Managementondersteuner voor 24 uur in The Hague

Dit ga je doen

Echt het verschil maken als managementondersteuner. Dat doe je bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) in Den Haag. Dankzij jouw ondersteuning kan het management zich helemaal concentreren op hun belangrijkste werkzaamheden. En daarmee draag je bij aan eerlijk, gezond en veilig werk voor iedereen in Nederland.

Jij ontzorgt het management. Dankzij jou hoeven de managers en medewerkers van SZW zich geen zorgen te maken over planning en organisatie. Als onderdeel van een managementpool ondersteun je een of meerdere managers en daarnaast bied je ook beperkte ondersteuning aan de afdeling waar je werkt. Je beheert (complexe) agenda's en mailboxen, organiseert vergaderingen, heidagen, bijeenkomsten en doet administratieve werkzaamheden. Zo zorg je ervoor dat processen en werkzaamheden zo soepel mogelijk verlopen.

Verder zijn jouw taken onder andere:

• het afhandelen van telefoontjes, e-mails en post
• het organiseren en beheren van de documentenstroom
• vergaderstukken verzamelen en als dat nodig is een dossier aanmaken
• ICT-middelen en facilitaire voorzieningen regelen voor nieuwe medewerkers
• bijdragen aan het verbeteren van de dienstverlening en processen

Inclusief samenwerken aan een belangrijke missie. Je komt in een organisatie te werken die zich inzet voor een belangrijke missie: eerlijk, gezond en veilig werk, en bestaanszekerheid voor iedereen. Om aan te sluiten bij de behoeften uit de samenleving, streven we naar diversiteit in de samenstelling van onze teams. En naar een cultuur waarin we verschillen zien, waarderen en benutten. Zo vergroten we onze denkkracht, blijven we van elkaar leren en verstevigen we contact met de mensen waarvoor we ons werk doen.

Dit krijg je

• Schaal 6 €2.943 - €3.660 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd
• 24 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit vragen wij

Jij kunt uitstekend plannen en organiseren. Ook in drukke periodes bewaar jij je rust, behoud je het overzicht en zet je een tandje bij als dit nodig is. Heeft het management iets nodig of zie je dat er iets beter kan? Dan kom je direct in actie. Je stelt prioriteiten, bedenkt creatieve oplossingen en schakelt makkelijk met de juiste collega's. Daarnaast ben je bereikbaar en zichtbaar binnen de directie. Je communiceert op een vriendelijke manier en hebt een goede balans tussen een dienstverlenende en assertieve houding. Waar nodig geef je tegengas en feedback.

• heb je een mbo-diploma (of vergelijkbaar) bij voorkeur in een secretariële richting
• heb je eerdere ervaring als managementassistent, managementondersteuner of een administratieve functie
• kun je goed werken met de programma's van Microsoft Office
• maak je je digitale systemen als iBabs, Digidoc en WijBestellen snel eigen
• spreek en schrijf je goed Nederlands

Naast je motivatie voor deze functie, lezen wij in je brief graag terug welke ervaring je meeneemt vanuit je eigen levenservaring.

Hier kom je te werken

Meer over Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De teams Management en Medezeggenschapsondersteuning (MMO) horen bij de afdeling Ondersteuning, Beheer en Evenementen (OBE), onderdeel van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. In de afdeling OBE zijn alle operationele taken van de directie gebundeld. Het team MMO verzorgt de managementondersteuning voor de (plaatsvervangend) secretaris-generaal-kolom (MO), de ambtelijke ondersteuning van de medezeggenschap (MZO). De teams bestaan uit respectievelijk 24 en 6 collega's en staan onder leiding van een teammanager.

Bijzonderheden

De selectieprocedure bestaat uit een briefselectie, (een) selectiegesprek(ken) met eventueel een casus en een arbeidsvoorwaardengesprek. Na elke fase bepalen we welke kandidaten doorgaan naar de volgende fase van de sollicitatieprocedure. De vacature kan eerder gesloten worden zodra wij voldoende reacties binnen hebben. De cv selectie vindt doorlopend plaats. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Wat bieden wij jou nog meer?

• Een prettige, open werksfeer met veel aandacht voor het individu.
• Een mooie werkomgeving, op een paar minuten afstand van Den Haag Centraal Station en een kantine gericht op gezonde voeding.
• Veel ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en groei, bijvoorbeeld in de vorm van diverse opleidingsmogelijkheden.
• Oog voor een goede werk-privé balans; je werktijden/dagen stem je in goed onderling overleg met je naaste collega's af.
• De mogelijkheid tot hybride werken (het percentage dat je vanuit huis, dan wel op kantoor werkt kan echter per functie/afdeling verschillen).
• Een vergoeding om thuis een prettige werkplek in te richten, conform de CAO Rijk.