enthousiasme voor de rol van Office Manager & Executive Assistant beter overbrengen. We kijken ernaar uit om je te zien!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Office Manager & Executive Assistant in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je leiderschapskwaliteiten zien:In je CV en motivatiebrief is het belangrijk om je leiderschapsvaardigheden te benadrukken. Benadruk projecten waar je leiding aan hebt gegeven of teams die je hebt gemanaged. Dit laat zien dat je de ervaring en het inzicht hebt om een effectieve bedrijfsleider te zijn bij Roseman Labs.
Gebruik cijfers om impact te tonen:In de wereld van bedrijfsleiderschap en management staan resultaten centraal. Zorg ervoor dat je kwantitatieve prestaties en resultaten vermeldt in je CV. Dit kan bijvoorbeeld het verhogen van de omzet met een bepaald percentage zijn of het succesvol implementeren van een nieuw beleid dat kosten heeft bespaard.
Persoonlijke motivatie enthousiast delen:In je motivatiebrief wil je ons echt laten zien waarom jij zo enthousiast bent over de rol bij Roseman Labs. Praat over je motivatie om in management te werken en welke specifieke aspecten van ons bedrijf jou aanspreken. Dit helpt ons te begrijpen wat jou drijft en hoe jij kunt bijdragen aan ons team.
Netwerk en referenties:Bij fulltime posities in management is het vaak waardevol om referenties op te nemen van eerdere banen of projecten. Zorg ervoor dat je mensen hebt die je leiderschapskwaliteiten kunnen bevestigen. Dit geeft ons extra vertrouwen in jouw vaardigheden en verleden als manager.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Roseman Labs
✨Ken je leiderschapsstijl
Voordat je naar je gesprek gaat bij Roseman Labs, neem de tijd om je leiderschapsstijl goed te begrijpen. Ze zullen waarschijnlijk vragen hoe je team draait en conflict opspoort en oplost. Denk na over voorbeelden uit je ervaring die je aanpak illustreren.
✨Strategisch denken is key
In een rol als Office Manager & Executive Assistant is strategisch denken cruciaal. Bereid je voor op vragen die je vermogen tot lange termijn plannen testen. Je kan bijvoorbeeld gevraagd worden om een case study te bespreken of een probleem waar je ooit mee te maken had aan te pakken. Denk na over hoe je dat op een strategische manier hebt aangepakt.
✨Begrip van bedrijfsprocessen
Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de bedrijfsprocessen die belangrijk zijn in jouw branche. Neem de tijd om te onderzoeken hoe Roseman Labs werkt en voorbijgaat aan de basisprincipes. Dit laat zien dat je niet alleen geïnteresseerd bent in de functie, maar dat je ook een bijdrage wilt leveren aan de groei.
✨Een overtuigende visie presenteren
Aangezien dit een fulltime rol is, willen ze waarschijnlijk zien dat je een duidelijke visie hebt voor de toekomst van je team of het bedrijf. Wees klaar om je ideeën en plannen te delen, en zorg ervoor dat ze goed onderbouwd zijn. Dit laat zien dat je niet alleen reageert op de huidige situatie, maar ook in staat bent om vooruit te denken.
