Office Manager | 28 - 32 uur in Utrecht

Een brede Office Manager-rol waarin je écht de ruimte krijgt om verantwoordelijkheid te nemen. Je werkt binnen een kleinschalige, professionele organisatie in Utrecht Zuid waar de lijnen kort zijn, collega's zelfstandig werken en jouw bijdrage direct zichtbaar is. Jij houdt overzicht, zorgt dat zaken goed geregeld zijn en ziet vooral zélf wat er nodig is. Geen functie waarin je de hele dag hetzelfde doet of voor ieder detail op goedkeuring hoeft te wachten. Je krijgt juist de vrijheid om zaken naar je toe te trekken, verbeteringen voor te stellen en de rol verder vorm te geven.

Als Office Manager ben je de verbindende factor binnen deze organisatie. Je ondersteunt het management, houdt zicht op wat er speelt en zorgt ervoor dat afspraken, acties en praktische zaken goed worden opgevolgd. Je agenda is afwisselend. De ene dag bereid je een managementoverleg voor en organiseer je een bijeenkomst, de volgende dag regel je de onboarding van een nieuwe collega, stem je iets af met een externe partij of zie je een proces dat slimmer kan worden ingericht. Je bent daarmee niet alleen degene die dingen regelt, maar ook degene die vooruitkijkt, initiatief neemt en ervoor zorgt dat zaken daadwerkelijk gebeuren.

Waar je je onder andere mee bezighoudt:

• Voorbereiden en bijwonen van team- en managementoverleggen;
• Notuleren en bewaken van actiepunten;
• Ondersteunen van het management bij uiteenlopende werkzaamheden;
• Beheren van agenda's en plannen van afspraken en klantintakes;
• Organiseren en coördineren van bijeenkomsten en evenementen van A tot Z;
• Verzorgen van uitnodigingen en communicatie rondom activiteiten;
• Onderhouden van contact met externe partijen, waaronder een extern marketingbureau;
• Ondersteunen bij marketingactiviteiten en hierin zelfstandig werkzaamheden oppakken;
• Verzorgen van onboarding en offboarding van collega's;
• Coördineren van praktische zaken rondom ziekteverzuim en verlof;
• Regelen van facilitaire zaken, kantoorbenodigdheden en voorraad;
• Ontvangen van gasten en zorgen voor een professionele ontvangst;
• Oppakken van verschillende administratieve en organisatorische werkzaamheden.

Het leuke aan deze parttime functie is dat het takenpakket niet in beton gegoten is. Heb je ervaring met bijvoorbeeld facturatie, marketing of een ander onderdeel dat binnen de organisatie van waarde kan zijn? Dan is er ruimte om je werkzaamheden verder uit te breiden.

Je komt terecht binnen een specialistische organisatie met een inhoudelijk sterk team. Collega's zijn deskundig, zelfstandig en gewend om verantwoordelijkheid te nemen. Er is weinig hiërarchie, er zijn korte lijnen en je krijgt veel vertrouwen in hoe je je werk organiseert. Omdat collega's regelmatig op pad zijn, is het op kantoor meestal rustig. Dat past goed bij iemand die graag zelfstandig werkt, haar eigen planning maakt en energie krijgt van het hebben van overzicht. Tegelijkertijd is er volop ruimte voor contact en verbinding. Er worden regelmatig inhoudelijke sessies, teamactiviteiten en andere bijeenkomsten georganiseerd.

Wie jij bent:

• Je bent een ervaren Office Manager of managementondersteuner die inmiddels precies weet waar je goed in bent: overzicht creëren, vooruitdenken en zorgen dat zaken geregeld worden.
• Zelfstandigheid past bij jou. Je ziet wat er nodig is, neemt initiatief en vindt het leuk om een brede rol echt naar je hand te zetten.
• Juist de afwisseling spreekt je aan. Van managementondersteuning en een bijeenkomst organiseren tot onboarding, marketing of een praktisch vraagstuk op kantoor: jij schakelt gemakkelijk en zorgt dat het gebeurt.

Wat je meebrengt:

• Ruime ervaring als Office Manager, Management Assistant, Executive Assistant of in een vergelijkbare brede ondersteunende office functie;
• Ervaring met het zelfstandig organiseren en coördineren van uiteenlopende werkzaamheden;
• Sterke organisatorische vaardigheden en een goed gevoel voor prioriteiten;
• Goede communicatieve vaardigheden en voldoende stevigheid om anderen mee te krijgen;
• Een praktische instelling en het vermogen om snel te schakelen;
• Een brede interesse en plezier in een functie die verder gaat dan alleen secretariële ondersteuning;
• Beschikbaarheid parttime voor 28 tot 32 uur per week;
• Beschikbaarheid op maandag, de overige werkdagen zijn in overleg te bepalen.

Hoe jij werkt:

• Je wacht niet af tot een taak bij je terechtkomt. Je kijkt vooruit, ziet waar iets dreigt te blijven liggen en neemt verantwoordelijkheid om het geregeld te krijgen.
• Je bent nauwkeurig zonder star te zijn, praktisch zonder alleen uitvoerend te worden en servicegericht zonder alles van anderen over te nemen.
• Je vindt het prettig om in een klein team te werken waar collega's vertrouwen op jouw oordeel en waar jouw bijdrage direct zichtbaar is.

Dit is een rol voor een ervaren Office Manager die niet op zoek is naar een strak afgebakend takenpakket, maar juist naar vertrouwen, verantwoordelijkheid en ruimte om zelf invulling aan de functie te geven. Jouw ervaring wordt hier niet alleen gewaardeerd, maar ook echt benut.

Wat je kunt verwachten:

• Een bruto maandsalaris van € 4.300 tot € 5.000 op basis van 40 uur, afhankelijk van jouw ervaring;
• Een parttime dienstverband voor 28 tot 32 uur per week;
• 5% extra vergoeding voor pensioenopbouw, waarbij je jouw pensioen zelf regelt;
• Een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer;
• Gratis parkeergelegenheid bij het kantoor;
• Maandag als vaste werkdag, met veel vrijheid om de overige werkdagen in overleg te bepalen;
• Incidenteel de mogelijkheid om vanuit huis te werken;
• Veel zelfstandigheid en vrijheid in de manier waarop je jouw werkzaamheden organiseert;
• Ruimte om nieuwe verantwoordelijkheden naar je toe te trekken en de functie verder uit te bouwen;
• Een rustige en professionele werkomgeving met korte lijnen;
• Een betrokken team met regelmatig inhoudelijke sessies en gezamenlijke activiteiten.

De werkdag begint doorgaans tussen 08.30 en 09.00 uur. Voor deze functie is een VOG vereist.