Managementassistent in The Hague

Bij de directie Openbaar Vervoer en Spoor (OVS) van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat werk je als managementassistent midden in de bestuurlijke dynamiek aan een betrouwbaar en veilig openbaar vervoer. Dankzij jouw sterk ontwikkelde gevoel voor plannen en organiseren lopen de zaken soepel en zorg jij voor rust en overzicht in het werk van een van de leden van ons managementteam (MT).

Als managementassistent neem jij de verantwoordelijkheid voor een goed georganiseerde ondersteuning van een lid van ons MT en de bijbehorende afdeling. Je kent de agenda, werkzaamheden en belangrijkste prioriteiten door en door, waardoor je zorgt dat alle organisatorische en secretariële zaken soepel verlopen. Je wacht hierbij niet af, maar denkt vooruit, stelt prioriteiten en onderneemt zelf actie. Ook wanneer de werkdruk hoog is, plannen plotseling wijzigen of debatten en spoedklussen vragen om snel te schakelen, bewaar jij de rust en het overzicht.

Jouw werkzaamheden:

• Zelfstandig beheren van een dynamische en complexe agenda, waarbij je vooruitdenkt over prioriteiten, samenhang tussen afspraken en het tijdig signaleren en bewaken van actiepunten.
• Optreden als centraal aanspreekpunt voor collega's binnen en buiten de directie, waarbij je gemakkelijk schakelt tussen verschillende onderwerpen en belangen.
• Verzorgen van organisatorische en administratieve afdelingstaken, waaronder de ontvangst van bezoekers, het regelen van vergaderlocaties, personele processen en praktische zaken rondom nieuwe collega's, jubilea en afscheid.
• Ondersteunen bij het beheer van de mailbox en het praktisch voorbereiden van overleggen, bijeenkomsten, debatten en sollicitaties.
• Flexibel bijspringen en taken overnemen van collega-assistenten binnen het team bij afwezigheid, verlof of drukte.

Jouw team:

Je maakt deel uit van het assistententeam binnen de directie Openbaar Vervoer en Spoor in Den Haag. In ons team werken we intensief samen en is flexibiliteit belangrijk. Voor een goede samenwerking en een sterke teamdynamiek is het van belang dat je regelmatig fysiek op kantoor aanwezig bent. We delen continu informatie en springen flexibel voor elkaar in bij afwezigheid, verlof en drukte.

Dit krijg je:

• Schaal 7 €3.097 - €3.984 (bruto).
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd met uitzicht op onbepaalde tijd 12 maanden 36 uur.
• 144 vakantie-uren per jaar (bij 36 uur per week).
• Volledige OV-vergoeding of een km-vergoeding van € 0,07 of € 0,23 p/km.
• Mobiele telefoon en laptop.
• Budget van € 750 voor inrichting thuiswerkplek + thuiswerkvergoeding van € 2,45 p/dag.
• Pensioenregeling via ABP.
• Hybride werken is mogelijk, afgestemd op jouw werkzaamheden en in samenspraak met je leidinggevende.
• Persoonlijke groei – opleidingen en loopbaanbegeleiding.
• Individueel Keuzebudget (IKB) van 16,5% van je salaris.
• Flexibele verlofregelingen (zorg-, ouderschaps-, adoptie- en pleegzorgverlof).

Dit vragen wij:

• Je hebt mbo-werk- en denkniveau.
• Je hebt enkele jaren werkervaring in een soortgelijke ondersteunende rol met ervaring in complex agendabeheer en planning.
• Je hebt de vaardigheid om rust en overzicht te bewaren in een dynamische omgeving met hoge werkdruk.
• Je bent bereid en hebt de mogelijkheid om fysiek aanwezig te zijn op ons kantoor in Den Haag.

Aan competenties breng je mee:

• Plannen en organiseren: je brengt structuur aan in complexe agenda's, stelt heldere prioriteiten en bewaakt de voortgang van afspraken.
• Flexibiliteit: je kunt snel overschakelen bij onverwachte omstandigheden, bent regelmatig op kantoor aanwezig en pakt vervangende taken binnen het team soepel op.
• Klantgerichtheid: je treedt professioneel en gastvrij op als aanspreekpunt bij debatten, sollicitaties en afdelingsactiviteiten.
• Samenwerken: je zoekt actief de verbinding met collega's en MT‑leden, deelt continu informatie en ondersteunt het team om gezamenlijk tot resultaten te komen.

Hier kom je te werken:

Het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW) zet in op een veilig, bereikbaar en leefbaar Nederland. Daarom werkt het ministerie aan krachtige verbindingen over de weg, spoor, het water en door de lucht. En IenW beschermt tegen wateroverlast, zorgt voor de kwaliteit van lucht, water en bodem, en werkt aan het realiseren van een circulaire economie.

Bijzonderheden:

Bij voldoende geschikte reacties kan de vacature eerder sluiten. De standplaats is Den Haag. De gesprekken vinden plaats op 10 en 17 november. Om bij ons te werken, moet je een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) kunnen overhandigen. De kosten voor het aanvragen van een VOG worden door ons vergoed. Je wordt ingeschaald op basis van ervaring.