In één oogopslag
- Taken: Ondersteun Provinciale Staten met administratieve en organisatorische taken.
- Bedrijf: Provincie Gelderland, een dynamische en betrokken organisatie.
- Voordelen: Uitstekend salaris, Individueel Keuze Budget en ontwikkelingsmogelijkheden.
- Overige informatie: Flexibele werkomgeving met ruimte voor persoonlijke groei.
- Waarom deze baan: Maak impact in een veelzijdige rol binnen de politiek.
- Kwalificaties: Mbo-4/hbo niveau en ervaring in administratie.
Het verwachte salaris ligt tussen 3167 - 4447 € per maand.
Besluiten worden zichtbaar in de Statenzaal, maar goed werk begint vaak daarachter. Ben jij degene die overzicht brengt, processen soepel laat verlopen en bestuurders en Statenleden ondersteunt waar nodig? Dan past de functie griffiemedewerker ‘administratie en komst & vertrek’ wellicht goed bij jou.
Wat ga je doen? Samen met je collega's ondersteun je Provinciale Staten en de griffie op administratief, secretarieel en organisatorisch vlak. Je organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, houdt gegevens en systemen actueel en verwerkt vragen en stukken. Daarnaast ben je een toegankelijk aanspreekpunt voor Statenleden, inwoners en collega's.
Vanuit jouw rol houd je je onder meer bezig met het:
- Coördineren van het volledige proces rondom de komst en het vertrek van Statenleden, fractievolgers, fractiemedewerkers en collega's van de griffie.
- Beheren en actualiseren van gegevens van Statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers, waaronder registraties in het Stateninformatiesysteem, zoals nevenfuncties en het geschenkenregister.
- Organiseren van attenties en relatiegeschenken voor Provinciale Staten en de griffie, zoals bloemen en statenpenningen.
- Verwerken van de GS Monitor, in samenwerking met een collega griffiemedewerker.
- Fungeren als aanspreekpunt voor fractiemedewerkers en het organiseren van het overleg tussen hen en de griffie. Daarnaast ben je op vrijdag het eerste telefonisch aanspreekpunt.
- Verrichten van administratieve werkzaamheden in het financiële systeem UBW, zoals het aanmaken van inkoopordernummers en het verwerken van facturen.
- Beheren van de griffiemailbox op vrijdag en het afhandelen van de daaruit voortvloeiende acties.
- Ondersteunen van de griffier bij afwezigheid van de managementondersteuner, en het vervangen of ondersteunen van de functioneel beheerder en griffiemedewerkers bij afwezigheid of piekbelasting.
Goed om te weten: de griffie is volop in ontwikkeling. Dat geldt ook voor deze functie. We zoeken daarom een collega die flexibel inspeelt op nieuwe vragen en ontwikkelingen. Hierdoor kunnen werkzaamheden in de toekomst veranderen of worden uitgebreid.
Wie zijn wij? De griffie is een deskundig, betrokken, enthousiast en toegankelijk team dat het democratisch proces ondersteunt en klaarstaat voor Statenleden en fractievolgers. Samen met de griffier, een adviseursteam, een communicatieadviseur, een office-/informatiemanager, een functioneel beheerder en twee griffiemedewerkers ondersteunen we Provinciale Staten met 55 Statenleden en 17 fracties/groepen. Daarbij opereren we onafhankelijk binnen het politiek-bestuurlijke krachtenveld van de provincie. We werken in een dynamische omgeving waarin geen dag hetzelfde is. We adviseren, ondersteunen en plannen, en we zorgen dat vergaderingen, bijeenkomsten en stukken goed zijn voorbereid en tijdig beschikbaar zijn. Ongeveer eens per vijf weken is er een vrijblijvende borrel, een informeel moment om collega’s ook buiten het werk te spreken.
Wat bieden wij jou? Bij provincie Gelderland krijg je de kans om te werken bij een organisatie die zich actief inzet voor jouw ontwikkeling en werkplezier. Voor de functie griffiemedewerker administratie komst en vertrek bieden wij uitstekende arbeidsvoorwaarden, waaronder:
- Salaris: Een bruto maandsalaris van minimaal €3.167,- en maximaal €4.447,- (salarisschaal 8), afhankelijk van jouw opleiding en ervaring (voor een 36-urige werkweek).
- Individueel Keuze Budget (IKB): 22% van je jaarsalaris, inclusief vakantiegeld (8%) en een structurele eindejaarsuitkering (8,3%). Jij hebt de vrijheid om te kiezen: laat je het uitbetalen, koop je extra verlof of gebruik je een deel voor het belastingvrij aflossen van je studieschuld? Zo kun je jouw arbeidsvoorwaarden volledig afstemmen op je persoonlijke wensen en behoeften.
- Vakantie en verlof: 4 weken vakantie per jaar, met de mogelijkheid om extra verlof op te bouwen.
- Persoonlijk Budget Duurzame Inzetbaarheid (PBDI): €6.000,-. Dit budget kun je inzetten voor jouw ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid.
- De functie is voor de duur van één jaar, met uitzicht op een langdurig dienstverband.
Wie zoeken wij? Je voelt je thuis in een omgeving waar geen dag hetzelfde is. Wanneer de agenda onverwacht verandert of er op korte termijn iets geregeld moet worden, houd jij het hoofd koel en blijf je overzicht houden. Je werkt zelfstandig, ziet wat er nodig is en pakt zaken uit eigen beweging op. Tegelijkertijd weet je wanneer afstemming verstandig is en schakel je gemakkelijk met je collega's. Door jouw nauwkeurigheid, gevoel voor prioriteiten en sterke communicatieve vaardigheden zorg je ervoor dat processen soepel verlopen, ook wanneer de werkdruk tijdelijk toeneemt. Flexibiliteit is voor jou vanzelfsprekend, zeker op momenten waarop het politieke proces daarom vraagt.
Bovendien herken jij jezelf in het volgende:
- Mbo-4/hbo werk- en denkniveau.
- Ervaring in een administratieve en/of organisatorische functie.
- Goede digitale vaardigheden en het vermogen om snel nieuwe systemen eigen te maken.
- Beschikbaarheid op maandag, woensdag, donderdag (halve dag) en vrijdag.
- Bereidheid om flexibel te werken wanneer de werkzaamheden daarom vragen, waarbij je gemiddeld één keer per maand op woensdagavond werkt.
Inclusiviteit en diversiteit vinden we heel belangrijk. We staan voor een inclusieve organisatie, waarin iedereen zich veilig en thuis voelt, ongeacht afkomst, gender, seksuele oriëntatie, religie, leeftijd, sociaaleconomische achtergrond of afstand tot de arbeidsmarkt. Daarom nodigen we iedereen uit om te solliciteren die zich herkent in het bovenstaande vacatureprofiel.
Griffiemedewerker 'administratie en komst & vertrek' in Amsterdam werkgever: provincie Gelderland
Als Medewerker projectadministratie bij de Provincie Gelderland werk je in een stimulerende omgeving waar samenwerking en innovatie centraal staan. Je krijgt de kans om bij te dragen aan belangrijke infrastructuurprojecten die de toegankelijkheid en duurzaamheid van onze regio bevorderen. Met uitstekende mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en een cultuur die open communicatie en teamwork waardeert, is dit een ideale plek voor professionals die betekenisvol werk willen verrichten.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van provincie Gelderland
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Griffiemedewerker 'administratie en komst & vertrek' in Amsterdam kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de overheid en publieke sector zijn lokale netwerken essentieel. Zoek naar evenementen zoals gemeentelijke bijeenkomsten of netwerkborrels van overheidsinstanties. Dit is een geweldige manier om in contact te komen met mensen die weten wat er speelt, en je kunt misschien zelfs een voet tussen de deur krijgen bij provincie Gelderland!
✨Maak gebruik van stage- en traineeship programma's
Veel overheidsorganisaties bieden directe instroomprogramma's voor recent afgestudeerden of jonge professionals. Kijk of provincie Gelderland zo'n programma heeft. Deze mogelijkheden zijn niet alleen een ingang in de organisatie, maar stellen je ook in staat om de cultuur en werkzaamheden goed te leren kennen.
✨Zorg voor zichtbaarheid bij publieksevenementen
Als je de kans krijgt om spreker of vrijwilliger te zijn op publieksevenementen, grijp die kans! Dit versterkt je netwerk en versterkt je zichtbaarheid binnen de publieke sector. Mensen die je daar ontmoeten kunnen later belangrijke connecties zijn voor een functie bij provincie Gelderland.
✨Direct solliciteren via onze website
Wist je dat we veel vacatures direct op onze website hebben staan? Zorg ervoor dat je regelmatig kijkt en aarzel niet om te solliciteren op een functie die je aanspreekt. We zijn altijd op zoek naar gepassioneerde mensen voor ons team, dus wie weet ben jij straks wel de nieuwe aanwinst voor provincie Gelderland!
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Griffiemedewerker 'administratie en komst & vertrek' in Amsterdam te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Begrijp de publieke sector:Zorg ervoor dat je goed begrijpt hoe de overheid en de publieke sector werken. Dit kan je helpen om specifieke voorbeelden te geven in je sollicitatie. Denk na over hoe jouw ervaring aansluit bij de doelstellingen van provincie Gelderland en hoe jij een positieve impact kunt maken.
Citeer relevante ervaring en opleidingen:Bij een rol in de overheid is het belangrijk om jouw relevante ervaring en opleidingen helder te presenteren. Heb je bijvoorbeeld cursussen op het gebied van bestuurskunde of een stage bij een overheidsinstantie gehad? Vermeld dit dan duidelijk in je CV en motivatiebrief.
Schrijf een sterke motivatiebrief:In de publieke sector komt het aan op motivatie en toewijding. Leg uit waarom je jezelf in deze sector wil inzetten en hoe jouw waarden aansluiten bij de missie van provincie Gelderland. Gebruik specifieke voorbeelden uit je verleden die jouw motivatie onderschrijven.
Gebruik officiële documenten:Voor een functie in de overheid kan het nuttig zijn om naast een CV en motivatiebrief ook officiële documenten of certificaten toe te voegen, zoals vrijwilligerswerk of deelgenomen projecten. Dit geeft extra geloofwaardigheid aan je sollicitatie en toont je betrokkenheid bij de gemeenschap.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij provincie Gelderland
✨Ken de relevante wetgeving
In de overheid en publieke sector is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de relevante wetgeving en beleidsvoering. Bereid je voor door te begrijpen welke wetten belangrijk zijn voor de functie die je wilt, en hoe deze van invloed hebben op de operationele processen binnen provincie Gelderland.
✨Toon je maatschappelijke betrokkenheid
Als je solliciteert voor een fulltime functie in de overheid, is het belangrijk om je motivatie en passie voor de publieke zaak te tonen. Wees voorbereid om je visie te delen over hoe je binnen provincie Gelderland kunt bijdragen aan de samenleving en de behoeften van de gemeenschap.
✨Wees klaar voor scenario- en gedragsvragen
Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over hoe je in specifieke situaties hebt gehandeld, vooral in een teamomgeving. Denk na over voorbeelden uit je verleden waaruit blijkt dat je effectief kunt samenwerken en problemen kunt oplossen binnen een publieke context.
✨Maak gebruik van je netwerk
In de publieke sector draait veel om relaties en netwerken. Probeer informatie in te winnen over provincie Gelderland via je netwerk, of misschien zelfs via LinkedIn. Dit kan je helpen om relevante vragen te stellen tijdens je interview en laat zien dat je proactief bent.
