In één oogopslag
- Taken: Ondersteun leidinggevenden in de publieke gezondheid en beheer complexe agenda's.
- Bedrijf: RIVM, een deskundige en betrouwbare organisatie voor volksgezondheid.
- Voordelen: Aantrekkelijk salaris, Individueel Keuzebudget en volop ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Werken in een collegiaal team met ruimte voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Draag bij aan belangrijke vaccinatieprogramma's en maak impact op de volksgezondheid.
- Kwalificaties: Mbo 4-opleiding en minimaal twee jaar ervaring in een ondersteunende rol.
Het verwachte salaris ligt tussen 4061 - 4963 € per maand.
Wil je werk doen dat er echt toe doet? In deze ondersteunende functie draag je dagelijks bij aan de publieke gezondheid van Nederland. Je bent een belangrijke schakel in het tijdig en zorgvuldig beschikbaar maken van vaccins voor iedereen, van baby tot senior.
Jouw functie als managementondersteuner. Als managementondersteuner ben je de administratieve motor van het team. Je ondersteunt leidinggevenden die werken aan de landelijke vaccinatie- en screeningsprogramma's. Je zorgt voor overzicht in drukke agenda's en plant belangrijke overleggen. Ook regels en systemen maak je je snel eigen. Zo help je collega's om hun werk goed te doen.
In deze functie doe je het volgende:
- Je beheert de agenda's van verschillende leidinggevenden en stelt prioriteiten;
- Je regelt en plant interne en externe vergaderingen en verzorgt de ruimtes;
- Je begeleidt het proces voor nieuwe en vertrekkende medewerkers;
- Je verwerkt urenstaten en voert administratieve taken uit;
- Je beantwoordt organisatorische vragen van collega's op de afdeling.
Waar kom je te werken? Je werkt binnen het domein Preventieprogramma's en Opschaling voor de Publieke Gezondheid, kortweg PPG. Je maakt deel uit van een hecht team van acht managementondersteuners. Samen overleggen we dagelijks op kantoor en verdelen we de taken. We werken minimaal de helft van de week op kantoor in Bilthoven. In de toekomst verhuizen we naar een nieuw gebouw op het Utrecht Science Park. Onze werksfeer is collegiaal en gericht op samen resultaat behalen.
Binnen PPG regiseren en coördineren we de uitvoering van diverse vaccinatie- en screeningsprogramma’s; het Rijksvaccinatieprogramma, de COVID-19 vaccinatie, de zwangerenscreening, de hielprikscreening en de griep- en pneumokkenvaccinatie. Daarnaast wordt ook de regie op diverse kankerscreeningen vanuit PPG bestuurd en werken wij eraan dat Nederland klaar is voor een pandemie. Zo draagt ons domein bij aan de bescherming van de volksgezondheid.
Wij bieden een contract aan voor de duur van 1 jaar. Op dit moment kunnen we nog geen garanties geven over een eventuele verlenging van het contract. De sollicitatiegesprekken voor deze vacature staan gepland op maandag 16 en dinsdag 17 november. Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 1 jaar. Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.
Dit bieden we nog meer: Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Wie ben jij? In deze rol werk je in een omgeving waarin geen dag hetzelfde is. Je werkt nauw samen met leidinggevenden en collega-ondersteuners binnen het RIVM. Je krijgt de ruimte om de functie zelfstandig uit te voeren en jezelf verder te ontwikkelen. Dit neem je mee:
- Opleiding: Een afgeronde mbo 4-opleiding in secretariële of administratieve richting.
- Werkervaring: Minimaal twee jaar ervaring in een vergelijkbare ondersteunende rol.
- Competenties volgens de functiegroep Managementondersteuner schaal 6 uit het Functiegebouw Rijk:
- Plannen en organiseren: Je beheert moeiteloos complexe agenda's en regelt alle overleggen en ruimtes strak.
- Voortgangscontrole: Je houdt het overzicht over acties en zorgt dat afspraken tijdig worden nagekomen.
- Klantgerichtheid en samenwerken: Je helpt collega's vriendelijk verder en bouwt een goede band op met je team.
- Organisatiesensitiviteit: Je begrijpt de belangen en verhoudingen binnen een grote maatschappelijke organisatie.
Herken je jezelf in dit profiel, maar voldoe je nog niet aan alle punten? Ook dan nodigen we je van harte uit om te reageren. Bij het RIVM hebben we één van de beste cao's van Nederland, namelijk die van de Rijksoverheid. Naast een goed salaris hebben we aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget van 16.5 % van je bruto jaarsalaris waarover je zelf de regie hebt. Je kunt iedere maand een deel laten uitbetalen of extra vrije dagen kopen of verkopen. Daarnaast bieden we fiscale voordelen om bijvoorbeeld je studieschuld af te lossen. Ook zijn we een mantelzorgvriendelijke organisatie.
Meer weten? Lees er meer over onder de kop overige arbeidsvoorwaarden.
Hier kom je te werken: RIVM: deskundig, betrouwbaar en onafhankelijk. Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.
Terwijl we druk de verhuizing voorbereiden naar een prachtig nieuw gebouw op het Utrecht Science Park, werken we op ons huidige hoofdkantoor in Bilthoven met ongeveer 3000 collega’s aan al onze adviezen, rapporten, factsheets en publicaties. Daarbij laten we ons leiden door de vragen van vandaag én morgen. We doen ons werk midden in de maatschappij. Trots zijn we op onze organisatie waar iedereen welkom is. Als kennisinstituut van de overheid willen we een afspiegeling van de samenleving zijn. Naast talent, ervaring en motivatie maken ook aspecten van identiteit zoals leeftijd, geaardheid, culturele achtergrond of arbeidsbeperking, onze organisatie rijker, innovatiever én leuker. Met deze verschillende achtergronden, perspectieven en inzichten werken wij samen aan een nog beter resultaat!
RIVM – De zorg voor morgen begint vandaag. Wij begrijpen dat AI een handig hulpmiddel is voor jouw motivatiebrief en cv. We willen je adviseren om het enkel als hulpmiddel te gebruiken en vooral ook jouw unieke ik terug te laten komen in deze documenten. Bij je indiensttreding vragen we altijd om een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Als je solliciteert als 'van-werk-naar-werkkandidaat' of als 'herplaatsingskandidaat', stuur dan een kopie van je aanwijzingsbrief mee. Werk je nu via een uitzend- detacheringsbureau bij de Rijksoverheid, vermeld dit dan in je brief. Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Meer informatie hierover vind je op de website van de Rijksoverheid. Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd. Wij volgen de Recruiter Code en gaan zorgvuldig met je persoonsgegevens om. Voor een volledig beeld van de zakelijke achtergrond van sollicitanten raadplegen we soms LinkedIn. Deze vacature gaat offline na de sluitingsdatum, vergeet dus niet om de tekst te downloaden en op te slaan. De sluitingsdatum op werkenvoornederland.nl is leidend. Wij maken geen gebruik van bureaus voor deze vacature. Mochten wij uiteindelijk hulp inschakelen, dan nemen wij hiervoor zelf contact op met bureaus.
Managementondersteuner PPG werkgever: RIVM
Het RIVM is een uitstekende werkgever die medewerkers de kans biedt om bij te dragen aan belangrijke milieuprojecten in een collegiale en informele werkomgeving. Met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden zoals een Individueel Keuzebudget, mogelijkheden voor persoonlijke groei en een sterke focus op diversiteit en inclusie, zorgt het RIVM ervoor dat je niet alleen professioneel kunt groeien, maar ook een waardevolle impact kunt maken op de samenleving. De locatie in Bilthoven, met een verhuizing naar het Utrecht Science Park in het vooruitzicht, biedt een inspirerende setting voor samenwerking en innovatie.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Managementondersteuner PPG kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij RIVM.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals RIVM. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals RIVM.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij RIVM, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Managementondersteuner PPG te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij RIVM.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij RIVM aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij RIVM. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij RIVM
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen RIVM. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van RIVM zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
