directiesecretaresse / office manager in The Hague

Kom jij werken als directiesecretaresse / office manager bij de Board Digitale Transformatie? Je zorgt dat de secretariële en administratieve processen soepel verlopen en het management van de digitale transformatie de lijnen kan uitzetten voor een politiekorps dat werkt aan (digitale) innovatie.

Specificaties vacature Locatie(s): Nieuwegein, Den Haag, Utrecht

Organisatieonderdeel: Staf Korpsleiding

Contractvorm: Tijdelijk

Vakgebied(en): Administratie en Secretariaat

Schaal: Schaal 8

De LFNP-functie directiesecretaresse / office manager, gewaardeerd in schaal 8Bbp, is van toepassing. Klik hier voor de volledige LFNP-functiebeschrijving (deze link is alleen benaderbaar vanuit een politieomgeving).

Je beheert drukbezette agenda’s van de directeur Digitale Transformatie en de MT-leden. Primair verzorg je secretariële werkzaamheden voor de directeur. Je lost knelpunten op in planningen, organiseert overleggen en regelt de praktische zaken rondom evenementen zoals bijeenkomsten voor de directeur digitale transformatie en zijn MT-leden. Ook prioriteer en verdeel je binnenkomende mails en zet je wekelijks de vergaderstukken klaar. Jij hebt een goed gevoel voor welke onderwerpen voorrang hebben op de planning en naar welke collega’s je de berichten moet doorsturen.

Je bereidt vergaderingen voor in afstemming met de relevante collega’s, legt de vergaderdata vast, reserveert ruimtes (indien fysiek), meldt bezoekers aan en ontvangt ze waar nodig en je zorgt voor de verslaglegging. Verder ben je aanspreekpunt voor medewerkers van het team waar het gaat om facilitaire zaken van de werkplek met name bij de start van nieuwe medewerkers, regel je bloemen en kaarten in het kader van lief en leed en beheer je de maildistributielijsten en het TEAMS-kanaal. Daarnaast start je in een tijd waarin veel verandert. Je vindt het leuk om te ondersteunen in verschillende projecten en hebt ideeën over hoe de directe ondersteuning van MT-leden er idealiter eruit zou moeten zien. Je kijkt vanzelfsprekend over de grenzen van je onderdeel heen en werkt nauw samen met je collega’s binnen en buiten de Digitale Transformatie.

Waar ga je werken? Je gaat werken voor de Board Digitale Transformatie en je valt totdat het onderdeel is ingericht onder het tijdelijk werkconstruct van de staf korpsleiding van de politie en werkt vanuit twee hoofdlocaties, het hoofdbureau aan de Nieuwe Uitleg in Den Haag en de Ringwade 51 te Nieuwegein. Werkzaamheden kunnen ook uitgevoerd worden vanuit locatie Utrecht en in overleg vanuit huis.

Wie ben jij? Jij bent enthousiast, proactief en wil met positieve energie aan de slag. Je denkt graag een paar stappen vooruit en pakt werk op nog voor iemand je daarom vraagt. Tegen hectiek ben je wel bestand en snel en vaak schakelen tussen verschillende mensen en taken is voor jou geen enkel probleem. Bij drukte houd je het hoofd koel en blijf je nauwkeurig. Complex agendabeheer schrikt je niet af en je zet graag je organisatietalent in voor het organiseren van overleggen en bijeenkomsten. Iedereen die een beroep doet op het secretariaat, treed je klantgericht en behulpzaam tegemoet. Schrijven gaat je gemakkelijk af; jij kunt een boodschap helder overbrengen.

Verder beschik je over:

mbo 4werk- en denkniveau*, en bij voorkeur in de richting van directiesecretaresse / office manager;

minimaal 1 jaar relevante werkervaring;

ervaring in de toepassing van Microsoft Office.

Wat wij bieden De standplaats is Den Haag. Er is ruimte voor 1 fte. Het betreft een tijdelijke functie voor maximaal twee jaar voor 36 uur per week. Bij voldoende functioneren kan de aanstelling met 1 jaar worden verlengd.

Als de functie op een hoger schaalniveau is dan je persoonlijke salarisschaal ontvang je analoog aan hetgeen bepaald is in artikel 17 Bbp een toelage naar dat hogere schaalniveau. De reiskosten naar de tijdelijke plaats van tewerkstelling kun je declareren op basis van de vergoeding woon-werkverkeer. Aan de tijdelijke werkzaamheden kun je geen rechten ontlenen. Je huidige leidinggevende dient akkoord te gaan met je eventuele nieuwe rol. Daarom is het raadzaam om deze te informeren indien je je belangstelling kenbaar wilt maken.

Het betreft de LFNP-functie directiesecretaresse/office managergewaardeerd in schaal 8 Bbp.

Wat verder belangrijk is

Een betrouwbaarheids- en omgevingsonderzoek maakt deel uit van de selectieprocedure.

* Je hebt een diploma op mbo 4-niveau of je bent daaraan gelijkgesteld via EVC. Of je toont op een van de volgende manieren aan dat je mbo 4werk- en denkniveau hebt:

Je bent aangesteld op een functie op het gevraagde werk- en denkniveau.

Je hebt een functie op het gevraagde werk- en denkniveau minimaal twee jaar formeel waargenomen.

Je bent minimaal 2 jaar tijdelijk tewerkgesteld op een functie op het gevraagde werk- en denkniveau.

Je hebt een formele beoordeling waaruit blijkt dat je een functie op het gevraagde werk- en denkniveau minimaal 2 jaar uitgeoefend hebt.

Je hebt een verklaring van de eenheidsleiding waaruit blijkt dat je over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, conform de beleidsregel Cognitieve Capaciteitentest en Assessment.

Dit moet je met een aanstellings-, waarnemings- of tewerkstellingsbesluit dan wel een beoordeling of verklaring schriftelijk aantonen.

Of je hebt van een andere werkgever een erkende functieomschrijving of een formeel vastgestelde vacaturetekst of een ander formeel bewijsstuk waarmee je aantoont dat je minimaal twee jaar werkervaring hebt op het gevraagde niveau. Het bewijsstuk heeft aantoonbaar betrekking op een functie die je daadwerkelijk hebt uitgevoerd en moet herleidbaar zijn tot jouw persoon. Denk aan een werkgeversverklaring waarin het werk- en denkniveau staat opgenomen of een uittreksel uit het HR-systeem waarop je functie en het dienstverband zichtbaar zijn.

#J-18808-Ljbffr