Management- en Beleidsondersteuner in The Hague

Dit ga je doen

Kun jij als geen ander plannen en organiseren? Wil je kennismaken met de rol van beleidsondersteuner, en je in die richting verder ontwikkelen? En wil je aan de slag bij het kleine team van het Bureau Secretaris van de Cyber Security Raad? Dan nodigen we je uit om te solliciteren op deze vacature. Let op: dit is een tijdelijke klus vanwege de zwangerschap van een collega. Er is geen definitieve plek beschikbaar of vacature voorzien.

Jij bent verantwoordelijk voor het faciliteren en ontzorgen van de secretaris en werkt daarbij samen in het kleine team (6 fte) van Bureau Secretaris. Je staat daarbij middenin het team en je ondersteunt bij alle voorkomende activiteiten. Daarbij gaat het om een combinatie van verschillende werkzaamheden. Een greep uit jouw belangrijkste taken:

• Je bent het eerste aanspreekpunt van Bureau Secretaris. Je beheert de mailbox van het secretariaat (doorsturen, beantwoorden, uitsturen, coördineren en prioriteren) en de telefoon (eerste aanspreekpunt telefonisch contact);
• Je zorgt voor het agendabeheer van de secretaris: dit betekent het plannen en bijhouden van afspraken en deze afstemmen;
• Je plant vergaderingen en overleggen, zoals het werk- en teamoverleg, CSR Vergaderingen, bijeenkomsten van subcommissies, en meer;
• Je zorgt voor de voorbereiden van vergaderingen en overleggen, wat inhoudt het versturen van de vergaderverzoeken en vergaderstukken, (mede-)opstellen van agenda's en bijhorende stukken, net als zorgen voor alle facilitaire voorzieningen die nodig zijn (zaalreservering, reserveren van ict-faciliteiten en ondersteuning daarbij, cateringvoorzieningen, etc.), en het bijhouden van aan- en afwezigen.

Daarnaast ga je ook aan de slag met een aantal beleidsondersteunende taken. Dit houdt in:

• Samen met de andere collega's in het team organiseer je grotere bijeenkomsten: je zorgt voor het reserveren van de locatie, inclusief reservering van alle benodigde facilitaire voorzieningen, en bent hiervoor het eerste aanspreekpunt, je stelt het draaiboek mede op, maakt een lijst met genodigden, verstuurt uitnodigingen, beheert aan- en afmeldingen, etc.;
• Je ordent de netwerkschijf die Bureau Secretaris gebruikt en archiveert vergader- en beleidsstukken in DigiJust;
• Je ondersteunt de adviseurs bij het projectmanagement van lopende adviestrajecten en andere activiteiten;
• Je ondersteunt bij inkoopprocessen, zoals hulp bieden bij het organisatorische deel van inkoopaanvragen (opstellen en afwikkelen van inkooporders en contact hierover houden met inkoop);
• Je beheert stakeholderslijsten: het up-to-date houden van bestaande stakeholderslijsten en daar waar nodig stel je nieuwe stakeholderslijsten op;
• Je verzorgt het voorraadbeheer van producten, waaronder het bijhouden van fysieke exemplaren van de producten en relatiegeschenken van de raad en het zorgdragen voor tijdige bestellingen.

Dit krijg je

Schaal 8 €3.333 - €4.457 (bruto)

Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd 8 maanden 24 - 36 uur Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

Naast het salaris ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB). Het IKB bestaat uit geld (16,50% van je bruto jaarsalaris) en tijd. Met het IKB maak jij de keuzes die bij jou passen en kun je een deel van je arbeidsvoorwaarden zelf samenstellen. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om een deel van je maandinkomen te laten uitbetalen wanneer jij dat wenst. Ook kun je dit budget omzetten in verlof en andersom of besteden aan fiscaal vriendelijke doelen. De Rijksoverheid hecht sterk aan persoonlijke groei en loopbaanontwikkeling en biedt daarvoor tal van mogelijkheden. Tot de secundaire arbeidsvoorwaarden behoren onder meer verschillende studiefaciliteiten, bedrijfsfitness, volledige vergoeding van je OV-reiskosten woon-werkverkeer en gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof.

Dit vragen wij

Jouw kwaliteiten

Je kunt goed samenwerken, legt makkelijk contact en zoekt de verbinding. Verder ben je erg goed in het plannen en organiseren. En ben je ook stressbestendig, flexibel en servicegericht. Je communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, zijn uitstekend ontwikkeld. Je hebt overzicht over wie wat doet en wie waarbij nodig is. Je bent je bewust van de omgeving waarin je werkt en de zorgvuldigheid die hier gevraagd wordt. Daarnaast heb je een goede beheersing van MS-Office programma's.

Jouw ontwikkeling

Elke dag is afwisselend bij de Cyber Security Raad! Vaak weet je van tevoren niet hoe de dag precies gaat verlopen. Je werkt dan ook in een dynamische omgeving met niet alleen bestuurlijke vertegenwoordigers op het hoogste niveau, maar ook met "captains of industry" (CEO's van grote bedrijven) en hoogleraren. Je leert gedurende deze acht maanden het cybersecurity-werkveld in Nederland goed kennen en doorgronden. Je gaat verschillende activiteiten oppakken, waarbij je samenwerkt met het kleine team, de raadsleden en hun ondersteuners.

Hier kom je te werken

Meer over Cyber Security Raad

Je komt te werken bij Bureau Secretaris van de Cyber Security Raad. Dit bureau heeft een onafhankelijke positie en ondersteunt de raad inhoudelijk en administratief bij het uitvoeren van de taken. Het bureau levert daarmee een belangrijke bijdrage aan de beoogde resultaten, zoals het schrijven van de adviezen en het organiseren van activiteiten van de raad. Het team van negen mensen (inclusief inhuur, stagiair en iTrainee) wordt aangestuurd door de secretaris van de raad die ook jouw directe leidinggevende wordt. Het team bestaat verder uit (senior) adviseurs, een senior communicatieadviseur en twee management- en beleidsondersteuners (duo-functie). Bureau Secretaris valt organisatorisch onder de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid (NCTV). Het bureau is tijdelijk gehuisvest in het ministerie van Financiën, Korte Voorhout 7, Den Haag.

Bijzonderheden

Voor deze functie is een veiligheidsonderzoek B vereist. Het Rijk hecht waarde aan een diverse en inclusieve organisatie. Werken in divers samengestelde teams maakt ons effectiever, innovatiever en het werk leuker. Eenieder wordt daarom uitgenodigd te solliciteren. Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.