Managementondersteuner Communicatie en Duurzame Informatievoorziening

Bij het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) werken we aan een gezond, duurzaam en veilig Nederland. Ook achter de schermen is goed organiseren daarvoor belangrijk. Als managementondersteuner bij de stafafdeling Communicatie en Duurzame Informatievoorziening (C&D) zorg jij dat managers en medewerkers hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht, kijkt vooruit en zorgt dat afspraken, informatie en administratieve processen goed geregeld zijn. Je weet wat er speelt, signaleert knelpunten en komt waar mogelijk zelf in actie. Samen met je collega-managementondersteuners ben je een belangrijk aanspreekpunt voor de afdeling. Je ondersteunt primair het stafhoofd, de overige leden van het managementteam (MT) en beheert de afspraken van de multidisciplinaire teams binnen C&D. Je werkt zelfstandig, maar zoek je collega's actief op wanneer dat nodig is. Je beheert de complexe agenda's van het stafhoofd en de MT-leden, waarbij je prioriteiten, urgentie en verschillende belangen afweegt. Je zorgt dat er voldoende ruimte is voor voorbereiding en uitwerking, zorgt dat vergaderstukken klaar staan, documenteert stukken, bewaakt afspraken en lost planningsknelpunten op. Je ondersteunt, waar nodig, bij coördinerende en administratieve taken binnen complexe projecten en zorgt voor verslaglegging van overleggen. Je ondersteunt managers en medewerkers bij administratieve, facilitaire en digitale zaken. Je bent vraagbaak voor processen en systemen, meldt bezoekers aan, regelt vergaderruimtes en catering en verwerkt post, correspondentie en documenten. Je verzorgt de administratieve ondersteuning rond nieuwe medewerkers, ziek- en herstelmeldingen en maakt onder andere winkelwagens aan in SAP. Je organiseert en coördineert activiteiten voor C&D, zoals de jaarlijkse ontwikkeldag, teamuitjes en fysieke of digitale informatiebijeenkomsten. Waar nodig verzorg je ook de verslaglegging van overleggen. Je signaleert knelpunten in de ondersteuning en werkt samen met je collega's aan het verbeteren van werkwijzen en processen binnen het secretariaat. Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur. Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Wat neem je mee?

Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting en minimaal drie jaar ervaring als managementondersteuner. Je hebt ervaring met het beheren van complexe agenda’s. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt soepel wanneer afspraken of werkzaamheden onverwacht veranderen. Je werkt proactief, zorgvuldig en discreet. Je signaleert wat nodig is, neemt waar mogelijk zelf actie, en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie. Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands. Je bent toegankelijk en klantgericht en kunt duidelijk aangeven wat wel en niet mogelijk is. Je hebt ervaring met Microsoft Office, Outlook en Teams en maakt je nieuwe digitale systemen en werkwijzen snel eigen. Ervaring met SAP is een plus. Je denkt actief mee over het verbeteren van werkzaamheden en processen en kunt verschillende werkzaamheden goed combineren. Je weet wanneer je zelfstandig handelt en wanneer afstemming met collega’s nodig is. De afdeling Communicatie en Duurzame Informatievoorziening is een brede communicatieafdeling waar verschillende disciplines samenkomen, zoals communicatieadvies, persvoorlichting, tekstredactie, online- en social advies en informatiebeheer. Het ondersteuningsteam bestaat uit drie collega's die nauw samenwerken en elkaar helpen wanneer dat nodig is. Er is regelmatig overleg en kennis wordt actief gedeeld. Je werkt samen met managementondersteuners, managers en inhoudelijke collega's uit verschillende vakgebieden. Je werkt deels op kantoor en deels vanuit huis. De werkdagen worden in overleg met het team afgestemd. De eerste gesprekken worden ingepland in de week van 16 november. Je ontvangt vanuit ons een email na sluiten van de vacature of je wordt uitgenodigd voor de eerste ronde of niet. Over de functiegroep Managementondersteuner

Door het Functiegebouw Rijk worden medewerkers en leidinggevenden geholpen bij het maken van resultaat- en ontwikkelafspraken in functioneringsgesprekken en krijgt men inzicht in de loopbaanmogelijkheden binnen de Rijksoverheid.

#J-18808-Ljbffr