In één oogopslag
- Taken: Ondersteun de Directeur en het MT met secretariële en organisatorische taken.
- Bedrijf: Stichting De Kindertelefoon, een maatschappelijk betrokken organisatie.
- Voordelen: Competitief salaris, eindejaarsuitkering, OV-kaart en pensioenregeling.
- Overige informatie: Dynamische werkomgeving met ruimte voor initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
- Waarom deze baan: Maak impact in het leven van kinderen en jongeren terwijl je groeit in je rol.
- Kwalificaties: HBO werk- en denkniveau, ervaring als executive assistant en goede communicatieve vaardigheden.
Het verwachte salaris ligt tussen 4055 - 4957 € per maand.
Voor Stichting De Kindertelefoon in Utrecht zoeken we een Executive Assistant die zowel de Directeur-Bestuurder als het MT gaat ondersteunen! De functie is parttime of fulltime, 32 of 36 uur per week in te vullen.
In deze secretariële rol combineer je de klassieke verantwoordelijkheid van een Directiesecretaresse met de moderne invulling van een Executive Assistant. Je bent binnen deze maatschappelijk betrokken organisatie een onmisbare schakel en zorgt ervoor dat de Directeur haar werkzaamheden zo effectief en efficiënt mogelijk kan uitvoeren. Daarnaast fungeer je als de spin in het web tussen directie, MT-leden, interne teams en externe stakeholders.
Een mooie én uitdagende functie voor een Executive Assistant met een hart voor de wereld van kinderen en jongeren. Je werkt op zowel secretarieel, administratief als organisatorisch niveau samen met verschillende managers en collega's. Deze veelzijdigheid maakt de rol uitdagend: het is aan jou om overzicht te behouden, prioriteiten te stellen en optimale ondersteuning te bieden. De organisatie wil zich graag verder ontwikkelen, en zou het fijn vinden als jij hierin mee kunt groeien.
Wat ga je doen? Hoe zien jouw dagen als Executive Assistant eruit? Tot jouw verantwoordelijkheden behoren:
- Secretariële ondersteuning:
- Beheer van de algemene mailbox en die van de Directeur-Bestuurder;
- Complex agendabeheer en e-mailbeheer voor de Directeur-Bestuurder;
- Beheer van de algemene mailbox en telefoon;
- Alle overige voorkomende administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden.
- Vergaderingen en planning:
- Voorbereiden en organiseren van OR-, RvT- en MT-vergaderingen (3 leden);
- Opstellen van agenda's en indien nodig notuleren;
- Opstellen van het centrale organisatieoverzicht van alle afdelingsoverleggen.
- Procesondersteuning:
- Faciliteren van diverse interne werkprocessen;
- Bewaken van deadlines, signaleren van knelpunten en schakelen met stakeholders;
- Ondersteuning op het gebied van HR, Office Management, Facilitair en Financieel;
- Meewerken aan interne projecten zoals teamdagen, optimalisatietrajecten en organisatiebrede initiatieven.
Wat maakt deze rol bijzonder? Naast het feit dat je werkt voor een maatschappelijk betrokken organisatie, bevind je je in een dynamische omgeving die zich verder zal ontwikkelen. Jij vervult hierin een sleutelrol als betrouwbare rechterhand van de Directeur-Bestuurder en het MT. Je houdt moeiteloos meerdere ballen in de lucht, bewaart overzicht en voelt je sterk betrokken bij je werk en de organisatie.
Interesse? Functie-eisen Dit breng jij mee We zijn op zoek naar een assistant die graag binnen een maatschappelijk betrokken organisatie aan de slag gaat. Daarnaast ben je pro-actief, stressbestendig en werk je gestructureerd. Je hebt oog voor kwaliteit en verder voldoe je aan de volgende functie eisen:
- HBO werk- denkniveau;
- Recente ervaring in een soortgelijke secretariële functie zoals (directie) secretaresse, management assistent, executive assistant;
- Ervaring met zeer complex agendabeheer;
- Goede kennis van het Microsoft Office pakket;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift (een taaltest is onderdeel van de procedure);
- Je bent 32 of 36 uur per week beschikbaar, er wordt vanuit kantoor gewerkt, in overleg kun je op termijn vanuit huis zaken oppakken;
- Je bent woonachtig in de omgeving van Utrecht.
Daarnaast ben je communicatief vaardig, maak je gemakkelijk verbinding en ben je goed in staat overzicht te behouden en processen te stroomlijnen!
Wat maakt deze rol bijzonder? Bij deze organisatie maak je écht impact. Je ondersteunt niet alleen de dagelijkse gang van zaken, maar draagt ook bij aan een organisatie die zich inzet voor het welzijn van anderen. Hier krijg je de ruimte om zelfstandig te werken, initiatief te nemen en je betrokkenheid te laten zien, er is ruimte om processen te optimaliseren en de rol uit te bouwen!
We zoeken iemand die hands-on is, die ziet wat er opgepakt moet worden en wat prioriteit heeft. Je bent heel erg welkom in het team, en als je start ligt het werk al op je te wachten. Als je meer wilt weten hoor ik graag van je!
Arbeidsvoorwaarden Wat je kunt verwachten Een interessante baan voor een executive assistant voor 32 tot 36 uur per week binnen een maatschappelijk betrokken stichting die zich hard maakt voor kinderen en jongeren; Stichting De Kindertelefoon / In je bol!
Er heerst binnen de organisatie een positieve sfeer en men werkt nauw samen om optimale dienstverlening en kwaliteit na te streven. De sfeer op de werkvloer is informeel, men voelt zich betrokken bij elkaar en dat is voelbaar. Tegelijkertijd ligt de lat hoog, de organisatie heeft kwaliteit hoog in het vaandel!
Wat biedt de Stichting De Kindertelefoon jou?
- Een bruto maandsalaris van maximaal € 4.640 euro per maand obv 40 uur (per 1 januari 2027 volgt een loonstijging van 3,4%);
- Een eindejaarsuitkering van 8,3% en opname in het pensioenfonds Zorg en Welzijn en overige arbeidsvoorwaarden volgens de cao Jeugdzorg;
- Een OV-kaart voor het reizen naar je eigen of een andere locatie van De Kindertelefoon/In je bol. Voor het reizen naar je standplaats met de auto of fiets een reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer tot 40 km enkele reis;
- Direct een contract bij De Kindertelefoon, een aanstelling van een jaar, met uitzicht op een vast contract;
- Er wordt vanuit kantoor gewerkt, in overleg kun je op termijn vanuit huis zaken oppakken.
Zoals je ziet een mooie combinatie van inhoud en arbeidsvoorwaarden!
Executive Assistant | Stichting De Kindertelefoon | 32 - 36 uur in Utrecht werkgever: Pienk | Office Professionals
Pienk | Office Professionals is een uitstekende werkgever die zelfstandige HR Adviseurs de kans biedt om hun expertise te benutten in een dynamische omgeving in Noord-Nederland. Met een focus op professionele groei en een no-nonsense werkcultuur, krijg je de ruimte om zelfstandig HR-vraagstukken aan te pakken en bij te dragen aan de ontwikkeling van medewerkers. De samenwerking met een betrokken HR-team en de mogelijkheid om op verschillende locaties te werken, maken deze rol zowel uitdagend als lonend.
Contactgegevens:
Recruitmentteam van Pienk | Office Professionals
Hupjob Expertadvies🤫
Zo denken wij dat je Executive Assistant | Stichting De Kindertelefoon | 32 - 36 uur in Utrecht kunt binnenhalen
✨Betrek je lokale netwerk
In de wereld van maatschappelijk werk is netwerken super belangrijk. Praat met mensen uit je omgeving, zoals collega’s, vrienden of zelfs medestudenten, en laat ze weten dat je op zoek bent naar een fulltime rol. Vaak worden er via deze persoonlijke connecties vacatures gedeeld die niet op grote platforms zichtbaar zijn.
✨Verken bijeenkomsten en evenementen in de sector
Neem deel aan lokale workshops, conferenties of netwerkevenementen voor maatschappelijk werkers. Dit is een geweldige manier om je te laten zien, nieuwe contacten te leggen en meer te leren over belangwekkende organisaties zoals Pienk | Office Professionals die op zoek zijn naar nieuwe medewerkers.
✨Blijf betrokken bij de community
Word lid van professionele verenigingen of online platforms voor maatschappelijk werkers. Door actief deel te nemen aan discussies en je expertise te delen, vergroot je je zichtbaarheid in het veld en kom je mogelijk in contact met werkgevers die jouw vaardigheden zoeken.
✨Toon je passie in sollicitaties
Bij maatschappelijk werk draait het veel om de verbinding met mensen. Zorg ervoor dat jouw motivatie en passie voor het vak goed naar voren komen in je sollicitatiegesprekken. Laat zien dat je begrijpt wat de uitdagingen zijn en hoe jij daar een positieve impact op kunt maken, vooral bij een organisatie als Pienk | Office Professionals.
Wij denken dat je deze vaardigheden nodig hebt om als Executive Assistant | Stichting De Kindertelefoon | 32 - 36 uur in Utrecht te schitteren
Een paar tips voor je sollicitatie 🫡
Zet je passie voor maatschappelijk werk op papier!:We willen graag lezen over je motivatie voor het werken in het maatschappelijk werk. Laat in je sollicitatiebrief zien waarom je deze richting hebt gekozen en welke ervaring je al hebt opgedaan, of het nu vrijwilligerswerk is of stages. Jouw persoonlijke connectie en enthousiasme zijn belangrijker dan je denkt!
Ervaring in begeleiding is een must:Zorg ervoor dat je in je CV en motivatie duidelijk aangeeft welke specifieke vaardigheden je hebt die relevant zijn voor de functie, zoals ervaring in begeleiding of het werken met kwetsbare doelgroepen. Dit laat ons zien dat je voorbereid bent op de uitdaging die dit fulltime werk met zich meebrengt.
Referenties van stagebegeleiders zijn goud waard!:Neem contact op met eerdere stagebegeleiders of werkgevers en vraag hen om referenties. Dit kan net dat duwtje in je rug geven omdat wervingscommissie vaak extra kritisch kijkt naar ervaringen uit het veld. Een positief woord van iemand die jouw capaciteiten in een realistische setting heeft gezien, kan je sollicitatie naar een hoger niveau tillen.
Stel je netwerk in werking:Je netwerk kan een grote rol spelen in het maatschappelijk werk. Vergeet niet om ook je netwerk te betrekken bij je zoektocht, misschien kent iemand wel een rol bij Pienk | Office Professionals. Maak gebruik van sociale media en professionele netwerken zoals LinkedIn om ons te laten zien dat je actief bent in de sector en hiermee je kansen vergroot!
Zo bereid je je voor op een sollicitatiegesprek bij Pienk | Office Professionals
✨Verken je motivatie en empathie
Bij maatschappelijk werk draait het vaak om emotionele intelligentie en je motivatie om anderen te helpen. Zorg ervoor dat je tijdens het gesprek voorbeelden kunt geven van hoe jij eerdere situaties hebt aangepakt waar empathie en betrokkenheid essentieel waren. Laat ze zien dat je niet alleen de vaardigheden hebt, maar ook de passie om dit werk te doen.
✨Voorbereiding op casusgesprekken
In de sector van maatschappelijk werk is het gebruikelijk dat je tijdens je interview wordt geconfronteerd met casusgesprekken. Bereid je voor door mogelijke scenario’s te bedenken en het proces van je aanpak uit te leggen. Welke methoden en technieken zou je toepassen? Dit laat zien dat je praktisch en oplossingsgericht bent!
✨Netwerk en leer van ervaringen
Fulltime werk in maatschappelijk werk kan een uitdaging zijn. Maak je netwerk gebruikbaar door te leren van anderen in het veld. Zoek naar ervaringen van huidige of voormalige medewerkers van Pienk | Office Professionals op sociale media of tijdens netwerkbijeenkomsten. Dit geeft je waardevolle inzichten die je kunt gebruiken in het interview en laat je toe om specifieke vragen te stellen.
✨Wees authentiek en kwetsbaar
In dit veld is oprechtheid enorm belangrijk. Wees niet bang om kwetsbaar te zijn en jouw persoonlijke ervaringen te delen, ook al zijn ze moeilijk. Dit kan een krachtige manier zijn om connectie te maken met de interviewers bij Pienk | Office Professionals en hen te laten zien dat je de menselijke kant van maatschappelijk werk waardeert.
