Managementassistent | 32 uur | Stichting kanker.nl in Amsterdam

Breng structuur, verbind mensen en zorg dat plannen verder komen. Jij organiseert graag, denkt vooruit en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je houdt overzicht, pakt zaken zelfstandig op en krijgt energie van een werkomgeving waarin geen dag hetzelfde is. In deze functie zet je jouw organisatietalent in voor een organisatie met een maatschappelijke missie en maak je met jouw ondersteuning elke dag het verschil.

Voor Stichting kanker.nl in Amsterdam-Zuid zoekt Pienk een parttime Managementassistent die zorgt voor structuur, overzicht en verbinding. Je ondersteunt het management, organiseert bijeenkomsten, bewaakt afspraken en acties en helpt bij de praktische voortgang van een aantal organisatiebrede projecten (PMO). Je bent degene die ziet wat er nodig is, vooruitkijkt en ervoor zorgt dat zaken niet blijven liggen.

Stichting kanker.nl zet zich in voor een wereld waarin mensen die kanker hebben of hebben gehad, en hun naasten, met behulp van betrouwbare kennis hun kwaliteit van leven kunnen verbeteren. Dat doet de stichting door informatie, ondersteuning en ervaringen van anderen toegankelijk te maken. De organisatie is volop in ontwikkeling. Nieuwe manieren van samenwerken, veranderende behoeften en organisatorische ontwikkelingen vragen om mensen die initiatief nemen en graag meebouwen. Juist daarin ligt jouw kans: jij zorgt voor rust en structuur, zodat collega's zich kunnen richten op hun inhoudelijke werk en gezamenlijke missie.

Je werkt nauw samen met het management en hebt een belangrijke rol in het organiseren van een prettige, goed functionerende werkomgeving. Daarbij combineer je managementondersteuning met praktische organisatie, documentbeheer en projectondersteuning. Geen rol waarin je alleen uitvoert wat een ander vraagt, maar een functie waarin je zelf ziet wat er moet gebeuren en daar actie op onderneemt.

Dit ga je doen:

• Management- en vergaderondersteuning: je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten, stemt agenda's en praktische zaken af en zorgt dat deelnemers tijdig over de juiste stukken beschikken.
• Ondersteuning van de raad van toezicht: je helpt bij de voorbereiding en organisatie van vergaderingen, bewaakt de beschikbaarheid van vergaderstukken en zorgt dat afspraken en documentatie zorgvuldig worden bijgehouden.
• Actie- en voortgangsbewaking: je houdt actielijsten bij, bewaakt deadlines en volgt afspraken op via onder andere Microsoft Planner. Je signaleert tijdig wanneer iets dreigt te blijven liggen.
• Documentbeheer: je zorgt dat documenten, vergaderstukken en projectinformatie logisch en toegankelijk worden opgeslagen in SharePoint. Je houdt overzicht over versies en maakt informatie gemakkelijk vindbaar.
• Organisatie van bijeenkomsten: je organiseert teamdagen, lunches, interne activiteiten en andere bijeenkomsten. Je denkt mee over de invulling en zorgt dat alles praktisch goed geregeld is.
• Een goed georganiseerde werkomgeving: je pakt facilitaire zaken op, signaleert wat aandacht nodig heeft en regelt praktische zaken zelfstandig.
• Aandacht voor collega's: je denkt vooruit bij terugkerende momenten, zoals verjaardagen, attenties en andere kleine initiatieven die bijdragen aan een betrokken en prettige werksfeer.
• Projectondersteuning: je ondersteunt bij een beperkt aantal organisatiebrede projecten. Je organiseert projectoverleggen, houdt planningen en acties bij, structureert documentatie en helpt bij het verzamelen van voortgangsinformatie.
• Verbeteren en vooruitdenken: je ziet waar processen slimmer of eenvoudiger kunnen en komt met praktische voorstellen om de samenwerking en organisatie verder te verbeteren.

Je werkt zelfstandig en hebt veel ruimte om zaken op jouw manier goed te organiseren. Uiteraard stem je prioriteiten af met de betrokken manager en weet je wanneer afstemming nodig is. De inhoudelijke verantwoordelijkheid voor besluiten en projecten ligt bij de betreffende manager of projectleider. Jij zorgt ervoor dat de organisatie eromheen klopt, afspraken worden opgevolgd en informatie op orde is.

Wat maakt deze rol bijzonder? Deze parttime secretariële functie is een mooie combinatie van organiseren, ontzorgen en verbinden. Je werkt in een kleine, betrokken organisatie waar jouw bijdrage zichtbaar is en je gemakkelijk contact hebt met collega's en management. Je krijgt de ruimte om initiatief te nemen en jouw werk zelfstandig vorm te geven. Zie je dat er iets geregeld moet worden? Dan wacht je niet tot iemand het vraagt, maar pak je het op. Of het nu gaat om een goed voorbereid overleg, een soepel georganiseerde teamdag of het bewaken van belangrijke acties: jij zorgt dat het geregeld wordt.

Daarnaast bevindt Stichting kanker.nl zich in een fase van verandering. De organisatie ontwikkelt haar manier van werken en kijkt vooruit naar de toekomst. Dat maakt jouw rol extra interessant: je helpt niet alleen om de dagelijkse organisatie soepel te laten verlopen, maar draagt ook bij aan meer structuur, betere samenwerking en een professionele manier van werken. En boven alles werk je voor een organisatie die er is voor mensen die met kanker te maken hebben. Die maatschappelijke betekenis geeft jouw dagelijkse werk extra waarde.

Functie-eisen:

• Jij bent een echte aanpakker met organisatietalent. Je houdt ervan om zaken goed te regelen, denkt een paar stappen vooruit en krijgt voldoening van een omgeving waarin mensen op jou kunnen vertrouwen.
• Je bent zelfstandig, praktisch ingesteld en servicegericht. Tegelijkertijd ben je niet afwachtend: je ziet wat nodig is, neemt verantwoordelijkheid en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Je vindt het prettig om veel contact te hebben met collega's en bent graag zichtbaar aanwezig op kantoor.
• Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en behoudt het overzicht als er meerdere dingen tegelijk spelen.
• Je kunt prioriteiten stellen, werkt zorgvuldig en communiceert helder. Daarbij heb je oog voor de mensen om je heen en draag je graag bij aan een positieve, informele werksfeer.
• Je hoeft niet alles al te kennen. Belangrijker is dat je initiatief toont, digitaal vaardig bent en plezier hebt in organiseren, ondersteunen en verbeteren.

Wat breng je mee?

• Mbo+/hbo werk- en denkniveau;
• Recente ervaring in een ondersteunende functie waarin organiseren, coördineren en administratief ondersteunen centraal staan, bijvoorbeeld als Managementassistent, Secretaresse, Officecoördinator, Projectondersteuner of Officemanager;
• Ervaring met het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en praktische activiteiten;
• Goede digitale vaardigheden en bij voorkeur ervaring met Microsoft 365, Teams, SharePoint en Microsoft Planner;
• Het vermogen om acties, planningen en documentatie gestructureerd bij te houden;
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je bent 32 uur per week op kantoor beschikbaar.

Hoe jij werkt:

• Je bent proactief, accuraat en betrouwbaar.
• Je werkt zelfstandig, stelt prioriteiten en zorgt dat afspraken worden nagekomen.
• Je bent vriendelijk en toegankelijk, maar spreekt mensen ook aan wanneer acties uitblijven.
• Je denkt in oplossingen, schakelt flexibel en brengt rust en overzicht.
• Daarbij heb je oog voor de organisatie én de mensen en ga je zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.

Je voelt je thuis in een betrokken organisatie met ruimte voor initiatief en verbetering. Ervaring in de sector is niet nodig, maar je staat achter de missie van kanker.nl en voelt je comfortabel in een omgeving waar kanker en de impact daarvan regelmatig ter sprake komen.

Dan wil ik jou leren kennen! Ben jij deze Management Assistent die energie krijgt van organiseren, plannen en ondersteunen? En zoek jij een functie waarin jouw ervaring, zelfstandigheid en organisatietalent écht worden gewaardeerd? Dan vertel ik je graag meer over deze mooie uitdaging bij Stichting kanker.nl. Solliciteer vandaag nog!

Arbeidsvoorwaarden:

Bij Stichting kanker.nl krijg je de kans om jouw organisatietalent in te zetten voor een organisatie met een duidelijke maatschappelijke missie. Je komt terecht in een betrokken team van ongeveer 32 medewerkers, waar de lijnen kort zijn en jouw bijdrage ertoe doet.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Direct een jaarcontract bij Stichting kanker.nl met de insteek tot een vast dienstverband;
• Een bruto maandsalaris tussen € 4.249,04 en € 4.982,24 op basis van 38 uur (= € 4.472,67 tot € 5.244,46 op basis van 40 uur);
• Een parttime functie voor 32 uur per week;
• Reiskostenvergoeding voor OV of auto (beperkte parkeergelegenheid aanwezig);
• Flexibele werktijden in overleg;
• Op basis van een 38-urige werkweek heb je recht op 20 vakantiedagen + alle feestdagen;
• 1 dag diversiteitsverlof en 1 betaalde inspiratiedag ongeacht het aantal uren dat je werkt;
• Een uitstekende pensioenregeling waarbij de werkgever 62% van de premie betaalt (PFZW);
• Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid;
• Een informele werkomgeving waar samenwerking en werkplezier centraal staan.

Klaar om jouw organisatietalent in te zetten voor maatschappelijke impact? Ben jij een managementassistent die plezier haalt uit organiseren, ontzorgen en het creëren van overzicht? Zoek jij een functie waarin jouw vakmanschap en proactieve houding écht worden gewaardeerd? Dan vertel ik je graag meer over deze mooie uitdaging. Solliciteer vandaag nog!