In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de algemeen directeur en coördineer vergaderingen met de Raad van Toezicht.
- Bedrijf: Maatschappelijk relevante organisatie die zich inzet voor mensen met chronische aandoeningen.
- Voordelen: Marktconform salaris, 6 weken vakantie, eindejaarsuitkering en pensioenregeling.
- Overige informatie: Flexibele werkplekken in een modern pand met ondernemende collega's.
- Waarom deze baan: Maak impact in een warme organisatie en ontwikkel jezelf persoonlijk en professioneel.
- Kwalificaties: Minimaal HBO-niveau en 3+ jaar ervaring als directiesecretaresse.
Het verwachte salaris ligt tussen 45000 - 55000 € per jaar.
Ben jij een ervaren directiesecretaresse die structuur weet aan te brengen in de hectiek van het dagelijks leven van een algemeen directeur? Wij zoeken een senior directiesecretaresse die als schakel tussen de directeur, de Raad van Toezicht en interne teams zorgt voor een vlotte organisatie en efficiënte administratieve ondersteuning.
Met de steun van donateurs en vrijwilligers zet deze organisatie zich dagelijks in voor een beter leven voor mensen met chronische aandoeningen. Het doel is dat zij het leven kunnen leiden dat zij wensen, zonder beperkingen en pijn. Dit wordt bereikt door aandacht te vragen voor de problematiek, wetenschappelijk onderzoek te financieren, betrouwbare informatie te verstrekken en mensen met deze aandoening met elkaar te verbinden.
Als Senior Directiesecretaresse ben jij de onmisbare steun voor de algemeen directeur, waardoor hij zich volledig kan richten op zijn kerntaken. Je bent een sparringpartner op niveau en durft je uit te spreken wanneer dat nodig is. Daarnaast bied je ook ondersteuning aan de adjunct-directeur. Je coördineert de vergaderingen van de Raad van Toezicht en de auditcommissie en zorgt voor een efficiënte planning en organisatie.
Met jouw ervaring ben je sterk in ontzorgen en plannen, waarbij je altijd het overzicht bewaakt en structuur aanbrengt. Als verbinder binnen de organisatie ben je open, toegankelijk en servicegericht, altijd bereid anderen te helpen zonder je eigen prioriteiten uit het oog te verliezen. Je komt te werken in een warme, ambitieuze en maatschappelijke organisatie die veel ruimte biedt voor zowel persoonlijke als inhoudelijke ontwikkeling. In een modern pand met een open karakter en flexibele werkplekken word je omringd door ondernemende collega’s in een zelf organiserend team, waar eigenaarschap en zelfstandigheid centraal staan.
- Het inplannen en bewaken van de afspraken van de algemeen directeur (monitoren van de agenda, vergaderstukken toevoegen)
- Beheren van de e-mail van de directeur en, waar mogelijk, zelfstandig reageren op e-mails
- Het verzorgen van correspondentie en documentenbeheer
- Ondersteunen bij de werkplanning van de directeur en het archiveren van relevante documenten
- Regelen van vluchten, hotels en andere logistieke zaken voor internationale bezoeken
- Kwartaaloverzicht van kosten en kilometers bijhouden voor de directeur
- Een bijdrage leveren aan het opstellen van het jaarverslag
- Vervullen van de rol van Preventiemedewerker
- Voorbereiden en organiseren van de vergaderingen van de Raad van Toezicht en de Auditcommissie (4 keer per jaar)
- Het opstellen, afstemmen en bewaken van de agenda, verzamelen van bijlagen, en zorgen voor tijdige verstrekking van vergaderstukken
- Notuleren van vergaderingen en het opstellen van verslagen
- Bewaken van terugkerende vergaderonderwerpen, besluiten- en actielijsten
- Opstellen van de jaarlijkse vergaderplanning
- Beheren van de administratie rondom de instroom en uitstroom van RvT-leden
Wat vraagt onze opdrachtgever?
- Minimaal HBO werk- en denkniveau
- 3+ jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
- Ervaring met het notuleren van bestuursvergaderingen
- Goede kennis van de Office-pakketten Word, Excel en PowerPoint
- Stressbestendig en flexibel waardoor je kunt inspelen op ad-hoc situaties
- Integer en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie
- Open-minded, vernieuwend en verbindend
- Organisatorisch en communicatief sterk, met een proactieve instelling
- Uitstekend in timemanagement en weet de juiste prioriteiten te stellen
Wat biedt onze opdrachtgever?
- Een mooie functie binnen een interessante, maatschappelijk relevante organisatie
- Een marktconform salaris in overeenstemming met de zwaarte van de functie en afhankelijk van opleiding en werkervaring
- Een eindejaarsuitkering van 5% en 8% vakantiegeld
- 6 weken vakantie per jaar
- Pensioenregeling
- Parkeergelegenheid
- Mogelijkheid tot een OV-vergoeding, kilometervergoeding of fietsleaseplan
Geïnteresseerd? Wij ontvangen graag jouw cv en motivatie. Je krijgt altijd binnen enkele dagen een reactie. De voorselectie wordt uitgevoerd door Pro Assistance, waarna eventuele vervolggesprekken plaatsvinden bij de opdrachtgever.
Senior Directiesecretaresse werkgever: Pro Assistance B.V.
Pro Assistance B.V. is een uitstekende werkgever die een stimulerende werkomgeving biedt in het hart van Den Haag. Met een focus op samenwerking en professionele ontwikkeling, krijg je de kans om je vaardigheden te verbeteren terwijl je bijdraagt aan een gerenommeerd advocatenkantoor. De mogelijkheid om één dag per week vanuit huis te werken, gecombineerd met een cultuur die initiatief waardeert, maakt dit een aantrekkelijke plek voor iedereen die betekenisvol werk zoekt.
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Senior Directiesecretaresse kunt binnenhalen
✨Verken lokale netwerken en evenementen
In de HR-wereld draait alles om connecties! Ga naar netwerkbijeenkomsten, zoals HR-conferenties en lokale meetups, waar je gelijkgestemden kunt ontmoeten. Maak gebruik van deze evenementen om jezelf te presenteren en direct in contact te komen met hiring managers.
✨Sluit je aan bij HR-community's
Zoek actieve online gemeenschappen, zoals LinkedIn-groepen of forums voor HR-professionals. Deel je kennis, stel vragen en laat van je horen! Hierdoor vergroot je je zichtbaarheid en kom je misschien in contact met iemand bij Pro Assistance B.V. die jouw profiel interessant vindt.
✨Maak je cases zichtbaar
Als je eerder projecten hebt gedaan die je HR-vaardigheden benadrukken, deel deze dan! Gebruik platforms zoals LinkedIn om bijvoorbeeld blogs te schrijven of casestudy's te publiceren. Dit helpt je om je expertise te tonen en trekt de aandacht van recruiters.
✨Solliciteer direct via onze website
Weet dat je via onze website bij Pro Assistance B.V. kan solliciteren voor de functie van Senior Directiesecretaresse! Het maakt het proces eenvoudiger en je hebt de kans om op te vallen, vooral als je een paar gepersonaliseerde punten uit je gesprek of netwerk meeneemt.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Senior Directiesecretaresse te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Laat je passie voor mensen zien:In je motivatiebrief moet je duidelijk maken waarom je enthousiast bent over de rol in de HR. Vertel waarom je mensen helpt om beter te functioneren op de werkplek jou raakt. Bijvoorbeeld, hoe je een team hebt geholpen of een bijdrage hebt geleverd aan de bedrijfscultuur in eerdere functies.
Vermeld relevante HR-ervaring:Zorg ervoor dat je CV de juiste ervaring weerspiegelt. Heb je stages of werkervaring in HR of gerelateerde velden zoals werving, training of personeelsbeheer? Vermeld specifieke taken en bereikte resultaten. Dit laat zien dat je al een goede basis hebt in de rol die je wilt.
Toon je communicatievaardigheden:Als HR-professional zijn communicatieve vaardigheden cruciaal. Gebruik je motivatiebrief om je schrijfstijl te laten zien en je vermogen om duidelijk te communiceren. Misschien kun je voorbeelden geven van situaties waarin je de communicatie tussen teams hebt verbeterd of conflicten hebt opgelost.
Speel in op bedrijfscultuur:Neem de tijd om te onderzoeken wat Pro Assistance B.V. drijft. Wat zijn hun waarden en hoe passen jouw waarden daarbij? Laat in je motivatiebrief zien dat je hun cultuur begrijpt en dat je een goede match bent. Dit helpt je om je passie voor de rol en het bedrijf over te brengen.
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Pro Assistance B.V.
✨Ken de HR-tools:
Zorg ervoor dat je goed bekend bent met populaire HR-tools zoals LinkedIn Recruiter, BambooHR, of SAP SuccessFactors. Tijdens het interview kunnen ze je vragen stellen over je ervaring met deze tools of hoe je ze effectief zou gebruiken om wervingsprocessen te optimaliseren.
✨Gedrag en cultuur:
Bij HR draait alles om mensen. Bereid je voor op vragen die je gedrag en je aanpak in verschillende situaties testen. Denk aan voorbeelden waarbij je teamconflicten hebt opgelost of leiderschap hebt getoond. Dit laat zien dat je inzicht hebt in de bedrijfscultuur bij Pro Assistance B.V..
✨Klein maar fijn:
Voor een fulltime rol is het belangrijk om te laten zien dat je bent gericht op groei en ontwikkeling. Bereid enkele vragen voor over hoe Pro Assistance B.V. medewerkers ondersteunt bij hun professionele ontwikkeling en hoe je hieraan bij kunt dragen.
✨Blijf up-to-date:
Het HR-veld verandert voortdurend, vooral met nieuwe wetten en trends. Zorg ervoor dat je op de hoogte bent van recente veranderingen in arbeidswetgeving, diversiteit en inclusie, en andere actuele thema's die relevant zijn voor HR. Dit toont je betrokkenheid en kennis tijdens het gesprek.
