Business Services Administrator in Groningen

De Business Services Administrator houdt onze kantoren, bedrijfsreizen en zakelijke documentatie soepel draaiende. De rol combineert kantoor- en faciliteitencoördinatie, bedrijf brede reis- en accommodatieboekingen, evenementondersteuning en administratieve ondersteuning aan het Business Management team. De rol coördineert ook de controle van zakelijke documenten, zodat medewerkers werken met actuele, goedgekeurde versies en records correct worden bewaard.

Deze functie is geschikt voor een georganiseerde, proactieve persoon die meerdere prioriteiten kan beheren met uitstekende aandacht voor detail, kosteneffectieve regelingen kan leveren en naleving van bedrijfsbeleid en -normen kan handhaven.

• Kantoor- en Faciliteitencoördinatie
  • Beheer de dagelijkse operaties van het kantoor om een veilige, schone, georganiseerde en efficiënte werkomgeving te waarborgen.
  • Functie als eerste aanspreekpunt voor bezoekers, aannemers en leveringen.
  • Onderhoud kantoorbenodigdheden, merchandise, kantoorartikelen en verfrissingen, en zorg voor voldoende voorraadniveaus.
  • Herzie leveranciersovereenkomsten en heronderhandel voorwaarden waar mogelijk, en volg kostenbesparingen via verbeterd leveranciersbeheer en verlaagde overheadkosten.
  • Beheer vergaderruimtes, kantooragenda's en gedeelde middelen.
  • Ondersteun kantoor gezondheids- en veiligheidsregelingen, inclusief coördinatie van inspecties en onderhoud van kantoor mededelingenborden.
  • Werk samen met H&S om regelmatige branddrills en veiligheidstrainingen te coördineren, zodat iedereen bekend is met evacu routes en noodprotocollen.
  • Assisteer bij de onboarding van nieuwe medewerkers, inclusief voorbereiding van werkruimtes, kantoorinducties en toewijzing van merchandise.
• Reis- en Accommodatie
  • Boek rotatievluchten, ad-hoc reizen (inclusief trein- en veerbootovertochten), autohuur, leaseauto's en hotelovernachtingen zoals aangegeven door de Hoofd Business Services.
  • Regel gemeubileerde appartementen op lange en korte termijn contracten.
  • Houd nauwkeurige, actuele records bij van alle transacties die zijn gedaan met de bedrijfscreditcard.
  • Registreer alle reistransacties in het reisdocumentensysteem ter ondersteuning van gegevensdeling en rapportage tussen afdelingen.
  • Upload en beheer individuele reis mappen, zodat medewerkers toegang hebben tot hun reisdocumentatie.
  • Verzamel en rapporteer maandelijks leaseautogebruik voor bedrijfsregistratie en naleving.
  • Houd een up-to-date database bij van bedrijfsappartementen in Groningen, waarbij correcte kostenallocatie per verblijf wordt gewaarborgd.
  • Monitor Red Bear-beheerde appartementen over projecten, coördineer sleutelbeheer, onderhoud en reparaties met externe leveranciers zodat ze voldoen aan de bedrijfsnormen (dit kan af en toe buiten kantooruren zijn).
• Evenementplanning en Coördinatie
  • Help bij de planning en uitvoering van bedrijfs evenementen en speciale activiteiten, waarbij alle logistieke details worden beheerd.
  • Assisteer bij klant gastvrijheidsarrangementen en bezoeken van klanten.
  • Beheer evenement schema's, uitnodigingen en communicatie met deelnemers.
  • Coördineer locatieboekingen, catering, reizen en accommodatie voor evenementen.
  • Vul de bedrijfs evenementen kalender en bijbehorende documentatie in en bij.
  • Evalueer evenementen en verzamel feedback ter ondersteuning van continue verbetering.
• Administratieve Ondersteuning
  • Bied administratieve ondersteuning aan de afdelingen binnen het Business Development team, in lijn met de behoeften van het bedrijf.
  • Beantwoord inkomende telefoongesprekken en leid aanvragen op de juiste manier door.
  • Monitor gedeelde inboxen en distribueer correspondentie.
  • Bereid vergaderagenda's, notulen en actie trackers voor waar nodig.
  • Assisteer bij bedrijfscommunicatie en interne aankondigingen.
  • Handhaaf vertrouwelijkheid bij het omgaan met gevoelige bedrijfsinformatie.
  • Draag bij aan de continue verbetering van administratieve processen.
• Coördinatie van Bedrijfsgerelateerde Documentcontrole
  • Coördineer de controle van bedrijfsgerelateerde documenten in overeenstemming met de bedrijfsdocumentcontroleprocedure en het geïntegreerde managementsysteem (ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001).
  • Houd het masterdocumentregister bij, inclusief documentreferenties, revisiestatus, eigenaren en beoordelingsdata.
  • Zorg ervoor dat nieuwe en herziene documenten zijn opgemaakt volgens bedrijfs sjablonen, correct zijn gerefereerd en zijn beoordeeld en goedgekeurd door de documenteigenaar voordat ze worden vrijgegeven.
  • Publiceer goedgekeurde documenten op het intranet of documentbeheersysteem en informeer betrokken medewerkers over wijzigingen.
  • Verwijder verouderde documenten uit gebruik en archiveer vervangende versies zodat alleen actuele versies beschikbaar zijn.
  • Volg geplande documentbeoordelingen en herinner eigenaren wanneer beoordelingen vervallen.
  • Houd en update bedrijfsdocument sjablonen bij.
  • Beheer retentie, opslag en toegangsrechten voor records, in overeenstemming met retentievereisten en verplichtingen inzake gegevensbescherming.
  • Ondersteun interne en externe audits door document- en recordbewijzen op verzoek te verstrekken, en help bij het afsluiten van document gerelateerde acties.