In één oogopslag
- Taken: Beheer agenda's en ondersteun de burgemeester en wethouders met administratieve taken.
- Bedrijf: Gemeente Rhenen, een ambitieuze organisatie met focus op werkplezier.
- Voordelen: Competitief salaris, flexibele werktijden, hybride werken en veel vakantiedagen.
- Overige informatie: Korte lijnen en ruimte voor eigen inbreng binnen een klein team.
- Waarom deze baan: Maak impact in een dynamische bestuurlijke omgeving en ontwikkel jezelf.
- Kwalificaties: Mbo-secretariële opleiding en minimaal 3 jaar relevante werkervaring.
Het verwachte salaris ligt tussen 2875 - 4065 € per maand.
Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van plannen, structureren en administratief ondersteunen? Vind jij het leuk om agenda’s strak te beheren, deadlines te bewaken en bestuurlijke processen tot in detail goed te regelen? Dan zijn wij op zoek naar jou! Wij zoeken twee bestuurssecretaresses die samen de ondersteuning verzorgen van de burgemeester en wethouders van gemeente Rhenen. Onderling verdelen jullie de werkzaamheden. Daarbij richt één collega zich meer op de administratieve verwerking van collegevergaderingen en het werken in het vergadersysteem. De andere collega richt zich meer op agendabeheer en algemene bestuursondersteuning. Uiteraard werken jullie nauw samen en vervangen jullie elkaar waar nodig.
Als bestuurssecretaresse ben jij samen met je collega de onmisbare ondersteuning van het college van burgemeester en wethouders. Agendabeheer en administratieve ondersteuning vormen een belangrijk deel van je werk. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles soepel verloopt in een dynamische bestuurlijke omgeving. Een belangrijk onderdeel van de functie is de administratieve voorbereiding en verwerking van collegevergaderingen. Je werkt hiervoor in het vergadersysteem en zorgt dat alles correct, volledig en op tijd wordt verwerkt. Dit vraagt om iemand die zeer nauwkeurig werkt, technisch vaardig is en plezier haalt uit gestructureerd administratief werk. Je hebt veel contact met bestuurders, collega’s en bezoekers. Daarnaast ondersteun je waar nodig bij bijeenkomsten, representatieve werkzaamheden en kabinetszaken.
Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:
- beheren van de agenda’s van burgemeester en wethouders;
- plannen en organiseren van afspraken en bijeenkomsten;
- administratief voorbereiden van collegevergaderingen in het vergadersysteem;
- zorgen dat vergaderstukken compleet en tijdig worden aangeleverd aan de griffie;
- verwerken van besluiten van collegevergaderingen;
- bewaken van deadlines en actiepunten;
- ontvangen van bezoekers;
- organiseren van recepties en bijeenkomsten;
- notuleren tijdens gesprekken en vergaderingen;
- ondersteunen van de kabinetschef bij onder andere herdenkingen en representatieve werkzaamheden.
Voor de werkzaamheden rondom de collegevergaderingen zoeken we iemand die:
- plezier haalt uit administratief en organisatorisch werk;
- zeer nauwkeurig en zorgvuldig werkt;
- handig is met systemen en digitale verwerking;
- kritisch is op details en graag foutloos werkt.
Je werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Daarom is het belangrijk dat je zorgvuldig en integer omgaat met vertrouwelijke informatie en gevoel hebt voor bestuurlijke verhoudingen.
Wat neem jij mee?
- Je houdt van structuur en overzicht.
- Je wordt blij van een goed georganiseerde agenda en een administratie die klopt tot in detail.
- Je werkt secuur, schakelt snel en houdt het hoofd koel wanneer meerdere zaken tegelijk spelen.
- je hebt een secretariële opleiding op minimaal mbo-niveau;
- je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring;
- je hebt bij voorkeur inzicht in bestuurlijke, organisatorische en functionele verhoudingen binnen een gemeente;
- beheers je de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk;
- ben je sociaal, proactief en dienstverlenend;
- kun je goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
- ben je zeer vaardig met Microsoft Office en digitale systemen;
- werk je nauwkeurig en gestructureerd;
- ben je beschikbaar op kantoor wanneer de bestuurders aanwezig zijn.
Wie zijn wij?
De gemeente Rhenen heeft meer dan 20.000 inwoners en is prachtig gelegen op de Utrechtse Heuvelrug, tussen de Grebbeberg en de Rijn. Bij de gemeente werken circa 200 medewerkers. Werken bij onze gemeente betekent werken in een ambitieuze organisatie, waar werkplezier hoog in het vaandel staat. Er is veel ruimte voor jouw eigen inbreng, verantwoordelijkheid, flexibel werken en groei. De lijnen binnen onze gemeente zijn kort. Dat geldt zowel voor de organisatie als op bestuurlijk niveau. Je gaat samen met ons ‘werken vanuit de bedoeling’. De kernvraag bij ons werk is daarom steeds: wat kan ik voor Rhenen betekenen? We noemen dit 'werken vanuit de bedoeling'. Wij vinden het logisch dat we ook persoonlijk aan onze eigen ontwikkeling blijven werken. Jouw inzet gaat daarom iets betekenen voor jezelf, je collega’s en de samenleving.
Wat bieden wij jou?
- Een bruto maandsalaris in schaal 7 van minimaal € 2.875,- tot maximaal € 4.065,- bruto per maand op basis van 36 uur;
- 144 wettelijke vakantie-uren en 57,6 bovenwettelijke vakantie-uren per kalenderjaar op basis van een 36-urige werkweek;
- 17,05% financieel keuzebudget dat tot je beschikking staat. Dit budget kun je laten uitbetalen of inzetten voor verschillende doelen;
- Een overeenkomst voor een periode van 1 jaar met zicht op een vast dienstverband;
- Een goed pensioen dat je opbouwt bij het ABP;
- Hybride werken: je hebt de vrijheid om thuiswerken en op kantoor werken af te wisselen, in deze functie zul je wel veel vanuit kantoor werken;
- Ook vinden we een goede werk en privé balans belangrijk, in overleg maak je afspraken over je werkplek en werktijden.
Waar kom je terecht?
Je wordt onderdeel van het team Integrale Ondersteuning. Financieel beheer en de administraties van juridische zaken en P&O maken onderdeel uit van dit team. Gemeente Rhenen is een kleine gemeente met grote ambities. We werken vanuit de bedoeling: met focus op wat mogelijk is en hoe we het verschil kunnen maken voor inwoners, ondernemers en maatschappelijke partners.
Neem gerust contact op met het bestuurssecretariaat via telefoonnummer (0317) 681 606. Een van de collega’s vertelt je graag meer over de functie. Voor vragen over de procedure kun je contact opnemen met Victoria de Geest, adviseur werving & selectie, via 06 - 25 32 48 84. De gesprekken staan ingepland op vrijdag 19 juni van 09:30-12:30 en dinsdagochtend 23 juni van 09.30-12.30. Wij verzoeken je vriendelijk om hier rekening mee te houden.
Bestuurssecretaresse (met extra taak het verwerken van collegevergaderingen) in Amsterdam werkgever: Rhenen
Gemeente Rhenen is een uitstekende werkgever die zich richt op het welzijn van haar inwoners en biedt een betekenisvolle rol als Wmo-consulent binnen een betrokken en flexibele organisatie. Met een focus op samenwerking, persoonlijke ontwikkeling en een goede werk-privébalans, krijg je de kans om echt impact te maken in de gemeenschap. Daarnaast profiteer je van aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden, waaronder een competitief salaris, ruime vakantiedagen en de mogelijkheid tot hybride werken.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Bestuurssecretaresse (met extra taak het verwerken van collegevergaderingen) in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij Rhenen!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of Rhenen zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij Rhenen.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor Rhenen!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Bestuurssecretaresse (met extra taak het verwerken van collegevergaderingen) in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van Rhenen en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van Rhenen. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Rhenen
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen Rhenen.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen Rhenen kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over Rhenen via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
