Secretaresse Makelaar | 32 - 40 uur

Een veelzijdige secretariële functie binnen de vastgoedwereld, waarin organiseren, ondersteunen en overzicht houden centraal staan. Vanuit het centrum van Utrecht ondersteun je een professioneel team van bedrijfsmakelaars bij de dagelijkse werkzaamheden. Je beheert afspraken, verzorgt correspondentie, houdt dossiers op orde en hebt contact met klanten, relaties en collega's. In deze rol, voor 32 tot 40 uur per week, krijg je veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken. Je bent betrokken bij verschillende werkzaamheden en weet wat er speelt binnen de lopende trajecten. Een goede secretariële of administratieve basis is belangrijker dan ervaring binnen de vastgoedbranche. De specifieke kennis van de makelaardij leer je in de praktijk.

Als Secretaresse zorg je ervoor dat de dagelijkse ondersteuning van de bedrijfsmakelaars goed georganiseerd is. Je neemt werkzaamheden uit handen, bewaakt afspraken en termijnen en zorgt ervoor dat documenten, informatie en dossiers op orde zijn. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• beheren en organiseren van agenda's en afspraken;
• plannen en voorbereiden van afspraken en bezichtigingen;
• verzorgen van telefonisch en schriftelijk contact met klanten en relaties;
• opstellen en verwerken van correspondentie en documenten;
• bijhouden, ordenen en compleet houden van dossiers;
• verwerken en controleren van gegevens in verschillende systemen;
• bewaken van afspraken, acties en deadlines;
• verzamelen en opvragen van benodigde informatie;
• ondersteunen bij uiteenlopende werkzaamheden van de makelaars;
• oppakken van verschillende secretariële en organisatorische zaken.

Je houdt goed in de gaten wat er moet gebeuren en zorgt dat werkzaamheden tijdig worden opgepakt. Daarbij werk je zelfstandig, maar zoek je gemakkelijk de samenwerking met collega's wanneer dat nodig is.

Als secretaresse ben je een belangrijke ondersteuning voor de bedrijfsmakelaars. Je zorgt ervoor dat zij zich kunnen richten op hun eigen werkzaamheden, terwijl jij achter de schermen zorgt dat de organisatie goed blijft draaien. De combinatie van plannen, organiseren, administratie en contact maakt het werk veelzijdig. Je bent betrokken bij verschillende werkzaamheden en hebt daardoor een goed beeld van wat er binnen de organisatie speelt. Het ene moment werk je een dossier bij of bereid je documenten voor, het volgende moment plan je een afspraak of heb je contact met een klant. Een functie voor iemand die graag structuur aanbrengt, vooruitdenkt en energie krijgt van een afwisselende werkdag.

Wie jij bent: Je bent iemand die graag zorgt dat alles goed geregeld is. Je houdt overzicht, werkt nauwkeurig en vindt het prettig om structuur aan te brengen in je werkzaamheden. Je ziet wat er moet gebeuren en pakt dit zelfstandig op. Je bent flexibel wanneer de planning verandert en schakelt gemakkelijk wanneer er iets onverwachts tussendoor komt. Daarbij verlies je de kwaliteit van je werk niet uit het oog. Ook in het contact met anderen ben je toegankelijk en professioneel. Je communiceert prettig met collega's, klanten en andere betrokkenen en vindt het vanzelfsprekend om mee te denken en waar mogelijk werk uit handen te nemen.

Verder:

• Heb je mbo+ of hbo werk- en denkniveau;
• Heb je relevante ervaring als secretaresse, managementassistent, office assistant of binnen een vergelijkbare ondersteunende functie;
• Werk je nauwkeurig, gestructureerd en georganiseerd;
• Kun je goed plannen en weet je gemakkelijk overzicht te bewaren;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Ben je digitaal vaardig en maak je nieuwe systemen snel eigen;
• Vind je het leuk om collega's te ontzorgen en mee te denken over een praktische aanpak.

Ervaring binnen de makelaardij is geen must. Met een goede secretariële of administratieve basis, interesse in vastgoed en de motivatie om nieuwe dingen te leren, maak je je de werkzaamheden snel eigen.

Hoe jij werkt: Je houdt gemakkelijk overzicht en weet wat er speelt. Je vindt het prettig om vooruit te denken en werkzaamheden goed te organiseren, zodat zaken niet blijven liggen. Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail, maar bent ook praktisch ingesteld. Wanneer prioriteiten veranderen, schakel je gemakkelijk en bepaal je wat op dat moment belangrijk is. Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werk en wacht niet af wanneer je ziet dat iets geregeld moet worden. Tegelijkertijd ben je een echte teamspeler. Je communiceert open met collega's, bent servicegericht richting klanten en denkt graag mee over oplossingen. Kortom: je bent een betrouwbare en betrokken ondersteuner die graag zorgt dat alles achter de schermen goed geregeld is.

Een team waar je graag bij wilt horen: Je komt terecht in een jong, enthousiast en energiek bedrijf waar hard werken en plezier maken hand in hand gaan. De positieve sfeer merk je niet alleen binnen het team waarin je dagelijks werkt, maar door de hele organisatie. Collega's zijn betrokken, behulpzaam en houden van een goede dosis humor. Er wordt serieus gewerkt en samen hard gewerkt om mooie resultaten neer te zetten, maar er is ook volop ruimte voor een gezellig praatje, een grapje tussendoor en spontane momenten. De gezelligheid stopt bovendien niet zodra de werkdag erop zit. Een borrel, samen iets drinken of een spontane activiteit: er is altijd wel iemand te vinden die in is voor iets leuks. Je maakt hier onderdeel uit van een organisatie waar collega's elkaar kennen, betrokken zijn en plezier hebben in wat ze doen. Tegelijkertijd is het een omgeving waarin de handen uit de mouwen worden gestoken. Er is veel energie, ambitie en drive en iedereen draagt zijn of haar steentje bij. Een professionele werkomgeving met een informele sfeer, leuke collega's, veel energie en ruimte voor spontaniteit.

Dit staat er tegenover: Naast een afwisselende functie en een enthousiast team krijg je de ruimte om zelfstandig te werken en jezelf verder te ontwikkelen. De lijnen zijn kort, collega's werken nauw samen en eigen initiatief wordt gewaardeerd. Je kunt rekenen op:

• Een werkweek van 32 tot 40 uur;
• Een salaris van € 2.800,- tot € 3.500,- bruto per maand op basis van 40 uur, afhankelijk van ervaring en kennis;
• 25 vakantiedagen op fulltime basis;
• Een rechtstreeks dienstverband bij de opdrachtgever;
• Een jong en enthousiast team waarin hard werken, humor en gezelligheid goed samengaan;
• Een informele werksfeer met korte lijnen en betrokken collega's;
• Een zelfstandige functie waarin jouw inzet, ideeën en initiatief worden gewaardeerd.

Klaar voor een nieuwe stap? Spreekt de functie je aan en zie je jezelf al werken binnen dit enthousiaste team? Dan komen we graag met je in contact. Tijdens een persoonlijk gesprek vertellen we je graag meer over de organisatie, de functie en natuurlijk de collega's met wie je gaat samenwerken.