Executive Assistant to the Chief Investment Officer (CIO) Total Portfolio and the CIO Asset Manageme

In deze rol ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de CIO Total Portfolio en de CIO Asset Management. De CIO Total Portfolio is verantwoordelijk voor het beheren van het totale investeringsportefeuille van onze klant, Stichting Pensioenfonds Zorg en Welzijn, terwijl de CIO Asset Management zich richt op de uitvoering en het beheer van de activiteiten op het gebied van vermogensbeheer. Je opereert in een dynamische en inhoudelijk complexe omgeving die gericht is op langetermijnstrategie, financiële markten en investeringen.

Je bent bekend met hun expertisegebieden, prioriteiten, werkmethoden en belanghebbenden, en je anticipeert proactief op deze behoeften. Als het primaire aanspreekpunt denk je vooruit, identificeer je wat nodig is en zorg je ervoor dat ze goed voorbereid zijn voor vergaderingen en besluitvormingsprocessen. Tegelijkertijd houd je altijd het grotere geheel van de bredere agenda van de Raad in gedachten.

Je coördineert actief met je mede-EA's om consistentie in ondersteuning te waarborgen en om collectieve belangen voorop te stellen. Samen met je collega's ben je verantwoordelijk voor het creëren van stabiliteit, focus en een duidelijk overzicht voor de Raad als geheel. Je coördineert nauw, verdeelt teamtaken slim en springt in voor elkaar wanneer dat nodig is. Deze samenwerkingsaanpak creëert een consistent, betrouwbaar en hoogwaardig ondersteuningssysteem. Samen zorgen jullie ervoor dat de bestuursleden zich volledig kunnen concentreren op strategische prioriteiten.

Binnen dit team neem je verantwoordelijkheid voor je specifieke taken, waarbij je direct twee bestuursleden ondersteunt, terwijl je altijd handelt in het beste belang van de Raad als geheel. Je draagt actief bij aan teamovereenkomsten, procesoptimalisatie en feedback van collega's, zodat de ondersteuning aan de Raad continu evolueert en verbetert.

De Executive Assistant-team maakt deel uit van de afdeling Business Management. In jouw rol als Executive Assistant rapporteer je aan de Hoofd Business Management. Je werkt ook nauw samen met het bredere Business Management-team, inclusief collega's die zich richten op strategische projecten, corporate governance en de strategische samenwerking met onze klant, Stichting Pensioenfonds Zorg en Welzijn (PFZW).

Belangrijkste verantwoordelijkheden:

• Beheren van complexe agenda's en e-mailinboxen voor de bestuursleden
• Coördineren en voorbereiden van vergaderingen (inclusief Management Team-vergaderingen)
• Bewaken van actiepunten, deadlines en besluitvormingsprocessen
• Beheren van archieven en digitale werkruimtes (Teams / SharePoint / iBABS)
• Verwerken en verifiëren van facturen
• Opstellen en ondersteunen bij het maken van presentaties en briefingnotities

Jouw profiel:

• Minimaal 7 jaar relevante werkervaring
• Affiniteit met vermogensbeheer en de dynamiek van financiële markten
• Ervaring binnen een financiële instelling of vermogensbeheerder is een voordeel
• Sterke teamspeler met uitstekende communicatieve vaardigheden
• Proactief, gestructureerd en besluitvaardig
• Hoog verantwoordelijkheidsgevoel en strikte discretie
• Organisatorisch gevoelig met sterke verbindende vaardigheden
• In staat om concurrerende belangen af te wegen en prioriteiten te stellen op zowel team- als Raadsniveau
• Vloeiend in zowel Nederlands als Engels, zowel schriftelijk als mondeling (harde vereiste)
• Ervaring met Office 365, MS 365 Copilot en iBABS is vereist
• Voltooid secretariële opleiding, bij voorkeur als Executive Secretary / Personal Assistant

Wij bieden:

• Een aangename werkplek op ons kantoor in Zeist en, vanaf medio 2028, in het centrum van Utrecht.
• Een bruto maandsalaris in schaal 13 tussen €3.145,- en €4.493,- op basis van 36 uur, afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
• Een dertiende maand.
• Een goede pensioenregeling als lid van het PFZW-pensioenfonds (71% betaald door PGGM, 29% door de werknemer).
• Een jaarlijks Fit for the Future-budget van €300 netto, dat je kunt gebruiken om je mentale, fysieke of financiële fitheid te verbeteren.
• Een genereus opleidingsbudget voor interne en externe trainingen of opleidingen.
• Meer dan 26 vakantiedagen (werknemers kunnen kiezen om tot twee nationale christelijke feestdagen om te ruilen voor een dag die voor hen belangrijk is).
• Flexibiliteit in werktijden en mogelijkheden om thuis te werken.
• Een netto internetvergoeding van €45 per maand (€540 per jaar).
• Groepskorting op aanvullende zorgverzekering (21% in 2024) en tandartsverzekering (15% in 2024).
• Een thuiswerkregeling met een maximale vergoeding van €900 om een gezondheids- en veiligheidscompliant thuiskantoor in te richten.

Bij PGGM hebben we een hybride werkomgeving gecreëerd die ons in staat stelt flexibiliteit te combineren met samenwerking. Onze medewerkers hebben de mogelijkheid om zowel op kantoor als op afstand te werken, afhankelijk van hun persoonlijke voorkeuren en de aard van hun werk. Door hybride werken aan te bieden, willen we onze medewerkers de vrijheid geven om hun eigen werkstijl vorm te geven, terwijl we tegelijkertijd de voordelen van een gedeelde werkplek behouden.

Tijdens het wervings- en selectieproces voor nieuwe medewerkers verzamelt en verwerkt PGGM persoonsgegevens, waaronder mogelijk het bekijken van sociale mediaprofielen. PGGM vindt het zeer belangrijk dat dit zorgvuldig, vertrouwelijk, transparant en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en gerelateerde wetten en regelgeving gebeurt.