Voor de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding is Publiek Netwerk op zoek naar een Interim Programmasecretaris. Het betreft een interim opdracht voor de duur van 12 maanden voor circa 32 uur per week. Je bent een belangrijke schakel tussen projectteams, programmamanagement en betrokken stakeholders, zowel binnen als buiten de organisatie.
Functie omgeving: Je gaat aan de slag binnen de afdeling Projecten & Programma’s van de unit Innovatie & Vernieuwing. Deze unit richt zich op projecten en programma’s op het gebied van informatiehuishouding, digitale innovatie en kennisdeling binnen de overheid. Als Programmasecretaris werk je binnen complexe programmaomgevingen met meerdere stakeholders, bestuurlijke belangen en afhankelijkheden. Je zorgt ervoor dat de operationele uitvoering van de programma’s soepel verloopt en dat alle benodigde producten tijdig en kwalitatief goed worden opgeleverd.
Je wordt de Programmasecretaris voor drie nauw samenwerkende programma’s:
Continuïteit en doorontwikkeling DigiDoc; Eén standaard voor documentmanagement; Digitale Archief Bewerking.
Functie omschrijving: Als Programmasecretaris ben je verantwoordelijk voor de dagelijkse PMO-ondersteuning van de drie programma’s. Je werkt nauw samen met programmamanagers, projectleiders, een PMO-er en andere betrokkenen om de administratieve, coördinerende en ondersteunende taken uit te voeren.
Ondersteuning bij inrichting en opstart; Coördinatie en uitvoering; Rapportage en informatievoorziening; Financieel en contractueel beheer; Stakeholdermanagement en communicatie; Dossiervorming en compliance.
Specifieke taken: Naast de algemene verantwoordelijkheden omvat je rol ook de volgende specifieke taken:
Je bent een belangrijke spil in de programmavoering en fungeert als rechterhand van de programmamanagers. Je ondersteunt bij het inrichten van de programma governance, zoals het opstellen van een governanceplan. Je geeft gevraagd en ongevraagd advies aan programmamanagers en projectmedewerkers, bijvoorbeeld over procesverbeteringen of knelpunten. Je ondersteunt bij stakeholdermanagement, zoals het organiseren van overleggen en het bijhouden van contacten. Je signaleert knelpunten en ondersteunt bij het programmabeheer, bijvoorbeeld door het coördineren van acties uit overleggen (zoals het Aanjaagteam NDS Cloud). Je coördineert de planning, voorbereiding en verslaglegging van overleggen en zorgt voor een tijdige opvolging van acties. Je ondersteunt en adviseert bij het voorbereiden en uitwerken van producten, zoals een governanceplan, communicatieplan of andere documenten. Je fungeert als aanspreekpunt voor interne en externe partijen (uit alle overheidslagen) over praktische zaken die NDS Cloud betreffen. Je bent verantwoordelijk voor de dossiervorming van het programma en ondersteunt bij actieve openbaarmaking, waar nodig. Je werkt nauw samen met andere (ondersteunende) PMO’s, zowel binnen als buiten het programma Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau; Kandidaat beschikt over aantoonbare ervaring en kennis van van IT- of digitaliseringstrajecten; Kandidaat heeft minimaal 5 jaar werkervaring (opgedaan in de afgelopen 8 jaar) op het gebied van programmaorganisatie in een coördinerende rol (rol programmasecretaris); Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met stakeholdermanagement; Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring in een ICT-gerelateerde omgeving; Kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met het inrichten van governancestructuren.
Functie wensen: Mate waarin de Mate van ervaring en/of affiniteit met ICT of digitaliserings trajecten; Mate waarin de kandidaat ervaring heeft met programma organisatie in een (senior) coördinerende rol; Mate van ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.
Geboden wordt Een opdracht op detacherings- of zzp-basis voor 12 maanden, met optie tot verlenging. De standplaats is Den Haag.
32 uur per week.
#J-18808-Ljbffr
Interim Programmasecretaris in The Hague werkgever: Publiek Netwerk
Bij Publiek Netwerk bieden we een stimulerende werkomgeving waar samenwerking en innovatie centraal staan. Als Interim Transitiemanager krijg je de kans om impact te maken binnen het Ministerie van Volkshuisvesting en Ruimtelijke Ordening, met volop mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en groei. Onze cultuur is open en ondersteunend, waardoor je in staat bent om je vaardigheden verder te ontwikkelen terwijl je bijdraagt aan belangrijke maatschappelijke veranderingen.
