In één oogopslag
- Taken: Beheer complexe agenda's en ondersteun managers bij administratieve taken.
- Bedrijf: Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) met focus op gezondheid en duurzaamheid.
- Voordelen: Competitief salaris, Individueel Keuzebudget en mogelijkheden voor persoonlijke groei.
- Overige informatie: Flexibele werkuren en een dynamisch team met ruimte voor ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact in een belangrijke organisatie en werk aan een gezond Nederland.
- Kwalificaties: Mbo-opleiding en ervaring als managementondersteuner vereist.
Het verwachte salaris ligt tussen 3097 - 3984 € per maand.
Bij het Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) werken we aan een gezond, duurzaam en veilig Nederland. Ook achter de schermen is goed organiseren daarvoor belangrijk. Als managementondersteuner bij de stafafdeling Communicatie en Duurzame Informatievoorziening (C&D) zorg jij dat managers en medewerkers hun werk goed kunnen doen. Je houdt overzicht, kijkt vooruit en zorgt dat afspraken, informatie en administratieve processen goed geregeld zijn. Je weet wat er speelt, signaleert knelpunten en komt waar mogelijk zelf in actie. Samen met je collega-managementondersteuners ben je een belangrijk aanspreekpunt voor de afdeling.
Je beheert de complexe agenda’s van het stafhoofd en de MT-leden, waarbij je prioriteiten, urgentie en verschillende belangen afweegt. Je zorgt dat er voldoende ruimte is voor voorbereiding en uitwerking, zorgt dat vergaderstukken klaar staan, documenteert stukken, bewaakt afspraken en lost planningsknelpunten op. Je ondersteunt, waar nodig, bij coördinerende en administratieve taken binnen complexe projecten en zorgt voor verslaglegging van overleggen. Je ondersteunt managers en medewerkers bij administratieve, facilitaire en digitale zaken. Je bent vraagbaak voor processen en systemen, meldt bezoekers aan, regelt vergaderruimtes en catering en verwerkt post, correspondentie en documenten. Je verzorgt de administratieve ondersteuning rond nieuwe medewerkers, ziek- en herstelmeldingen en maakt onder andere winkelwagens aan in SAP. Je organiseert en coördineert activiteiten voor C&D, zoals de jaarlijkse ontwikkeldag, teamuitjes en fysieke of digitale informatiebijeenkomsten. Waar nodig verzorg je ook de verslaglegging van overleggen. Je signaleert knelpunten in de ondersteuning en werkt samen met je collega's aan het verbeteren van werkwijzen en processen binnen het secretariaat.
Dit krijg je:
- Schaal 7 €3.097 - €3.984 (bruto)
- Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- Tijdelijke aanstelling / Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
- 28 - 32 uur
- Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.
Dit bieden we nog meer:
Naar het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.
Dit vragen wij:
- Je hebt een afgeronde mbo-opleiding in een secretariële of administratieve richting en minimaal drie jaar ervaring als managementondersteuner.
- Je hebt ervaring met het beheren van complexe agenda’s.
- Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en schakelt soepel wanneer afspraken of werkzaamheden onverwacht veranderen.
- Je werkt proactief, zorgvuldig en discreet.
- Je signaleert wat nodig is, neemt waar mogelijk zelf actie, en kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Je hebt goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden in het Nederlands.
- Je bent toegankelijk en klantgericht en kunt duidelijk aangeven wat wel en niet mogelijk is.
- Je hebt ervaring met Microsoft Office, Outlook en Teams en maakt je nieuwe digitale systemen en werkwijzen snel eigen.
- Ervaring met SAP is een plus.
- Je denkt actief mee over het verbeteren van werkzaamheden en processen en kunt verschillende werkzaamheden goed combineren.
- Je weet wanneer je zelfstandig handelt en wanneer afstemming met collega’s nodig is.
Over de afdeling:
De afdeling Communicatie en Duurzame Informatievoorziening is een brede communicatieafdeling waar verschillende disciplines samenkomen, zoals communicatieadvies, persvoorlichting, tekstredactie, online- en social advies en informatiebeheer. Het ondersteuningsteam bestaat uit drie collega's die nauw samenwerken en elkaar helpen wanneer dat nodig is. Er is regelmatig overleg en kennis wordt actief gedeeld. Je werkt samen met managementondersteuners, managers en inhoudelijke collega's uit verschillende vakgebieden. Je werkt deels op kantoor en deels vanuit huis. De werkdagen worden in overleg met het team afgestemd.
Over RIVM:
Als Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (RIVM) zijn we een deskundige, betrouwbare en onafhankelijke adviseur voor overheid, professionals en burgers. Ons doel: een gezonde bevolking en een duurzame, veilige en gezonde leefomgeving. We bewaken gezondheid, ziekten, de kwaliteit van de leefomgeving én het milieu. Daarvoor doen we onderzoek en we verzamelen kennis voor toegankelijke informatie en toepasbare adviezen. Het RIVM zorgt voor een goede geboortescreening, het bestrijden van infectieziekten en heeft een centrale rol bij het Rijksvaccinatieprogramma en de bevolkingsonderzoeken. We onderzoeken wat er nodig is voor goede zorg, een gezonde leefstijl, veilige producten en een veilige en gezonde leefomgeving. Ook dragen we bij aan het voorkomen, bestrijden en beheersen van incidenten en crises.
Inclusie en diversiteit:
Het RIVM zet zich in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet Banenafspraak vallen. Bij het RIVM ben je welkom zoals je bent. Wij zijn ervan overtuigd dat diversiteit in een team de samenwerking en de uitkomst sterker maakt. Daarnaast wordt betrokkenheid van medewerkers bij medezeggenschap gewaardeerd.
De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner Communicatie en Duurzame Informatievoorziening werkgever: RIVM National Institute for Public Health and the Environment
Het RIVM is een uitstekende werkgever die medewerkers de kans biedt om bij te dragen aan maatschappelijke impact binnen een collegiale en leerzame werkomgeving. Met aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, zoals een Individueel Keuzebudget en volop mogelijkheden voor persoonlijke groei, stimuleert het RIVM een cultuur van samenwerking en innovatie. De hybride werkstructuur en de verhuizing naar het Utrecht Science Park bieden unieke voordelen voor professionals die zich willen ontwikkelen in een dynamische digitale omgeving.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van RIVM National Institute for Public Health and the Environment
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner Communicatie en Duurzame Informatievoorziening kunt binnenhalen
✨Verken lokale gezondheidsnetwerken
Stap af van je scherm en ontmoet mensen in de gezondheidswetenschappen! Zoek naar lokale evenementen, conferenties en netwerksessies waar professionals in de sector samenkomen. Dit kan je niet alleen helpen om contacten te leggen, maar ook om insiderinformatie te krijgen over openstaande functies, zoals die bij RIVM National Institute for Public Health and the Environment.
✨Volg relevante opleidingen en webinars
Er zijn veel gratis en betaalde webinars die zich richten op gezondheidswetenschappen en administratie. Door deel te nemen aan deze online sessies leer je niet alleen meer over de trends in de sector, maar zet je jezelf ook op de radar van werkgevers zoals RIVM National Institute for Public Health and the Environment. Vergeet niet je betrokkenheid te delen op sociale media!
✨Gebruik je universitaire connecties
Als je recent bent afgestudeerd, maak gebruik van de carrière-services van je universiteit. Veel instellingen hebben sterke connecties met bedrijven in de gezondheidssector, en kunnen je helpen bij het vinden van fulltime rollen. Vraag of ze vacatures hebben of dat ze je kunnen doorverwijzen naar specifieke bedrijven zoals RIVM National Institute for Public Health and the Environment.
✨Toon je passie voor de sector
Laat in gesprekken en netwerkbijeenkomsten zien dat je enthousiast bent over gezondheidswetenschappen. Dit kan door je ervaringen, stages of zelfs vrijwilligerswerk te delen. Wanneer je met hiring managers praat, zoals die bij RIVM National Institute for Public Health and the Environment, is het belangrijk dat ze jouw motivatie en ambitie voelen. Vergeet ook niet om jezelf aan te melden via onze website!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als De Rijksoverheid zoekt: Managementondersteuner Communicatie en Duurzame Informatievoorziening te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je motivatie stralen:Bij een fulltime functie in de gezondheidswetenschappen en administratie willen we jouw passie en motivatie echt zien. In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom deze rol je aanspreekt, en hoe jouw achtergrond en ervaring in de gezondheidszorg je fit maken voor de rol bij RIVM National Institute for Public Health and the Environment.
Focus op relevante certificaten en opleidingen:Zorg ervoor dat je je CV aanvult met relevante opleidingen en certificaten die van belang zijn voor de gezondheidswetenschappen. Zijn er specifieke cursussen of training die je hebt gevolgd? Noem die! Dit laat zien dat je de juiste kennis en vaardigheden hebt om bij RIVM National Institute for Public Health and the Environment aan de slag te gaan.
Praktische ervaring telt!:Heb je stage- of werkervaring in de gezondheidsadministratie? Vermeld dit zeker! Geef concrete voorbeelden van situaties waarin je jouw vaardigheden hebt toegepast. Dit laat ons zien dat je niet alleen theoretisch onderlegd bent, maar ook praktisch kunt bijdragen aan ons team.
Pas je CV aan voor de functie:Zorg ervoor dat je je CV afstemt op de specifieke eisen van de functie bij RIVM National Institute for Public Health and the Environment. Verlicht je ervaring en vaardigheden die aansluiten bij de rol en gebruik de juiste vaktermen die vaak in de gezondheidszorg worden gebruikt. Dit laat zien dat je de taal van de sector spreekt en dat je goed voorbereid bent.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij RIVM National Institute for Public Health and the Environment
✨Ken de basis van de gezondheidsadministratie
Zorg ervoor dat je goed vertrouwd bent met de terminologie en processen binnen de gezondheidswetenschappen en administratie. Dit kan variëren van patiëntgegevens beheer tot zorgplanningssystemen. We willen dat je kunt laten zien dat je begrijpt hoe deze elementen samenkomen in de praktijk, dus bereid je voor op specifieke vragen daarover.
✨Bekijk actuele trends in de zorg
In de gezondheidssector gebeurt er constant veel. Denk aan nieuwe wet- en regelgevingen die van invloed kunnen zijn op administratieve processen. Laat tijdens je gesprek zien dat je op de hoogte bent van deze trends en dat je proactief meedenkt over hoe je organisatie zich hierop kan aanpassen.
✨Leg de nadruk op je leercurve en motivatie
Als fulltime kandidaat is het belangrijk dat je niet alleen je huidige vaardigheden benadrukt, maar ook je leergierigheid. Maak duidelijk dat je bereid bent om nieuwe vaardigheden te ontwikkelen en te groeien binnen RIVM National Institute for Public Health and the Environment. Dit kan gaan over specifieke softwaretools of nieuwe administratieve procedures die je snel wilt oppakken.
✨Voorbereiding op het team- en cultuurgesprek
In de gezondheidsadministratie hechten bedrijven veel waarde aan samenwerking en klantgerichtheid. Bereid je voor op vragen over je ervaring in teamverband en hoe jij de cultuur van RIVM National Institute for Public Health and the Environment zou kunnen versterken. Denk aan voorbeelden waaruit blijkt hoe jij constructief hebt bijgedragen aan je vorige teams.
